A burocracia é um velho problema em nosso país. Segundo a Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp), são gastos, em média, 101 dias para abrir uma empresa, já que é necessário realizar diversos procedimentos, como obter licenças, registros e aprovações nos órgãos públicos.

E o problema não para por aí. Alguns empreendedores ainda criam processos burocráticos em seus negócios — algo que reduz o ritmo de produção e desmotiva funcionários. Em alguns casos, o acúmulo de funções ou até mesmo o crescimento sem planejamento são as principais causas.

Por mais que cada gestor tenha objetivos diferentes, algumas dicas são válidas para qualquer profissional. A automação de notas fiscais e a redução do número de reuniões, por exemplo, são atitudes que ajudam bastante.

Por isso, é muito importante estar preparado para diminuir a burocracia. Ao ler este conteúdo, você aprenderá dicas práticas, mas que melhoram a sua performance.

1. Reduzir o número de reuniões

Em algum momento de sua carreira, você se sentiu sufocado e perdido em meio a tantas reuniões? Saiba que isso acontece com pequenos, médios e grandes empreendedores, não importando a área de atuação.

Reuniões devem ser objetivas. O assunto precisa ser tratado com eficiência. Se há um problema, as suas causas devem ser analisadas e respostas propostas. Evite falar de tópicos desnecessários. Uma simples piadinha pode desconcentrar a equipe e tornar o encontro improdutivo.

Para isso, crie pautas e determine horários de começo e de fim. Lembre-se de ter alguém anotando tudo o que é discutido e guarde esse documento em um lugar acessível.

E isso é mais simples do que você imagina: basta criar uma pasta para atas e pautas de reuniões no Google Drive. O aplicativo é gratuito e de fácil acesso, ou seja, não há desculpas para não utilizá-lo, ok?

Outro ponto importante: convide apenas funcionários que estão ligados diretamente ao assunto. O número de participantes não tem relação nenhuma com a eficiência de uma reunião. Em algumas situações, basta juntar uma ou duas pessoas para decidir os próximos passos de um projeto.

2. Definir prioridades

Você é uma pessoa organizada? Se a resposta foi “sim”, parabéns! Você está no caminho certo. Se a resposta foi “não”, é melhor mudar de postura quanto antes.

A organização é um conceito fundamental para diminuir a burocracia, e tudo começa com a definição de prioridades.

Antes de prosseguir, responda: quais são os seus 3 principais objetivos?

• aumentar as métricas de vendas em 20% nos próximos 3 meses?
• reduzir o churn em 50% até o final do próximo mês?
• aplicar o processo de upsell em seu curso online?
• fazer um novo lançamento no mercado?
• alcançar o 6 em 7 no seu próximo curso para academias?

Existem inúmeras possibilidades para você focar os seus esforços e escalar o negócio. Mas será difícil alcançar as suas metas se você não priorizar.

Dessa forma, analise a sua situação e encontre aonde você quer chegar. Determine processos e coloque a mão na massa. Ao fazer o que foi planejado, acompanhe de perto tudo que acontece.

É normal cometer falhas e tomar decisões ruins. Quando isso acontecer, não se preocupe. Veja quais são os problemas e os gargalos existente e proponha soluções. É válido responder às seguintes respostas nessas horas:

• o tempo de resposta de cada processo é adequado?
• os gastos estão dentro do planejado?
• seria possível realizar essa mesma atividade utilizando um número menor de funcionários?
• quais são as consequências de possíveis falhas?
• há um aumento notável de produtividade?
• os processos estão cada vez mais escaláveis?

3. Empoderar funcionários

Alguns negócios surgem de tentativas de obter uma renda extra e ter mais qualidade de vida. Em contrapartida, outros empreendedores iniciam as suas jornadas focados no sucesso no mercado.

Em qualquer situação, é essencial ter uma equipe bem treinada, que você pode confiar para solucionar problemas e caminhar sozinha — e não poderia ser diferente ao diminuir a burocracia.

Pequenos empreendimentos sofrem da centralização de funções. Quando uma pessoa é responsável por várias funções, a passagem de bastão fica complicada, dificultando a comunicação entre os funcionários.

Por sua vez, grandes negócios criam processos engessados, que dependem da aprovação de vários gerentes, coordenadores e supervisores.

Uma pesquisa da Harvard Business Review identificou que 96% dos entrevistados que trabalham em empresas com mais de 1.000 funcionários acha “muito difícil” propor inovações e mudanças. Esse cenário impede o desenvolvimento de novos experimentos e projetos que poderiam trazer bons resultados.

Um bom líder cria um ambiente em que todos se sentem seguros para tomar decisões e fomentar o crescimento da gestão.

Estabeleça procedimentos e instruções práticas, que podem ser entendidas por qualquer funcionário. Um fluxograma é uma ferramenta para passar essa mensagem e dizer o que deve ser feito em cada situação.

Ter ambiente de trabalho mais democrático não significa que você deve abandonar a sua equipe. Crie oportunidades para que resultados sejam apresentados e até mesmo dúvidas sejam solucionadas.

4. Fugir da papelada

Mesas cheias de papel são coisas do passado, principalmente quando se trata do mercado digital. Hoje em dia, qualquer pessoa pode criar um negócio, como um curso online ou um ebook, e ganhar espaço no mercado.

Se você precisar carregar todos os seus documentos onde que você esteja, prepare-se para ter várias dores de cabeça.

Sabemos que o caminho do empreendedor é longo e tortuoso, e que cada nicho tem desafios diferentes. Contudo, todas as áreas têm algo em comum: documentos físicos representam o atraso.

Faça de tudo para digitalizar contratos, documentos, planilhas e até mesmo anotações. O armazenamento na nuvem é a melhor opção nessas horas. Com ela, é possível acessar a qualquer hora e lugar tudo que você necessita, bastando ter um notebook e conexão à internet.

5. Automatizar processos

Quando se fala do uso de tecnologias, um empreendedor digital precisa estar atualizado. Atualmente, novas soluções são desenvolvidas e lançadas a todo momento no mercado.

Tenha como exemplo as ferramentas de automação para o Instagram. Quem utiliza o Gerenciagram consegue programar stories e postagens por meio do computador, celular ou tablet. Além de isso, é simples e prático seguir perfis e curtir fotos por localização ou hashtags predefinidas.

Apenas pense em todo tempo e esforço que seria necessário para fazer isso manualmente. É desanimador, não é mesmo?

Se você ainda não está convencido, veja quais atividades existem apenas por causa da automatização:

• registro da taxa de inadimplência;
• atualização do fluxo de caixa;
• otimização de rotas de entregas;
• disparo de campanhas de email marketing
• adoção da contabilidade online;
• chatbots de atendimento ao cliente.

Em resumo, quem automatiza processos reduz a burocracia no negócio drasticamente.

6. Emitir notas fiscais automaticamente

A emissão de notas fiscais automática é um assunto tão importante para diminuir a burocracia na empresa que merece um tópico exclusivo. Realizar essa tarefa manualmente é algo desafiador e perigoso.

Como cada prefeitura tem regras e legislações diferentes, é impossível determinar um padrão a ser seguido. As exigências para emitir notas fiscais são tantas que, infelizmente, alguns empreendedores optam pela sonegação fiscal — que é crime pode levá-lo até a prisão.

Os seus principais problemas são:

• instabilidades no site da prefeitura, o que atrapalha o ritmo de emissão;
• sistemas com experiência do usuário ruim (em alguns casos, é até difícil encontrar as funcionalidades de consulta ou cancelamento de nota fiscal);
• falta de integração com o meio de pagamento utilizado, sendo necessário exportar as vendas e digitar todos os dados de cada comprador;
• quem tem um grande fluxo de emissão precisa contratar funcionários exclusivamente para essa atividade.

Todos esses aspectos tornam a sua rotina mais burocrática. Por isso, é essencial emitir notas fiscais automaticamente e ter mais tempo para focar no crescimento do seu negócio.

Mas como isso acontece?

Um emissor inteligente está integrado aos principais meios de pagamento do mercado, permitindo que você programe todo processo. Em resumo, a ferramenta ideal para você possibilita a emissão de notas no momento da compra ou após o término da garantia, e ainda a envia para o cliente.

Tudo isso acontece enquanto você faz o planejamento tributário do próximo ano, fecha grandes parcerias e realiza a conciliação bancária.

Parece mágico, não é mesmo? Na realidade, é automático!

Portanto, automatize as suas notas fiscais quanto antes.

Conclusão

Este post mostrou para você como diminuir a burocracia na empresa é mais simples do que muitos imaginam. Por mais que as legislações e as obrigações existentes em nosso país dificultem a vida do empreendedor, você precisa tornar a sua rotina mais simples e fluida.

O empoderamento de funcionários, por exemplo, é uma prática que precisa se tornar uma realidade. Não importa se a sua equipe tem 2 ou 100 funcionários: todo colaborador deve saber a sua importância e ter autonomia para tomar decisões.

É válido digitalizar documentos e adotar outras tecnologias na gestão também, como a automação de notas fiscais. Realizar tarefas manuais apenas atrapalha que você supere metas e alcance o que deseja.

Agora que você já aprendeu mais sobre o assunto, compartilhe o conteúdo em suas redes sociais e faça com que outras pessoas reduzam a burocracia também!