Como contratar o emissor de nota fiscal eletrônica ideal para o seu negócio?

Se você é um empreendedor ou pretende abrir o próprio negócio, sabe que um de seus desafios diários será mantê-lo legalizado. Por isso, é importante saber como escolher o emissor de nota fiscal eletrônica ideal para a sua empresa.

A verdade é que o Brasil é um dos países com as leis tributárias e fiscais mais complexas do mundo.

Isso faz com que pessoas que não se planejem corretamente, percam horas e até dias emitindo nota fiscal manualmente ou lidando com burocracias desnecessárias.

Pensando nisso, vamos te dar 10 dicas para escolher o emissor de NF-e ideal, aquele que faça o trabalho “chato” para você. Confira!

Afinal, o que é nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica, ou NF-e, é aquele documento obrigatório após qualquer transação de venda, seja de prestação de serviço ou produto. Ela serve como um recibo e é utilizada para recolhimento de impostos.

O modelo eletrônico surgiu para substituir o papel tradicional, o que faz com que você ganhe (e muito) em agilidade para manter o seu negócio legalizado.

Assim, não é preciso ter gastos com uma grande quantidade de papéis, armazenamento, gráfica, etc.

Nota Fiscal Eletrônica de Serviço x Nota Fiscal Eletrônica de Produto

Existe uma grande diferença na nota fiscal eletrônica de serviço, a NFS-e (emitida por prestadores de serviço), em relação à NF-e de produto, bastante conhecida por e-commerces e lojas virtuais que vendem todo tipo de mercadoria física.

Por exemplo, academias, hotéis, escolas, clínicas, soluções SaaS, planos de saúde e outros emitem a nota fiscal de serviço, também conhecida como nota fiscal municipal (ISS).

Por outro lado, lojas virtuais, como Submarino, Americanas e Carrefour, geram a nota fiscal de produto, apelidada de nota de mercadoria (ICMS).

Cada uma dessas notas traz seus desafios. Entretanto, a NFS-e é bem mais complexa quando você tem filiais em mais de uma cidade e depende das peculiaridades de cada prefeitura.

Então, uma alternativa inteligente é contratar um emissor de nota fiscal eletrônica de serviço que vai fazer todo o processo de maneira automática.

Mas, mesmo que a sua geração de nota fiscal esteja automatizada, é fundamental contar com o apoio de um contador, que vai cuidar da sua contabilidade e de assuntos relacionados.

​10 dicas para encontrar o emissor de nota fiscal ideal para seu negócio

emissor nota fiscal

Confira quais são os critérios que você deve levar em consideração na hora de contratar o seu emissor de NF-e:

1. Sistema totalmente automatizado

A primeira dica que nós damos é: automatize tudo que for possível na sua empresa. Isso pode ser desde a contração de um software para gerar NF-es como também outros para e-mail marketing, gerenciamento de equipes e tarefas, automação de marketing e muito mais.

Nada de ficar gerenciando tarefas manuais, que atrasam a sua vida e fazem você perder horas e horas. Por isso, procure empresas que trabalham de forma totalmente automatizada - independentemente das características do sistema da prefeitura.

Isso inclui não só emitir a nota fiscal como encaminhá-la ao cliente e controlar cancelamentos de notas automaticamente.

Como cada prefeitura trabalha de uma forma, então, é importante verificar se o software consegue se comunicar de maneira automática com o sistema da cidade. Isso significa que ele deve lidar com as suas particularidades sem exigir adaptações e nenhum processo manual.

A diversidade de sistemas municipais é tão grande que hoje existem até plataformas que oferecem API para emitir nota fiscal eletrônica (NFS-e) de forma unificada e automática. Isso inclui também cidades sem integração como Santana de Parnaíba ou Joinville.

Inclusive, em São Paulo, o certificado digital é opcional para emitir NFS-es automaticamente​ pelo eNotas!

2. Habilidade para tratar das instabilidades da prefeitura ou Sefaz

Infelizmente, é comum que os sistemas da prefeitura ou do estado (Sefaz) apresentem problemas e até fiquem fora do ar. Portanto, é importante que o emissor consiga absorver as instabilidades e tente fazer a emissão quantas vezes for necessário, sem que você tenha que lidar com isso.

O eNotas, por exemplo, faz diversas tentativas até conseguir emitir a sua nota. Então, se o órgão está com problema você nem fica sabendo.

3. Integração com o seu meio de pagamento

O emissor de nota fiscal eletrônica ideal deve se integrar naturalmente ao seu meio de pagamento.

Se você vende pela internet, é fundamental que o emissor de NF-e seja conectado ao meio de pagamento que você oferece - e que preferencialmente esteja até embutido nele. Assim, como “num passe de mágica”, você gerencia as suas notas em um mesmo ambiente.

Por exemplo, hoje, o eNotas é embutido ​à Hotmart, iugu, BoletoSimples, Vindi e Pagar.me.

Inclusive, se você ainda gera boleto manualmente, recomendamos que dê uma olhada em soluções para automatizar suas cobranças, como a iugu, Boleto Simples, Asaas, Gerencianet e Pagar.me.

4. Suporte especializado

O que adianta contratar uma plataforma extremamente eficiente se na hora de utilizá-la você se enche de dúvidas que não são respondidas? Um atendimento de qualidade deve ser a prioridade de qualquer negócio. 

E se tratando de nota fiscal isso se torna ainda mais importante. Ainda mais se a nota fiscal emitida for a NFS-e.

Você lembra que cada prefeitura funciona de um jeito, não é? Logo, é importante optar por um sistema com experiência comprovada e que poderá auxiliá-lo até mesmo em procedimentos exigidos apenas na sua cidade.

Uma dica é olhar quem utiliza o software e se ele já tem usuário na sua região.

5. Facilidade de comunicação com o contador

Os programas que emitem nota fiscal eletrônica permitem que você e o seu contador entendam exatamente o que acontece na sua empresa. Isso é feito por meio de relatórios que mostram o seu faturamento claramente.

É comum o contador pedir os arquivos XMLs das notas fiscais. E, em alguns casos, até mesmo o volume de notas emitidas e canceladas. Então, tudo isso tem que ser facilmente extraído da aplicação.

O eNotas, por sua vez, permite a exportação dos XMLs/PDFs das notas em um arquivo CSV.

6. Envio automático da nota fiscal para o cliente

Já falamos aqui que você não deve perder horas com tarefas manuais. Então, o sistema deve conseguir enviar a nota fiscal para o cliente por e-mail automaticamente após a emissão, tanto seu PDF quanto o XML (que tem valor fiscal e jurídico).

E, se o seu cliente pedir o documento, você deve conseguir enviar com apenas 1 clique para e-mail indicado.

7. Importação facilitada de vendas ou notas fiscais

Em alguns casos, você pode precisar importar vendas realizadas offline ou por meios não tradicionais. Nesse contexto, o emissor deve permitir a importação de dados via arquivo, sem complexidade.

Dessa forma, se você faz vendas esporadicamente por um meio de pagamento não integrado é só importar o arquivo e pronto.

8. Cancelamento automático de notas fiscais de vendas estornadas​

Quando uma venda é estornada no meio de pagamento, por qualquer motivo que seja (garantia incondicional ou até chargeback), você precisa cancelar a nota fiscal caso ela já tenha sido emitida.

Se você já pagou a guia de impostos, então tente reaver o crédito do imposto com a ajuda do contador para abater nas próximas guias.

É importante também o emissor marcar as notas que a prefeitura não aceitou cancelar automaticamente.

9. Notas fiscais para co-produtores e afiliados

Atua com plataforma de afiliados? Então, você já deve ter sentido na pele a dificuldade para emitir notas fiscais para eles e para co-produtores. É muito comum ocorrer a bitributação nesses casos e você acabar pagando mais impostos do que deve.

O eNotas, por exemplo, emite as notas de acordo com o seu papel em cada venda, seja produtor, co-produtor ou afiliado. E ainda sabe exatamente em qual momento e para quem deve emitir determinado documento.

Caso você seja co-produtor, por exemplo, você pode configurar seu percentual na nossa plataforma e ela já fará a emissão proporcional ao seu volume de venda automaticamente.

Este artigo explica melhor como o eNotas gerencia automaticamente as NF-es dos co-produtores.

10. Menor importância ao preço

Optar por uma solução de NF-e exclusivamente pelo preço pode sair caro. Lembre-se que notas fiscais emitidas erradas ou no dia incorreto podem trazer muita “dor de cabeça” para o seu negócio.

Em outras palavras, esses problemas podem se traduzir em multas e juros altos que afetarão diretamente o fluxo de caixa do seu empreendimento.

Por que contratar um emissor de nota fiscal?

A contratação de um emissor de NF-e possui inúmeros benefícios para o seu negócio, entre eles:

  • Menor risco de se complicar com o fisco, já que o sistema faz todo o trabalho burocrático para você e evita ter prejuízos com altas multas.
  • Aumento de produtividade, pois você terá mais tempo para focar em estratégias de crescimento do seu negócio ao invés de lidar com burocracias de emissão de notas fiscais.

Agora é com você

É fundamental que você otimize as suas atividades e deixe de perder tempo com tarefas que não fazem o seu negócio crescer.

E você, utiliza um emissor de nota fiscal? Ou faz manualmente ainda? Mande suas dúvidas nos comentários abaixo, estamos curiosos para saber!

Quer aprofundar um pouco mais o assunto de forma prática e fácil? Dê uma olhada neste post: como emitir os documentos para as suas vendas online

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