Ferramentas de gerenciamento de projetos e equipes: como escolher a melhor?

Quando a empresa ainda é pequena, as atividades geralmente são coordenadas pelo próprio dono. Porém, no momento em que as demandas se tornam mais numerosas e complexas, é preciso adotar mecanismos mais eficazes. Por isso, é hora de conhecer ferramentas de gerenciamento de projetos e equipes que vão facilitar (e muito) a sua vida.

Esqueça as tarefas manuais que demandam tanto tempo e esforço. Aposte em plataformas que vão otimizar o seu trabalho e integrar as ações com todos os membros.

Ficou interessado? Então, confira as 7 opções poderosas de gestão de projetos!

1. Trello

O Trello é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais conhecidas quando se fala em gerenciamento de projetos e é gratuita.

Vantagens

Ele possui uma interface extremamente amigável e fácil de utilizar. Por quê? Pois organiza as tarefas por cartões que podem ser movidos entre listas e determinam o status do trabalho.

Sem contar que todas as atualizações são realizadas em tempo real e é possível adicionar quantas pessoas forem necessárias. Portanto, não é preciso informar e nem configurar nada, todos os participantes recebem as notificações instantaneamente.

A plataforma ainda oferece a facilidade de integrar com o Google Drive, Dropbox e OneDrive. E se você precisar de mais recursos, tem como ativar Power-Ups, como calendário, envelhecimento de cartões e votações. O software disponibiliza, também, um app para iOs e Android.

Desvantagens

Ele é mais utilizado para projetos com baixa complexidade e pouca ou nenhuma interdependência. Mas, para atender quem precisa de mais recursos, foi criado o Trello Business Class, que pode ser adquirido por $9,99/mês.

E ainda, o Trello Enterprise voltado para grandes empresas que gerenciam muitas equipes, sendo que o valor é negociado.

Outro problema da plataforma é que a comunicação entre os membros não é eficaz, pois é preciso utilizar outros softwares para fazer as integrações.

2. Asana  

O Asana também é famoso no universo das ferramentas de gerenciamento de projetos. Ele foi criado por um dos fundadores do Facebook, Dustin Moskovitz. A plataforma conta com versões gratuitas e pagas.

Vantagens

Entre as suas principais vantagens, destaca-se a possibilidade dos gestores definirem metas e permissões diferentes para cada membro do time. E, mesmo diante de cada alteração, é possível acessar relatórios e análises de desempenho.

Além disso, oferece uma lista de gerenciamento de tarefas que é muito elogiada pelos usuários, no qual as atividades são facilmente acompanhadas, sendo que as cores determinam as ações de maior importância.

A comunicação entre a equipe também é ágil, já que não é necessário outros softwares, pois a própria plataforma incorpora com o email corporativo ou com o app oficial. E, assim como o Trello, o Asana disponibiliza um aplicativo para iOs e Android.

E tem mais: o Asana é um dos melhores quando o assunto é integração, já que ela possibilita interligar a conta de um usuário – ou de todos – com diversos sites e ferramentas. Por exemplo, o Google Sheets, o Google Calendar, Slack, Github, Zapier e até o próprio Trello.

Desvantagens

Como possui muitas funções e é muito completo, algumas vezes as pessoas podem se perder durante os processos no Asana. Por outro lado, essa plataforma é interessante para quem deseja desenvolver novos recursos para melhorar o desempenho das atividades.

Se você precisa organizar as tarefas de um time extenso, terá que adquirir o plano Premium por $8,33/mês, já que o básico permite apenas a inserção de 15 participantes. E, assim como o Trello, o Asana também oferece o pacote Enterprise com mais funcionalidades.

3. Meistertask

O MeisterTask é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos e equipes mais interessantes do mercado. Ela faz parte do grupo do MindMeister, um app colaborativo de mapeamento mental.

Vantagens

A versão gratuita é bem interessante e possui muitos recursos, entre eles a customização do dashboard, não ter limite de projetos e membros e ainda é possível fazer duas integrações.

Com ele, você pode assinalar as tarefas como duplicadas, relacionadas ou bloqueadas e quando um bloqueio for resolvido, você será notificado. O software também permite configurar ações automáticas para facilitar o seu dia a dia.

A comunicação dentro da plataforma é um diferencial. É possível criar discussões sobre um trabalho, enviar arquivos e adicionar itens ao checklist. Todas as ações são salvas no fluxo de atividades. Assim, é mais fácil encontrar informações e fazer com s ações se desenvolvam da melhor forma.

O Meistertask pode ser acessado pelo desktop ou pelo app disponível para iOs e Android.

Desvantagens

Para ter acesso a relatórios e estatísticas, bem como a integrações ilimitadas, é necessário contratar o plano Pro por $7,50/mês. Além disso, a plataforma não permite marcar as tarefas por prioridade, portanto não emite alertas em relação a prazos.

Por meio dela, já não é possível restringir o acesso de alguns membros em determinadas ações, nem relacionar ao email da empresa.

4. Runrun.it

O Runrun.it se autodenomina um gerenciador de tarefas, tempo e desempenho.

Vantagens

A plataforma permite acompanhar de perto cada atividade da sua equipe. Com essa ferramenta de gerenciamento de projetos, você poderá definir quais tarefas devem ser destinadas para cada usuário, o que diminui as chances de duplicidade. Além disso, você tem acesso a relatórios, avaliações de desempenho e tempo de cada tarefa.

O Runrun.it também ordena as ações por prioridades, o que fará com o que o gestor seja notificado em relação aos prazos de entrega. Já que quando a empresa possui muitos projetos em andamento é normal que as datas se confundam, não é mesmo? Com o Runrun.it isso não acontece, já que ele informa automaticamente quando cada tarefa será entregue.

A comunicação acontece dentro da própria plataforma, uma vez que cada participante possui a sua timeline. E, como forma de priorizar a inteligência do negócio, os comentários não podem ser apagados, o que auxilia nas tomadas de decisões.

Outro diferencial do Runrun.it é que você tem como salvar os seus arquivos direto no software. Portanto, não é necessário integrar, se não houver necessidade, com o Google Drive, por exemplo.

Uma característica extremamente interessante, é que ele inclui indicadores por meio de “medalhas”. Quem obter os melhores resultados, ganha mais medalhas e é premiado pela ferramenta. Fator interessante de motivação do time, não é mesmo?

Desvantagens

O sistema é bem completo, porém possui apenas versões pagas. A vantagem é você pode testar o Runrun.it por 14 dias. Depois disso, o plano Teams custa R$23/mês por usuário e o Corporate, R$53 mensais.

Entre as funcionalidades, destacam-se o mural de comunicação, relatórios gerenciais, app para Android e iOS, consultoria de implementação e integração com mais de 500 softwares via Zapier. Também oferece suporte, cursos e certificação.

5. Wrike

Entre as diversas ferramentas de gerenciamento de projetos aparece o Wrike. O seu foco é totalmente no desempenho das equipes em tempo real.

Vantagens

Essa plataforma desenvolveu estratégias voltadas para equipes de Marketing, no qual é possível gerenciar eventos, campanhas e lançamentos. Já para a Criação, o Wrike apresenta a visão criativa por meio de  fluxos customizados e relatórios de desempenho.

O time de Gestão de Projetos conta com a facilidade de gerenciar várias atividades com organização e planejamento.  Em contrapartida, o de Desenvolvimento de Produtos com diminuição de retrabalho ao compartilhar os planos entre os participantes.

Porém, o sistema não foca somente nessas equipes, já que desenvolve funcionalidades diversas que atendem qualquer tipo de área. Entre as principais, podemos citar a integração com calendário e email, alterações em tempo real e a consolidação de todos os trabalhos pendentes.

O Wrike possui a versão gratuita para até 5 usuários que terão acesso a uma lista simples de tarefas compartilhadas. Esse plano é direcionado para equipes pequenas e ainda oferece uma solução personalizada para o Marketing e Criação pelo valor de $34,60 por participante ao mês. Assim como os demais, possui um app para Android e iOS.

Desvantagens

Quando a equipe é maior, é preciso contratar um plano que se torna mais caro de acordo com o número de participantes. Por exemplo, de 5 a 15 membros, o valor é $9,80/mês. Porém, para até 200 membros o custo é de $24,80 mensais.

Outra questão é que as pessoas precisam ser convidadas para depois entrarem em determinadas tarefas. Além disso, usuários relatam que recebem muitos emails, que às vezes não são relativos aos seus projetos.

6. Todoist

O foco do Todoist é apresentar um serviço simples, prático e intuitivo, que não deixa com que as suas tarefas se percam por falta de organização.

Entre as diversas ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado, escolhemos essa para utilizar aqui na empresa inicialmente. Porém, com as demandas e o time crescendo, começamos a sentir falta de uma visão mais gerencial e de mais flexibilidade.

Vantagens

O objetivo é oferecer um design único e elegante. Mas, acima de tudo, rápido e fácil de usar. Por isso, possui aplicativos para iOs, Android, Mac,  Google Chrome, Windows, Firefox, Safari, Outlook e Gmail.

Com esses recursos, é possível acessar online e desfrutar de um intervalo zero de sincronização, considerando que a versão gratuita é para até 5 usuários. Mesmo assim, possui diversas funcionalidades, como integração com até 10 plataformas, prioridades de tarefas, 80 projetos ativos e muitas outras.

Portanto, se a sua empresa é pequena, mas com um alto números de atividades, esse sistema é essencial para você!

Desvantagens

Ao contrário de outros meios de gerenciamento de projetos e equipes, como o Trello, o Todoist fornece recursos simples apenas em planos pagos. Como é o caso de comentários e uploads de arquivos.

A versão Premium tem o custo de $28,99 por ano, sendo possível adicionar até 25 membros. Já o Business é $28,99 por usuário anualmente podendo inserir 50 participantes.

7. Podio

O Podio tem como objetivo organizar os prazos de entrega dos projetos de maneira que a equipe se mantenha produtiva e focada no trabalho.

A época de listas de tarefas em planilhas e intermináveis conversas por email acabou. Ao realizar um projeto no Podio é fácil manter cada tarefa, arquivo e discussão coordenados em um mesmo lugar.

Vantagens

Uma das principais vantagens do Podio é a sua customização, já que é possível desenvolver um modelo de acordo com a necessidade da empresa e de cada equipe.

Além disso, a plataforma ainda proporciona a criação de apps personalizados. Devido a esses diferenciais, usamos esse software aqui no eNotas por ser extremamente flexível e prático.

Com o Podio, ainda é possível gerenciar finanças e CRM. Essa é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais completas e que se encaixa às necessidades de diversos tipo de times, já que é permitido ajustar tudo o que for necessário.

O sistema é integrado com Google Drive e Dropbox. Além disso, o gestor pode direcionar as tarefas para determinados membros, fazer comentários nas atividades e acompanhar a realização de cada ação. É importante ressaltar que sempre que necessário o membro é notificado para acompanhar o desenvolvimento do projeto.

Diferentemente de outros concorrentes, os assinantes do Podio contam com um chat dentro da plataforma que pode ser utilizado para comunicar com toda a equipe ou somente com um participante em específico.

Desvantagens

A ferramenta não possui versão gratuita. Em contrapartida, o plano básico custa $9 por usuário ao mês e permite o gerenciamento de tarefas, usuários externos ilimitados e gestão de participantes. Mas, se você precisa de relatórios e fluxos de trabalho automatizados, é necessário adquirir o plano Premium por $24 mensais.

Sendo assim, o Podio é um software extremamente profissional e técnico, e por isso, pode gerar certa confusão em que acessa. Ele é muito utilizado por pequenas e médias empresas, porém a sua estrutura se encaixa melhor para instituições maiores que necessitam de muitos recursos.  

Ferramentas de gerenciamento de projetos: outras opções

Além dessas ferramentas de gerenciamento de projetos apresentadas, existem outras que também são utilizadas no mercado. E, para que você não fique sem conhecer nenhuma delas, separamos uma lista bem completa. Acompanhe!

  • Artia: possui um plano gratuito com permissão para incluir 5 projetos.
  • Azendoo: o plano básico custa $7,50/mês e oferece dois meses gratuitos. Nesse caso, não há limite de projetos e participantes.
  • Basecamp: oferece um modelo de pagamento um pouco diferente, pois professores e estudantes contam com versões gratuitas, instituições sem fins lucrativos possuem 50% de desconto e para empresas o valor é de $99 por mês.
  • Dapulse: é um pouco mais caro em relação a outras ferramentas do mercado, já que o plano básico custa $25 por mês e permite a integração de 5 participantes.
  • Jira: existem diversos planos de acordo com a necessidade da empresa. O de menor valor é para 10 usuários por $10 por mês.
  • ProofHub: o plano básico custa $18 por usuário ao mês, no qual é possível gerenciar 10 projetos sem limite de participantes.
  • Teamwork: é um recurso que está sendo bem divulgado no mercado e o plano para pequenas empresas custa $49/mês, em que é possível gerenciar usuários ilimitados e 40 projetos.
  • Waffle: o valor dos planos não é divulgado, porém existem diversas opções e todas contam com versões de teste gratuitas.

O mercado oferece inúmeras possibilidades gratuitas e pagas de ferramentas de gerenciamento de projetos e equipes. Algumas plataformas contam com recursos simples, como a customização do dashboard, comentários nas tarefas e integração com diversos softwares. 

O que você achou do nosso post? Você utiliza alguma dessas ferramentas de gerenciamento de projetos? Conte pra gente nos comentários!

 

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