Sem dúvidas, você já leu e já vivenciou diversos exemplos sobre como a tecnologia facilitou processos, encurtou distâncias, agilizou a solução de problemas e reduziu custos, principalmente dentro das organizações. 

E umas das diversas soluções, que têm facilitado muito a vida das empresas, trata-se da assinatura eletrônica e da assinatura digital, que têm sido cada vez mais utilizadas.

São processos que conferem mais agilidade e economia de tempo e gastos na rotina de empresas, principalmente daquelas que têm uma alta demanda de assinatura e autenticação de documentos.

Neste artigo, ajudaremos você a entender melhor a diferença entre ambas as assinaturas, porque elas estão sendo cada vez mais utilizadas por pessoas e empresas e quais são as principais vantagens ao adotá-las na rotina dos negócios.

O surgimento da tecnologia e a transformação do RH

A transformação digital causou uma revolução na sociedade e, no contexto das empresas, mudou todo o modelo de funcionamento do mercado, incluindo os processos, a concorrência, a relação com clientes e a forma de fazer negócios.

O surgimento da Indústria 4.0 trouxe uma nova forma de existir e de lidar com as demandas diversas. Conceitos trazidos, como Internet das Coisas, Inteligência Artificial e armazenamento em nuvem têm, ao longo dos anos, melhorado a produtividade e trazido mais eficiência para facilitar o dia a dia das pessoas.

Nas empresas, um dos setores que foram mais favorecidos com essa mudança foi o Recursos Humanos. Sempre visto como uma área que lidava com trabalhos burocráticos e operacionais, o surgimento da tecnologia mostrou o potencial desse setor.

Com a automação do RH e a criação dos softwares da área, o RH 4.0, como ficou conhecido, se tornou cada vez mais estratégico e fundamental para conciliar a necessidade de evolução e inclusão de tecnologias à importância do capital humano para as empresas.

Hoje, é impossível imaginar rotinas e processos sendo executados sem a ajuda da tecnologia. Com a pandemia da covid-19, especialmente, as empresas, até mesmo aquelas mais tradicionais, entenderam de vez que ficar de fora desse fluxo é escolher ficar para trás.

Nesse contexto, surge a possibilidade de contar com as assinaturas virtuais, por meio da assinatura eletrônica e assinatura digital, que têm garantido às empresas mais agilidade, segurança e eficiência nos processos, resultado da evolução da tecnologia e sua inclusão nas empresas.

Saiba o que são assinatura digital e assinatura eletrônica

Não é novidade que o mundo todo tem buscado reduzir o consumo de papel, não apenas para diminuir os custos e ganhar em produtividade, mas também pensando no impacto ambiental, com foco em criar processos cada vez mais sustentáveis.

A possibilidade de contar com a assinatura digital e a assinatura eletrônica tem facilitado a vida das empresas e das pessoas em muitos aspectos, mas é importante entender para que serve cada uma e suas aplicabilidades. 

Para começar, tenha em mente que a assinatura digital é, na verdade, um dos tipos de assinatura eletrônica que existem. Para entender melhor, saiba mais sobre elas:

Assinatura eletrônica

É uma categoria que se refere a todos os métodos ou tipos para assinar ou validar um determinado documento eletrônico ou identificar um indivíduo. 

A tecnologia da assinatura eletrônica tem o objetivo de dar autenticidade a documentos eletrônicos utilizando chaves criptografadas. Ela funciona como um certificado digital que confere legitimidade.

A assinatura eletrônica pode ser usada, por exemplo, em recibos de entrega, planos de saúde, contratos de aluguel, dentre outros.

Assinatura digital

Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica gerada a partir do uso do Certificado Digital ICP-Brasil. Ela tem o mesmo valor jurídico de uma assinatura feita manualmente, de acordo com a legislação brasileira. 

Para utilizá-la é necessário incluir o documento em um portal de assinaturas e usar um Certificado e-CPF ou e-CNPJ. Para documentos assinados em nome de uma empresa, e para que a assinatura digital tenha eficácia jurídica, ela deve vir do Certificado do(s) representante(s) legal(ais), citado(s) no contrato social ou no estatuto da empresa. 

Geralmente, a assinatura digital é utilizada para formalizar transações de maior risco, como, por exemplo, contratos que envolvem altas quantias em dinheiro e têm duração longa.

Veja 4 benefícios ao utilizar assinatura digital e eletrônica

Agora, que você já sabe a função e as diferenças entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital, vai conseguir entender melhor quais são as vantagens ao se adotar esses modelos de validação.

Vai perceber que todas elas são benefícios totalmente vinculados ao surgimento da tecnologia. Veja:

1. Economia de tempo e aumento da produtividade

Uma das mais importantes características da tecnologia, em geral, é justamente economizar tempo e agilizar a conclusão de processos.

Imagina precisar liberar um documento com uma pessoa que está em outro país e, para isso, precisar enviar os documentos para ela, fisicamente, aguardar que receba, assine e que o devolva?

O mundo já não tem espaço para tanta perda de tempo. E quanto melhor esse tempo é aproveitado, maior é o ganho de produtividade.

Com a assinatura eletrônica e assinatura digital, em questão de minutos ou horas finaliza-se um processo que, antes, poderia demorar semanas. 

2. Redução nos gastos, inclusive de papel

Quanto uma empresa pode chegar a gastar com papel, impressão e espaço para armazenamento desses documentos impressos?

Além do impacto negativo para o meio ambiente, manter documentos em papel pode gerar perdas e dificuldade para acessá-los.

Ao escolher autenticar um documento com assinatura digital, é visível a redução dos gastos com papel e tudo mais que vem junto à impressão.  

3. Centralização das demandas de assinatura

Por se tratar de uma solução criptografada, a assinatura eletrônica não pode ser falsificada ou adulterada. E isso possibilita à empresa criar uma espécie de centralização, concentrando todos os processos relacionados às assinaturas de documentos. 

Assim, todo o fluxo pode passar a ser feito de maneira digital, sem preocupações com documentos impressos, podendo até mesmo haver a integração de dados e informação a outros sistemas.

Há ainda a possibilidade de criar layouts e formatos para que todos os registros sejam feitos de maneira padronizada, facilitando ainda mais todo esse processo. 

4. Possibilidade de adaptação às novas realidades do mercado

Isso quer dizer incluir na rotina da empresa possibilidades que antes não eram imaginadas, devido à falta de recursos.

Com a tecnologia, especialmente com a assinatura eletrônica, a empresa pode adotar, por exemplo, o trabalho flexível ou mesmo modelos de trabalho como o home office ou híbrido. 

Isso porque diversos processos, que antes só poderiam ser conduzidos presencialmente, hoje podem ser realizados à distância. É o caso do registro de ponto e até da assinatura eletrônica da folha de ponto por parte de funcionários que estejam cumprindo sua jornada de trabalho remotamente.

Assim, quando a folha de ponto é fechada, o aplicativo envia uma notificação para o colaborador, a fim de lembrá-lo da assinatura, e, com o dedo, ele reproduz sua assinatura de maneira simples, prática e segura.

Quanto mais as empresas se adaptarem e estiverem prontas para incluir a tecnologia em sua rotina, melhores serão seus resultados. A assinatura eletrônica e a assinatura digital são formas de comprovar como a vida pode ser mais ágil, produtiva e com menos gastos, reforçando que a constante atualização e conhecimento sobre o que há de novo no mercado são fundamentais.

Esse artigo foi escrito pela Tangerino: controle de ponto digital.