Se você quiser entender de uma vez por todas o que é uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), confira tudo o que você precisa saber neste artigo!
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Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é um documento que comprova a prestação de um serviço de uma empresa.
Ela existe digitalmente e é gerada pelas prefeituras (ou pela Receita Federal).
O objetivo dessa nota é facilitar a vida do empreendedor ao permitir que tudo seja feito pela internet. Portanto, aquela grande quantidade de papel fica de lado.
Porém, ao falar de nota fiscal de serviço eletrônico, fala-se também de impostos, contabilidade e legalização, assunto que é comum que os empreendedores tenham muitas dúvidas.
Nesse sentido, a principal vantagem é que você não precisa ficar refém de sistemas instáveis e problemas nas prefeituras. O mercado já oferece alternativas para tornar a emissão de NFS-e mais simples e fácil.
Quer saber mais sobre o assunto? Então vem com a gente!
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O que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?
Nota Fiscal de Serviço Eletrônico é um documento virtual que certifica uma operação de prestação de serviço.
Por isso, ela é emitida sempre que há uma transação entre comprador e vendedor, seja no ambiente físico ou no digital. O NFS-e ainda pode ser utilizado como recibo com validade jurídica e fiscal.
Com o surgimento do modelo eletrônico, não é necessário mais gerar uma nota em papel. Isso representa uma economia significativa com material físico, gráfico, estoque e espaço para armazenamento.
No caso da NFS-e, a transferência é realizada pelo site da prefeitura do município onde a empresa prestadora está sediada.
Todas as cidades brasileiras já aderiram ao documento digital, cada uma com seu próprio sistema e seu próprio modelo.
Além da NFS-e, há outros tipos bastante utilizados no Brasil, como a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônico (NFC-e ).
Como funciona a emissão de NFS-e?
Atualmente, a emissão de NFS-e pode ser feita de algumas formas:
1. Pelo portal da prefeitura
Você pode emitir a nota no site da prefeitura em que o serviço foi prestado.
O principal desafio é que os órgãos municipais não tem um padrão de emissão, podendo exigir certificado digital, login e senha e muito mais, já que cada prefeitura possui autonomia para criar suas próprias regras.
Mas, de maneira geral, é preciso fazer um credenciamento da sua empresa no site da prefeitura.
2. Pelo Portal Nacional da NFS-e (MEI's)
O Portal Nacional foi criado para unificar e facilitar a emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e) em diversos municípios do Brasil.
Por ele, os prestadores de serviços, como o Microempreendedor Individual (MEI), pode emitir NFS-e de forma mais simples.
Desde setembro de 2023, o MEI é obrigado a emitir NFS-e pelo padrão nacional. Para emitir, é bem simples. Basta fazer o cadastro no Portal Nacional da NFS-e, preenchendo os dados necessários.
Depois do cadastro, o MEI poderá acessar o sistema de emissão.
3. Software de automação fiscal
Outra forma eficiente de emitir notas fiscais de serviços é por meio de softwares que automatizam esse processo, como o eNotas, por exemplo. Assim, não é preciso preencher os dados e emitir as notas uma por uma.
A vantagem desse modelo de emissão é que, com a automação, você tem mais tempo para focar em tarefas mais estratégicas para o seu negócio.
4. Emissores gratuitos
Os emissores gratuitos são outra opção para emitir NFS-e. O SEBRAE, por exemplo, oferece um emissor gratuito, voltado para pequenos negócios, e que pode ajudar quem está começando.
Confira também :Como emitir NFS-e sem certificado digital?
Qual a diferença entre NF-e e NFS-s?
A principal diferença entre uma Nota Fiscal Eletrônica e uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos é o tipo de transação que não é documentado.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é gerada na compra e venda de produtos em empreendimentos virtuais ou financeiros.
Já a Nota Fiscal de Serviço Eletrônico é mitigada quando há prestação de serviço, como o nome do denunciante.
Esse ponto é a partida para as demais diferenças entre os dois documentos, como os impostos.
A NF-e foco na arrecadação do ICMS, atualizada pela legislação estadual, por isso, é emitida pela Secretaria de Fazenda de cada Estado.
Por sua vez, a NFS-e arrecada o ISS do âmbito municipal, por isso, ela é emitida pela prefeitura.
Quais são os benefícios da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) traz diversos benefícios para o seu negócio, como:
- Redução de custos de consumo , como papel e armazenamento de espaço físico;
- Possui validade jurídica e fiscal ;
- Diminui as chances de erro para evitar tarefas repetitivas;
- Simplifica o processo burocrático e tributário;
- Permite a automatização da remessa;
- Permite que as transações sejam realizadas com segurança ;
- Melhore o controle do seu negócio, já que é possível visualizar relatórios das notas emitidas , de acordo com suas vendas.
Quem deve emitir uma NFS-e?
Toda empresa que comercializa produtos ou serviços tem a obrigação de emitir nota fiscal. Isso só não acontece quando há autorização por lei, algo que é bem raro.
No caso da NFS-e, ela deve ser utilizada quando há alguma prestação de serviço, independentemente do tamanho, regime tributário e tipo de negócio.
Sendo assim, as empresas do Simples Nacional , Empresa de Pequena Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido, MEI (em alguns casos) e até mesmo pessoa física devem emitir o documento fiscal.
Empreendedores digitais, sejam eles MEIs ou Pequenas e Médias Empresas, não fogem dessas regras, por isso, se você presta serviço para outra empresa, obrigatoriamente deve emitir Nota Fiscal eletrônica de Serviço.
Mas antes tire todas as dúvidas sobre a emissão de notas de MEI .
Quem vende pela internet, geralmente, utiliza NFS-e. Confira alguns exemplos:
- mercados;
- ERP /Sistemas de gestão em geral;
- empresas SaaS ;
- venda de cursos online;
- venda de videoaulas;
- venda de webinários;
- venda de congressos online;
- eventos em geral.
Quem vende on-line precisa emitir nota fiscal.
Você só não precisa perder tempo com isso. Conheça a solução mais usada pelos maiores
do mercado.
Além disso, quem presta serviço no ambiente offline também deve emitir uma NFS-e, como:
- clínicas veterinárias;
- clínicas médicas;
- academias ;
- faculdades;
- cursinhos;
- escritórios.
Se você não emitir as notas fiscais do serviço prestado, corre o risco de ser penalizado com taxas de parcelamento e multas. Além disso, é sempre importante lembrar que a sonegação de impostos é crime, podendo levar o responsável (em casos extremos) até ser preso.
Como calcular os impostos da nota fiscal de serviço?
O cálculo é bem simples, bastando multiplicar a alíquota pelo valor basicamente emitido .
Contudo, é preciso diferenciar esses cálculos conforme o regime tributário de sua empresa ou a mesma legislação do município na qual sua empresa é sediada.
Por exemplo, se a sua empresa para o Simples Nacional, é uma alíquota, se para o Lucro Presumido, é outra.
O ideal é que você tenha a ajuda de um contador para entender cada nuance dessas diferenças.
Leia mais: Como fazer o pagamento dos impostos do Simples Nacional?
Lembre-se: é importante ter o apoio do seu contador para lidar com todas as exigências legais de sua empresa.
Como cancelar um NFS-e?
Você pode cancelar uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica pelo site da prefeitura , na mesma plataforma que foi emitida.
Normalmente, essa possibilidade é dada em um guia chamado “Cancelamento de NFS” no site de cada secretaria de fazenda do município.
Depois, é preciso aguardar para ver se ela autorizará o cancelamento.
Mais uma vez, esse tempo para comprovar o cancelamento ou até mesmo o tempo limite para cancelar uma NFS-e pode variar de acordo com cada cidade.
Outra maneira mais eficaz é fazer isso automaticamente por meio de um sistema de NFS-e eficiente, como as eNotas.
Cancelar uma NFS-e é uma situação bem comum para falar de serviço. Alguns, como estorno , reembolsam ou garantia incondicional, fazendo com que seja necessário cancelar o NFS-e para não pagar impostos adicionais.
O cancelamento depende exclusivamente da prefeitura. Portanto, ela poderá autorizar ou rejeitar o pedido.
Além disso, cada prefeitura possui suas próprias regras e prazos para cancelamento de nota fiscal. Algumas que permitem você cancelar o documento em até 24 horas e outras nem permitem essa ação .
Quais termos você deve conhecer para emitir a NFS-e?
Ao saber que é uma NFS-e, você se depara com uma série de termos que são necessários para que você não tenha problemas na emissão. Confira.
Certificado Digital
O certificado digital é o que representa a identidade de uma pessoa física ou jurídica na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica e até mesmo ao assinar um contrato digital.
Ele tem validade jurídica e fiscal, bem como uma assinatura.
O dispositivo garante segurança e integridade aos dados na hora de emitir uma NFS-e. Algumas prefeituras podem não exigir o certificado digital, mas essa é a realidade da maioria delas, por isso considere ter sempre!
No caso da Nota Fiscal de Serviço, a prefeitura verificará se as informações são corretas e verdadeiras.
Existem dois modelos de certificado digital: o A1 e o A3 .
O A1 é um arquivo digital, instalado na máquina ou diretamente no emissor de NFS-e e tem validade de 1 ano.
Já o A3 é um dispositivo físico ou token, semelhante a um pen drive. Tem validade de 1 a 3 anos, porém deve estar sempre acoplado ao seu computador para ser utilizado.
O uso do certificado digital A1 é o mais recomendado. Ele garante segurança, praticidade e permite que o processo de emissão de NFS-e seja totalmente automatizado, o que não é possível com o A3.
Importante: Se a sua empresa for do Simples Nacional, as eNotas emitem NFS-e sem certificado digital em várias cidades, como São Paulo, São Bernardo do Campo e Santo André.
RPS
O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento utilizado quando ocorre algum problema para gerar uma nota fiscal, como falta de luz ou de internet.
Ele é muito usado por hotéis, academias, escolas e estacionamentos, já que, geralmente, o cliente não pode esperar pelo documento.
Dessa forma, o RPS serve como uma alternativa à geração de NFS-e , já que é entregue ao cliente de forma ágil.
Porém, o RPS não substitui a Nota Fiscal de Serviço, é apenas uma solução em casos de emergência.
Sendo assim, o RPS deve ser convertido em nota fiscal dentro do prazo previsto para cada prefeitura.
Não são todas as prefeituras que permitem o uso do RPS e algumas ainda bloqueiam que a geração da NFS-e seja imediata.
Além disso, não há um modelo padrão no país, isso depende de cada órgão municipal.
O RPS é numerado e deve ser impresso em duas vias : uma para sua empresa e outra para seu cliente.
Nas prefeituras que aceitaram o RPS, o documento também foi emitido pela secretaria da fazenda municipal.
Dados de competência e dados de emissão da nota fiscal de serviço
Os dados de competência são o dia em que o serviço foi prestado . Essa é uma particularidade que varia conforme a prefeitura, mas a maioria delas trabalha com esses dados.
Já os dados de transferência dependem do momento exato em que a NFS-e foi enviada para o sistema da prefeitura . Essa informação não pode ser alterada.
É possível enviar uma nota fiscal à prefeitura agora, mas com uma data de competência anterior, ou seja, do mês passado, por exemplo.
Há alguns casos em que o órgão municipal permite a diferença de apenas 10 dias entre os dados de emissão e os dados de competência, portanto, apenas no próprio mês.
Principalmente quem oferece o serviço de emissão de NFS-e aos seus clientes de forma automática, precisa se preocupar com os dados de competência, já que há um volume significativo de notas e integrado com vários tipos de sistemas .
Quando o órgão municipal não trabalha com dados de competência, apenas os dados de emissão são considerados.
XML
OXML _ (Linguagem de Marcação Extensível) é um formato de arquivo para uma linguagem de marcação para documentos organizados hierarquicamente .
Ele é emitido junto com uma nota fiscal eletrônica ou quando alguma compra é realizada, o cliente, normalmente, recebe uma nota fiscal em formato XML, que pode ser convertida em PDF.
A legislação vigente obriga que as notas fiscais sejam armazenadas por pelo menos 5 anos . Isso serve para garantia ou troca de produtos ou serviços e quando há uma fiscalização da Receita Federal.
Os arquivos XML não precisam ser impressos, já que o processo foi criado para diminuir custos com papel e demais fatores que envolvem os procedimentos físicos.
Saiba que não há um padrão nacional, ou seja, como diferentes prefeituras brasileiras trabalham com modelos distintos.
Lembrando que o XML é emitido para todo tipo de nota fiscal, seja uma NFe ou NFSe.
Como resolver os problemas ao emitir nota fiscal de serviço eletrônico?
Se você não quer ter dor de cabeça na hora de emitir sua nota fiscal de prestação de serviço, uma boa opção é utilizar um emissor NFS-e , como o eNotas. Ele fará esse trabalho de maneira totalmente automática .
A plataforma é especializada no mercado digital e consegue lidar com qualquer problema que a prefeitura apresenta.
Assim, é possível gerar os documentos mesmo se os sites dos órgãos municipais estiverem fora do ar ou com alguma instabilidade. O software tenta diversas vezes até conseguir emitir suas notas.
Além disso, mesmo que a prefeitura não permita a integração, o sistema consegue fazer a solicitação automaticamente. Esse é o caso de cidades como Joinville, Barueri, Santana de Paranaíba e muitas outras.
Outra facilidade é se conectar com o meio de pagamento que você utiliza, como PagSeguro , Hotmart , Pagar.me , Kobana (antigo Boleto Simples), iugu e muito mais.
Assim, você continua escalando seu negócio, já que a parte burocrática vai ser de responsabilidade do nosso emissor de NFS-e. Prático, não é mesmo?
Por que você deve emitir a NFS-e?
Pois bem, uma nota fiscal de serviço eletrônico deve ser emitida sempre que algum tipo de serviço for prestado, seja no ambiente online, seja offline.
É sua obrigação como empreendedor estar em dia com o Fisco , pagar os impostos devidos e declarar os seus ganhos.
Ao não emitir notas fiscais, você comete sonegação fiscal . Como consequência disso, pode ser necessário pagar multas ou até ser preso. Portanto, fique muito atento e emita seus documentos corretamente.
Se sua empresa for MEI (Microempreendedor Individual), você não tem obrigações de gerar NFS-e para pessoa física, mas é seu dever fazer essa tarefa para pessoa jurídica.
DICA : Entenda o que pode acontecer se você não emitir nota fiscal .
Quais são os desafios da emissão de NFS-e?
Apesar de o modelo eletrônico ter revolucionado as operações fiscais no Brasil, muitos gestores ainda lidam com dificuldades que atrapalham o processo e que podem gerar alguns prejuízos.
São os principais desafios da emissão de NFS-e :
Instabilidades na prefeitura
É bem comum que os sites das prefeituras apresentem instabilidades , principalmente no início e no final do mês — devido ao alto volume de documentos que são gerados, como a nota fiscal de serviços.
Esse é um grande problema e, infelizmente, acontece até mesmo em municípios mais estruturados.
A prefeitura de São Paulo já ficou mais de 24 horas fora do ar. Agora imagine o prejuízo que isso pode causar para sua empresa?
Você corre o risco de perder os dados de competência ou os dados de emissão e ter que arcar com altas taxas de parcelamento e multas. A recomendação é nunca deixar um pedido de última hora, mas às vezes isso acontece.
Portanto, é fundamental que você tenha um parceiro para acabar com as burocracias da nota fiscal em seu negócio.
Variação do serviço prestado
Se você tiver uma empresa SaaS e prestar mais de um serviço — algo que é bem comum — é preciso adequar a nota fiscal a cada atividade realizada.
Sendo assim, se você executar essa tarefa manualmente, será necessário registrar o código de serviço municipal para que a NFS-e seja emitida corretamente.
Importante : isso deve ser feito para cada venda processada para que você não declare um serviço errado.
Outro desafio é em relação às empresas do Simples Nacional. É comum que as prefeituras exijam uma alíquota que corresponde à faixa de impostos na nota fiscal.
Antes das mudanças do Simples Nacional em 2018, isso poderia até ser algo trivial. O problema é que, com as alterações, pode ser que seu encargo mude mensalmente. Sendo assim, é preciso atualizar essa informação mensalmente.
Retenção de ISS
Em determinados casos, pode ser que a prefeitura reivindique a retenção do ISS . Isso depende das particularidades do seu negócio, do serviço prestado e da localização da sua sede e do seu cliente.
Também é comum a exigência de um cadastro local no CPOM (Cadastro de Empresas Fora do Município) , conforme características do negócio.
Se você não fizer esse cadastro, o cliente poderá não pagar o total do serviço e ainda descontar o imposto, por exemplo.
Falta de integração automática
É comum que algumas prefeituras não permitam que uma nota fiscal eletrônica de prestação de serviços seja emitida automaticamente.
Isso é um grande obstáculo que pode atrapalhar a evolução do seu negócio, já que será preciso fazer uma tarefa manualmente.
Porém, o mercado já oferece uma solução para esse problema. Se você utiliza um software eficiente de emissão de NFS-e , não precisa se preocupar com essa questão.
Mudanças sem aviso
Outro problema enfrentado por muitos empreendedores é em relação às mudanças nos sistemas das prefeituras, afetando a emissão da Nota Fiscal de Serviço.
Infelizmente, é comum que elas ocorram sem aviso, principalmente quando há alteração na gestão municipal, ou seja, quando entra um novo prefeito .
Desta forma, você e sua equipe precisam compreender novamente as documentações utilizadas para conseguir emitir uma NFS-e corretamente.
Inclusive, há casos em que a prefeitura opta por substituir totalmente o sistema. Assim, você precisa se integrar novamente do zero.
Permissão ou não uso de RPS
Algumas prefeituras não permitem o uso do RPS, outras determinam que se utilize um modelo próprio municipal e outras nem sabem o que é isso . Dessa forma, você deve verificar essa questão em sua prefeitura ou perguntar ao seu contador.
Como você acompanha, o RPS (Recibo Provisório de Serviço) é um documento que permite a entrega da nota fiscal ao comprador, caso aconteça algum imprevisto, como falta de internet ou de energia.
Assim, o cliente não precisa aguardar a geração do seu documento fiscal pela prefeitura. O RPS é um facilitador em muitos casos, porém “nem tudo são flores”.
Hora de emitir NFS-e!
Saber como emitir NFS-e é fundamental para quem trabalha no mercado online, já que é esse documento que você deve gerar para vender cursos online , eBooks, webinars e outros.
Apesar de parecer algo complexo, como as eNotas, você tem tempo para focar em ações mais estratégicas para o seu negócio, já que o sistema fará todo o trabalho burocrático para você.
Agora que você já sabe como emitir nota fiscal de serviço eletrônico, descubra quando automatizar a emissão de notas fiscais !
em Belo Horizonte, desde 2011.
preciso saber como me cadastrar em outra prefeitura para não pagar mais imposto ainda, já que a empresa é de SP.
Ei Fábia, obrigado por prestigiar o nosso blog!
Como cada prefeitura tem características e exigências diferentes, é melhor você consultar o seu contador.
Ele é o profissional adequado para te ajudar nessas horas 😀
Gostaria de saber quanto tempo dura até que sua FNS-e seja liberada… Comprei uma mercadoria nas casas bahia e o produto ainda está em processo de liberação fiscal! desde já agradeço
Ei Mateus, tudo bem?
Geralmente, a nota é liberada quando o produto vai para a transportadora.
É ideal que você verifique essa informação com a loja que vendeu a mercadoria, pois cada empresa pode ter um processo diferente.
Abraços 🙂
Prezados, cuidado com a informação passada de forma incorreta! O XML da nota fiscal de serviço não segue nenhum padrão nacional. Cada prefeitura tem seu próprio layout, por isso até hoje não existe nenhum programa que consiga captar todas as notas recebidas de NFS-e, por termos centenas de prefeituras, cada uma com seu padrão de emissão de nota de serviço. Essa informação está errada, vocês devem acertar.
Ei Regiane, tudo bem?
Muuito obrigado.
Já atualizamos o conteúdo 🙂
É válido lembrar que quem usa o eNotas Gateway não precisa se preocupar com as variações do xml das prefeituras.
Abraços!
Boa tarde,
Efetuei a emissão de uma nota fiscal eletrônica na Prefeitura de São Paulo e enviei ao cliente em PDF, agora ele esta me pedindo o link da nota, pois tinha outro e-mail cadastrado para receber esse link e eles não receberam e precisam desse link, onde consigo esse link na prefeitura de SP por favor ?
BOM DIA
Preciso de ajuda, não consigo emitir nfs e, pois no meu sistema nao tem essa função.
tenho certificado digital, cnpj, e não consigo emitir nota.
Grata
Maria Cristina
Eu…. Pessoa Física posso emitir nota fiscal de serviço??
Agradeço o Retorno
Ei Lucas, tudo bem?
Como a Nota de Serviço é municipal, cada prefeitura tem regras próprias para a sua emissão.
E isso inclui a emissão de NFS-e por uma pessoa física.
Então, recomendo que você olhe no site de sua Prefeitura ou até mesmo peça a ajuda de um contador, ok?
Abraços 🙂
Olá tenho uma duvida, moro em sao paulo porem faço serviço em barueri e preciso emitir nota fical de serviço no trabalho em barueri, queria saber se eu posso emitir a nota fiscal pela prefeitura de são paulo ou teria que fazer pela prefeitura de barueri?
Ei Kleber, tudo bem?
A Nota Fiscal de Serviço deve ser emitida na cidade em que você presta o serviço. Se o seu serviço é presencial, ela deve ser emitida na prefeitura de Barueri.
Recomendo também que você procure a ajuda de uma contabilidade. Eles vão pode te orientar direitinho sobre o assunto!
Abraços!
Boa tarde sou estudante de ciência contábeis ja sei fazer o simpre nacional ja posso emitir notas ou so quando me formar!!
Olá, Ademir!
Primeiramente desejo sucesso aí nos seus estudos!
Em segundo lugar, respondendo à sua pergunta, emitir notas fiscais é uma obrigação para todo prestador de serviço.
Logo, independe da graduação do seu curso.
Abraço!
CONSIGO EMITIR NOTA FISCAL SEM CERTIFICADO DIGITAL?
Olá Victor! Beleza?
Temos um texto que responde sua dúvida! Confira aqui o link: https://enotas.com.br/blog/nfs-e-sem-certificado-digital/
Abraço!
Boa Noite.
Eu emiti uma NFS-e desde o site da refeitura do São paulo (Nota do Milhão), a empresa tomadora do serviço precisa do arquivo XML, alguem poderia me ajudar e me cnfirmar se a nota fiscal digital gerada é ja o XML, se não, como eu faço para gerar o XML da nota.
Muito Obrigado
PRECISO SOLICITAR AIDF PARA EMISSÃO NF DA PREFEITURA DE SÃO PAULO. COMO FACO?
Olá, Gilson! Tudo bem? Neste link da Secretaria da Fazenda de São Paulo, tem um passo a passo para fazer essa solicitação: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/aidf/Paginas/Pedido-de-AIDF.aspx