1. Planeje as suas tarefas 

Quem planeja consegue se organizar melhor e compreende o que deve modificado, melhorado ou deixado de lado.

Uma boa alternativa é listá-las um dia antes de executar. Ou se preferir, planeje o que será feito durante a semana no domingo. Outra dica é agrupar as ações de um mesmo projeto ou tema para que você não se perca durante o seu trabalho.

Apesar da tecnologia oferecer diversas ferramentas para te ajudar a ser mais produtivo, o bom e velho caderno de anotações ainda é um grande aliado.

Escrever aumenta a capacidade de memorizar, estimula os dois lados do cérebro e ainda o ativa mais do que se estivesse utilizando um teclado de computador.

Nesse caso, você pode utilizar também um quadro de tarefas para se organizar de maneira mais eficiente. Encontre o formato ideal para se planejar!

2. Faça uma lista de prioridades

Quando for fazer o seu planejamento diário ou semanal, estabeleça prioridades. Confira quais atividades são indispensáveis, como você irá executá-las e não se distraia com questões irrelevantes.

Não faça isso quando chegar no trabalho e for olhar a sua lista de pendências. Você já estará perdendo horas e diminuindo a sua capacidade de raciocínio e de produtividade.

O método GTD - “Getting Things Done” - pode te ajudar muito nessa missão. Esse conceito, de autoria do consultor David Allen, significa “fazendo as coisas acontecerem” e foi apresentado no livro Produtividade Pessoal.

Nele, o autor cita 5 passos simples para se organizar, priorizar tarefas e refletir sobre o que é mais importante no momento.

3. Faça pausas durante o trabalho

Muita gente acredita que quanto mais trabalha ou mais atividades faz, maisresultados entregará. Mas isso não é verdade. O ser humano não é produtivo 100% do tempo. Para aumentar produtividade, fazer pausas durante o trabalho é essencial.

Uma das técnicas mais conhecidas é a Pomodoro, que funciona assim:

• Trabalhe durante 25 minutos (um “pomodoro”) sem interrupções;
• Depois disso, faça uma pausa de 5 minutos;
• Repita esse processo quatro vezes e em seguida faça uma pausa maior de 30 minutos.

Essa técnica de estudo é bem antiga, mas ainda funciona muito bem, já que os estudos mostram que dividir o trabalho em blocos pode melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco.

Outro mecanismo interessante é o que ensina Tony Schwartz no livro “The way we’re working isn’t working”, que em português seria “A maneira que estamos trabalhando não está funcionando”. Ele propõe uma pausa de 20 minutos a cada 1 hora e meia trabalhada.

4. Pare de perder tempo com tarefas manuais

Quem trabalha na internet ou vende online, sabe que o meio digital é uma grande fonte de informações e recursos. Por isso, você pode listar as suas tarefas manualmente como já dissemos, mas nada de executá-las da mesma forma.

Atualmente, existem milhares de ferramentas para automatizar qualquer tipo de ação que você vá fazer no seu negócio, seja automação de marketing, e-mail marketing, gerenciamento de equipes e até nota fiscal eletrônica.

Os softwares foram desenvolvidos com o objetivo de fazer você perder menos tempo lidando com questões muitas vezes chatas e complexas. Portanto, adote plataformas que atendam às suas necessidades e foque em estratégias para fazer a sua empresa crescer.

5. Não seja multitarefas 

Muitos profissionais têm a ilusão de que fazer diversas atividades simultaneamente é uma grande vantagem e sinônimo de produtividade, mas essa não é a realidade. Na verdade, o cérebro precisa priorizar uma tarefa.

Segundo especialistas, é mais interessante você gastar 20 minutos no celular, outros 20 minutos fazendo anotações e 20 minutos lendo e-mails do que fazer tudo ao mesmo tempo. Esses 60 minutos serão bem mais produtivos.

Além disso, uma pesquisa da Universidade de Londres apontou que pessoas multitarefas perdem 40% da sua produtividade. E o mais impressionante: é pior você tentar fazer mais de duas coisas ao mesmo tempo do que ficar uma noite sem dormir. Chocante, não é mesmo?

Portanto, nada de ficar se “gabando” de conseguir fazer diversas ações juntas, pois isso não quer dizer que você está sendo produtivo.

6. Comece pelas tarefas mais difíceis 

Um grande problema do mercado de trabalho e da vida pessoal é a procrastinação. Muitas pessoas não conseguem se organizar e acabam deixando as coisas para depois.

Você já deve ter passado por essa situação, principalmente quando uma ação é complexa, difícil e demanda tempo. Mas se você quer ser mais produtivo, esqueça isso e coloque logo a “mão na massa”.

Por demandarem um maior esforço, as tarefas mais difíceis devem ser priorizadas. Portanto, comece por elas! Assim, você terá mais energia e disposição para desenvolver melhor o seu trabalho.

Imagine iniciar uma atividade desse tipo ao fim do dia, depois que você já fez milhares de coisas? Provavelmente, você não dará o seu melhor, pois não tem energia para isso.

7. Estabeleça metas 

Para aumentar produtividade, você precisa criar metas. São elas que vão mostrar os resultados dos seus projetos e será uma ótima forma de verificar se você realmente está entregando o que espera. Logo, também é uma maneira de analisar como está a gestão do seu tempo.

As metas são o que guiam qualquer tipo de negócio para o crescimento. Analisar os números é algo extremamente importante para quem deseja ter sucesso.

8. Pratique atividades físicas

A nossa última dica e não menos relevante é a prática constante de atividades físicas, que vai muito além de estética e aparência.

Os exercícios ajudam e muito na sua concentração e produtividade, além de serem ótimos para a saúde. Procure fazer alguma atividade que te dê prazer e faça você se “desligar” do mundo por alguns minutos.

Uma pesquisa da Universidade Estatal Appalachian mostra que depois de uma boa noite de sono é o momento ideal para se exercitar. Portanto, fazer alguma atividade física de manhã é o mais recomendado. Mas, isso não é uma regra, organize seus horários como preferir.

10 livros sobre produtividade que você precisa conhecer

Já apresentamos as melhores dicas para você se tornar uma pessoa mais produtiva. Agora é hora de você conferir a lista que separamos com 10 livros incríveis sobre o assunto. Acompanhe!

1. Trabalhe 4 horas por semana - Tim Ferris
2. Foco - Daniel Goleman
3. De onde vêm as boas ideias - Steven Johnson
4. 10 days to faster reading - Abby Marks-Beale
5. Mindset - Carol S. Dweck
6. Hackeando tudo - Raiam dos Santos
7. A meta - Eliyahu M. Goldratt & Jeff Cox
8. Como ter um dia ideal - Caroline Webb
9. The Checklist Manifesto - Atul Gawande
10. Decisive - Dan Health & Chip Heath

5 aplicativos que vão aumentar a sua produtividade

1. Rescue Time: monitora quanto tempo você gasta em determinadas atividades e classifica como trabalho, comunicação ou entretenimento.
2. Toggl: analisa quanto tempo você demora para executar as tarefas e é se está ganhando ou perdendo dinheiro com elas.
3. Any.do: armazena listas, tarefas e anotações em um único local.
4. Trello: ferramenta de gerenciamento de equipe e tarefas.
5. Google Drive: plataforma completa para criar textos, apresentações e planilhas, armazená-los em nuvem e compartilhar com a sua equipe.

Viu como é possível aumentar a sua produtividade de maneira simples? Essas práticas são fáceis de implementar e garantem grandes resultados. Comece a aplicá-las agora mesmo!

Não perca horas com atividades que não fazem sentido para você e evite procrastinar. Assim, você conseguirá chegar onde deseja e ainda terá tempo para se divertir e relaxar.

E aí, gostou das nossas dicas para aumentar produtividade? Aproveite e saiba como fazer um planejamento empresarial completo e atualizado!