O cancelamento por substituição de NFC-e permite cancelar uma nota fiscal de consumidor com duplicidade.

Essa foi uma implementação que visa acabar com problemas de duplicidade de notas fiscais, o que pode ser um baita problema para o setor fiscal e toda a empresa.

O cancelamento por substituição de NFC-e é um evento que já faz parte do processo fiscal desde 2018, mas que ainda pode gerar dúvidas sobre prazos e quando fazer um.

Por isso, confira esse pequeno guia de cancelamento por substituição de NFC-e.

O que é o cancelamento por substituição da NFC-e?

É um evento que deve ser utilizado para evitar a duplicidade de NFC-e para uma única venda, sendo uma emitida normalmente e outra em contingência fiscal.

Ele surgiu para que a Secretaria de Fazenda dos estados pudesse ter melhoria nas informações de seu banco de dados. Afinal, duas notas fiscais emitidas para a mesma venda é uma duplicidade de informações que, na prática, não ocorreu.

E, claro, pensando no empreendedor, que, ao emitir duas notas, paga dois impostos.

Obviamente, para se fazer um cancelamento por substituição de NFC-e é preciso seguir algumas regras e ter uso bem específico, que é quando uma nota é emitida duplicada. Confira a seguir.

Como o cancelamento por substituição funciona?

A duplicação de nota fiscal pode acontecer por diversos motivos. Um deles é a falta de comunicação com o sistema da SEFAZ: o emissor não tem uma resposta imediata e, então, emite uma nota de contingência, para ficar de posse do cliente.

Quando o sistema é restabelecido, a nota emitida pela primeira vez é autorizada, ocorrendo a duplicidade.

Nesse caso, a primeira nota precisa ser cancelada por substituição, já que a nota em contingência é a que vale – já que está em posse do cliente.

Normalmente, a Sefaz entende que um cancelamento de nota pode ocorrer em até 30 minutos da emissão. No caso do cancelamento por substituição, esse prazo pode ser maior, dependendo do tempo em que a comunicação com a secretaria de fazenda se restabeleça.

Qual é a importância do cancelamento por substituição de NFC-e?

Além de manter o negócio legalizado, a emissão de nota fiscal é importante para que você pague impostos em dia.

Como você viu no tópico anterior, o cancelamento por substituição foi criado para evitar que haja duas notas fiscais autorizadas para uma mesma venda, basicamente.

Antes disso, os empreendedores enfrentam problemas porque poderia ser necessário pagar uma carga tributária referente às duas vendas, representando gastos desnecessários para a gestão.

Por isso, é essencial cancelar por substituição as NFC-es nos casos em que houver duplicidade do documento.

Qual é o prazo para cancelar a NFC-e por substituição?

O cancelamento por substituição de NFC-e não pode ser superior a 168 horas, ou seja, 7 dias, a partir do momento em que o documento em contingência foi emitido.

Esse prazo é maior do que o de cancelamento de NFC-e, justamente por que o empreendedor pode ter dificuldades técnicas em restabelecer a comunicação com a SEFAZ.

Porém, é importante saber que cada Secretaria da Fazenda tem notas técnicas NFC-e diferentes, é possível que ocorram alterações nesse prazo em cada unidade federativa.

Por isso, é muito importante que você acompanhe os comunicados da Sefaz do seu estado.

Diferença de prazos para cancelamento de NFC-e e de cancelamento por substituição de NFC

O cancelamento de nota fiscal deve ocorrer em até 30 minutos após a emissão da NFe errada. Diferente da nota que é emitida por continência devido a um erro de comunicação com a Sefaz, a nota emitida errada é percebida mais rapidamente.

Por isso, ela não tem o prazo tão extenso como a por substituição, que por sua vez, deve ser feita em até 7 dias.

Vale relembrar que esse é um processo importante para se evitar duas emissões de uma mesma venda – desde que haja emissão de nota por continência.  

Com essa implementação, fica muito mais fácil para o empreendedor evitar pagar impostos indevidos e ter problemas com a Receita Federal.

Depois de conhecer o cancelamento por substituição de NFC-e, você pode saber melhor sobre quando uma é rejeitada. E você pode encontrar 10 motivos para rejeição de nota fiscal e como evitá-la aqui