Escolher um sistema de gestão adequado para sua empresa não é uma tarefa tão fácil quanto pegar um item em uma prateleira do supermercado. Afinal, cada empresa é única e uma solução que funciona bem para uma empresa, pode não dar certo para outra.

Entretanto, existem alguns erros comuns que diversos gestores e profissionais acabam cometendo na hora de escolher seus sistemas de gestão e isso pode acabar gerando uma dor de cabeça e tanto.

Pensando nisso, elaboramos essa lista contendo os principais erros na hora de escolher um sistema de gestão e também sugestões de como evitá-los. A ideia é que você consiga:

• Entender quais são os principais cuidados que o gestor precisa ter na hora de escolher seu sistema de gestão;

• evite erros comuns que podem gerar retrabalho e grandes prejuízos financeiros para sua empresa;

• escolha o sistema de gestão adequado para o seu negócio e assim tenha resultados melhores.

Então prepare suas anotações e vamos às dicas práticas de como evitar erros ao escolher um sistema de gestão para sua empresa:

1. Não definir os objetivos principais do sistema de gestão

Para começar a lista, é importante relembrar aquele ditado famoso que diz “não existe vento favorável para o marinheiro que não sabe onde ir”. Então a sua empresa precisa saber, pelo menos de forma geral, quais são os principais objetivos que buscam em um sistema de gestão.

O que motivou vocês a saírem da zona de conforto e irem buscar um novo sistema para gerenciar a empresa?

Alguns motivos comuns são:

• Crescimento da empresa impossibilita a gestão por planilhas ou sem sistema;

• O sistema anterior não atende um ou mais pontos importantes do dia a dia da empresa e isso acaba afetando a produtividade do negócio;

• A empresa precisa atender alguma demanda de gestão do governo ou de um cliente exigente e por isso precisa de um sistema, como o Bloco K por exemplo.

Caso sua empresa não defina bem esse ponto, pode correr o risco de escolher um sistema de gestão que no final do dia não será capaz de atender essa demanda principal.

2. Não verificar se o sistema de gestão é capaz de atender seu segmento

Agora sendo um pouco mais específico, hoje existem dezenas, ou talvez centenas, de sistemas de gestão disponíveis no mercado. Sendo assim, existem os mais diferentes tipos de sistemas de gestão.

Por exemplo, uma empresa de publicidade online terá uma demanda de gestão completamente diferente de uma fábrica de tubos metálicos que deseja melhorar seu OEE.

Um erro comum na hora de escolher um sistema de gestão é achar que esses sistemas são capazes de atender qualquer segmento. Na maioria das vezes não são, ainda mais se o seu negócio tiver uma complexidade de processos mais elevada.

Sendo assim, é fundamental certificar-se que o fornecedor do sistema de gestão é capaz de atender empresas do seu segmento. O ideal é que ele tenha clientes parecidos com a sua empresa.

3. Achar que o ERP precisa fazer tudo

Do outro lado da moeda estão as empresas que desejam que o sistema de gestão faça absolutamente tudo. A ideia de um ERP capaz de resolver absolutamente todas as demandas de gestão e processos está ficando cada vez mais para trás e dando lugar a integrações e ecossistemas de gestão.

O gestor que tenta atender todo o controle e gestão da empresa com apenas um sistema estará nadando contra a maré e as chances são que ficará com um sistema desatualizado em alguma ponta.

A tendência atual é de utilizar um sistema de gestão maior integrado a pequenas soluções de processos específicos. Grandes players do mercado de ERP estão abrindo lojas de apps e parceiros onde a empresa pode conectar diferentes soluções aos seus ERPs.

A vantagem desse formato é que a sua empresa consegue realizar o grosso da gestão no sistema ERP e ainda conta com outras empresas especializadas para atender outros pontos que são muito específicos.

4. Não se atentar a tecnologia e atualizações do sistema de gestão

Para fazer a escolha certa na hora de selecionar o seu sistema de gestão, é fundamental que a sua equipe se atente a tecnologia utilizada pelo fornecedor que estão avaliando.

Verifique se é um sistema web, que pode ser acessado remotamente, funcione no seu smartphone e armazene os dados em nuvem. Essas funcionalidades, por mais que pareçam óbvias, muitas vezes não estão disponíveis em sistemas mais antigos.

Além disso, é muito importante verificar qual a frequência de atualizações disponíveis para o sistema. Caso o software que escolher não tiver atualizações frequentes, as chances são que ele ficará rapidamente desatualizado perante as mudanças de exigências do governo, dos seus clientes e até mesmo da rotina da sua equipe.

Por exemplo, imagine que o governo determine uma mudança na emissão de nota fiscal e o seu sistema não é atualizado. Sua empresa seria prejudicada de forma altamente impactante.

5. Não avaliar o suporte e implantação do fornecedor de sistema

Quando uma empresa seleciona um sistema de gestão, é quase como se um casamento acontecesse. Afinal, sua empresa precisará lidar com aquele sistema diariamente e durante muito tempo.

Sendo assim, além de avaliar a ferramenta em si, é muito importante que a sua equipe avalie também o atendimento e treinamento do fornecedor avaliado.

Para facilitar sua verificação, valide os seguintes itens:

• Qual o horário de atendimento do suporte. É suficiente para sua operação?

• Quais os canais de atendimento? Telefone, chat, email, whatsapp?

• Existe um cronograma de implantação estruturado com treinamentos em sequência?

• É possível assistir vídeos de treinamento do sistema para acelerar a implantação?

• Existe uma central de ajuda onde sua equipe pode tirar dúvidas?

6. Deixar de testar ou assistir uma demonstração antes de fechar negócio

Outro ponto valioso na hora de escolher um sistema de gestão da sua empresa é assistir a ferramenta funcionando na prática. Isso porque vendedores são especialistas em criar expectativas positivas em seus clientes, mas a realidade, muitas vezes, pode ser bem diferente.

Então não tome a decisão de compra de um sistema de gestão apenas baseando-se em uma conversa com um vendedor. Peça para ver a ferramenta realmente funcionando.

Isso pode ser feito desde um teste prático com uma versão de demonstração da ferramenta, quanto com um vídeo de demonstração em casos de sistemas mais complexos.

O importante é que sua equipe veja o sistema funcionando e se ele realmente é capaz de fazer o que o vendedor mencionou. Desta forma sua equipe poderá tomar a decisão de forma muito mais segura.

7. Não designar uma pessoa responsável pelo projeto

Por fim, deixo um erro que vejo acontecendo frequentemente com empresas de diferentes segmentos. A empresa compra um novo sistema, não designa uma pessoa interna responsável pelo projeto e a implantação acaba fracassando. 

Então para evitar frustrações e prejuízos para seu negócio, é muito importante que você defina uma pessoa responsável por concluir o projeto de implantação do novo sistema na sua empresa.

Essa pessoa ficará responsável por acompanhar os treinamentos junto ao fornecedor, orientar o restante da equipe sobre a utilização da ferramenta e também por garantir que os processos da empresa estejam devidamente mapeados com o software.

Outra situação que pode atrapalhar a implantação de um sistema de gestão é caso esse usuário-chave acabe saindo da empresa por um motivo qualquer. Caso isso aconteça com você, delegue o projeto para outro profissional o quanto antes, já que sem um responsável, dificilmente a ferramenta será utilizada de forma adequada pela sua equipe.

Próximos passos

Estes são os principais erros cometidos por gestores e profissionais na hora de escolher um sistema de gestão para suas empresas. Agora que você já conhece a lista, sugiro sempre se atentar a esses pontos a fim de evitar acabar escolhendo o sistema errado para sua empresa.

Em suma, vimos que:

• É preciso conhecer os objetivos principais na gestão do negócio para assim escolher um sistema capaz de atender essa demanda;

• Buscar entender com o fornecedor se o sistema é capaz de atender seu segmento e as particularidades de gestão do seu negócio;

• Evitar buscar um sistema que faça absolutamente tudo mas que não seja verdadeiramente bom em nada;

• Certificar-se que o sistema utiliza tecnologia de ponta e é atualizado frequentemente para garantir que sua empresa esteja sempre trabalhando com o melhor formato e atendendo a legislação;

• Sempre avaliar como é feita a implantação do sistema e também conhecer quais os canais de atendimento da empresa;

• Testar ou assistir um vídeo do sistema funcionando na prática para ver se o sistema é realmente tudo aquilo que o vendedor diz ser;

• Designar uma pessoa na sua equipe responsável por fazer o projeto do sistema de gestão sair do papel. Sem essa pessoa, dificilmente o projeto dará certo e você achará que escolheu a ferramenta errada.

Caso sua equipe ainda fique com dúvidas na hora de escolher o sistema de gestão adequado para sua empresa, recomendo que busque ajuda de especialistas que podem entender melhor a realidade da sua empresa e assim conseguirão sugerir o caminho ideal.

Este artigo foi desenvolvido por André Quintão da equipe da Nomus — Sistema de gestão ERP especializado na gestão de pequenas e médias indústrias.