Acompanhe o nosso post e entenda como aumentar a produtividade dos setores da empresa ao melhorar o processo de compra e recebimento de mercadoria.
Produtividade. Uma palavra danada que é objetivo de muitas empresas no mercado. De fato, saber aumentar a produtividade dos setores da empresa, é um fator estratégico para o cumprimento de diversos objetivos de todos os negócios.
Neste post, você irá descobrir como melhorar o processo de compras e recebimento de mercadoria e como isso pode ajudá-lo a atingir essa meta de escalar a produtividade. Confira!
Como funciona o processo de compra e recebimento de materiais?
De modo geral, podemos dizer que esse processo compreende 5 etapas claras, no entanto, de um modo específico, isso pode variar conforme o perfil ou segmento da empresa.
Observe abaixo como o processo funciona:
1. Solicitação de Compras
Esta é a etapa em que se envia uma solicitação, geralmente via ERP ou e-mail, ao departamento de compras para a aquisição de algum material.
Mas qual o objetivo desta solicitação? Bom, neste caso, podemos destacar 3 razões centrais, veja:
- Especificar o produto a ser adquirido, com algumas definições técnicas que esse material precisa respeitar;
- Realizar a pró-memória e referência para essas novas aquisições (histórico de preços e etc);
- Iniciar o processo de compra do produto e informar a área que solicitou a aquisição que o procedimento foi iniciado.
2. Pedido de Compra
Após feita a solicitação e essa sendo recebida e aprovada, o departamento fará o pedido a um fornecedor, identificando: as especificações do produto, as quantidades, o orçamento e o prazo de entrega.
Um modelo de venda que vem ganhando força atualmente é o dropshipping. Se você ainda não tinha ouvido falar a respeito dessa técnica, então confira esse nosso post para ficar por dentro!
No caso de compras de rotina, a solicitação é feita utilizando um fornecedor já cadastrado e que com frequência de compras. Em outros casos, o departamento pode solicitar ofertas ou solicitar cotação antes de fazer o pedido.
Assim, nesta etapa, o objetivo é garantir o cumprimento das exigências contidas nos pedidos realizados.
3. Análise Tributária da Nota Fiscal Eletrônica emitida pelo fornecedor
Esta é a etapa em que depois do fornecedor fizer a emissão da devida nota fiscal eletrônica, dos produtos solicitados na compra, o departamento fiscal fará a análise da nota emitida.
Aqui, o objetivo é verificar se o documento está em compliance fiscal sobre a perspectiva de escrituração (como a tributação correta dos produtos, por exemplo).
4. Agendamento de Entrega
Essa etapa pode não fazer parte do processo de muitas empresas, mas é fundamental para garantir o recebimento das mercadorias, principalmente, quando ela precisa ser armazenada e necessita de espaço físico para isso.
Assim, o objetivo desta etapa engloba duas funções básicas:
- Ajustar o momento da entrega precisa ser agendado para evitar caminhões na portaria da empresa aguardando descarregar a mercadoria;
- Garantir que exista espaço físico suficiente para aquela mercadoria assim que ela.
4.1 Recebimento de Materiais
Nesta fase, o departamento de recebimento fará uma inspeção da mercadoria recebida para verificação de rotina. E a partir daí, toma-se duas providências:
- Notifica-se o financeiro que os materiais foram recebidos e é feito o lançamento em contas a pagar;
- Registra-se os dados do recebimento. Exemplo: data, informações sobre os itens, entre outros.
4. 2 Aprovação da nota fiscal
Esta é uma fase muito importante. Isso porque, se os equipamentos recebidos não estiverem conforme descrito na Nota fiscal eletrônica, bem como no pedido de compra ou estiverem danificados, será necessário solicitar a emissão de uma nota fiscal de devolução ao fornecedor.
Observação: Aproveite e verifique o nosso conteúdo sobre tipos de notas fiscais eletrônicas e tire suas dúvidas.
5. Efetuação do pagamento
Para finalizar, o pagamento é efetuado de acordo com as datas negociadas pelo setor de compras.
Durante toda essa análise, você pode compreender o funcionamento do processo como um todo.
Agora a grande pergunta é:
Mas e se não existir uma boa interação entre essas diversas áreas e setores que estão envolvidos nesse esquema? Como isso poderia prejudicar o seu negócio? E ainda, se você costuma ter esse tipo de problema, como solucionar?
Acompanhe as respostas a seguir e descubra que o aproveitamento de todas as vantagens dos documentos fiscais eletrônicos é um dos caminhos para os negócios crescerem. Vamos lá.
Ebook: As 18 principais perguntas sobre nota fiscal eletrônica
Como contornar a falta de interação entre os setores da empresa?
Não é novidade que o processo de compra e recebimento envolve a emissão de notas fiscais eletrônicas e isso é uma realidade em alta escala para muitas empresas.
São organizações de diferentes tamanhos e tipos de atuação e isso exige um processo muito bem claro para que não haja nenhum gargalo no processo.
E quando as coisas não dão certo, o grande vilão dessa história, são os procedimentos manuais e a má execução dos eventos fiscais.
Agora você pode estar se perguntando, mas por quê? Bom, vamos lá.
Ao adotar procedimentos manuais, você abre margem para ter os seguintes resultados:
- Falta de integração entre outras áreas da empresa;
- A visibilidade das etapas que compõem a entrega e recebimento fica prejudicada. Ou seja, os eventos fiscais da NFe: emitente, transportadora, fisco e a própria empresa, não são entendidos e vistos com clareza pelos setores da organização;
- Perda de eficiência, o que pode gerar prejuízos.
A partir daí, chegamos à principal pergunta: Então, como posso melhorar a interação entre os setores e garantir mais eficiência e produtividade?
A grande resposta para essa questão é saber trilhar com clareza e assertividade os eventos fiscais. Isso porque, eles podem auxiliar sua rotina de trabalho, melhorando a produtividade e gestão da sua área, bem como a integração com outros setores.
Veja como ter um acompanhamento constante dos eventos fiscais pode ajudar cada departamento que envolve a compra e recebimento de mercadoria:
Setor de Compras
Ao acompanhar os eventos fiscais, é possível saber antes da mercadoria sair do fornecedor, se as informações contidas na Nota Fiscal conferem com o pedido de compra.
Assim, você garante eficiência e evita futuras dores de cabeça. E, ao contar também com uma solução automática para consulta e monitoramento de notas fiscais, você também consegue identificar as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa.
Descubra Como identificar notas frias emitidas contra o seu CNPJ?
Setor Fiscal
Se a nota fiscal já foi emitida, é possível obter todas as informações desta nota, isto é, o XML diretamente do Fisco.
Assim, você será capaz de, ao analisar o documento emitido, identificar possíveis divergências fiscais, que podem ser corrigidas antes mesmo da mercadoria solicitada sair do fornecedor.
Esse processo pode ser automatizado via ERP, podendo gerar alertas quando as notas tiverem divergências para outros setores da organização, como por exemplo a área de compras.
Setor de Expedição/Logística
Depois que a área de compras faz o pedido de compra para o fornecedor, é papel do setor de Expedição, aguardar a entrega daquela mercadoria informada no pedido de compra.
Acontece que o problema é que o setor de expedição/Logístico não consegue saber qual é o status daquela mercadoria, quando ela ainda não chegou. Com os eventos fiscais, é possível:
- Ter um rastreio da mercadoria do momento que o fornecedor emite a NFe;
- Saber se o produto teve uma Carta de correção;
- Ficar por dentro do momento em que a mercadoria está com a transportadora ou se passou em algum posto de fiscalização;
- Se antecipar em situações de atraso, sem necessitar ligar para o fornecedor frequentemente;
- Acompanhar se a NFe teve seu status alterado, por exemplo, a nota é autorizada na SEFAZ, mas foi cancelada pelo fornecedor antes da mercadoria chegar na empresa. Isso evita a entrega de um produto com um documento cancelado;
- Preparar com antecedência o espaço físico para recebimento dos pedidos.
Setor Financeiro
Um dos grandes ganhos dos eventos fiscais para o setor Financeiro é ajudar no controle da previsão de pagamentos.
Se já existe um pedido de compra e a mercadoria já foi expedida pelo fornecedor, na Nota Fiscal têm os prazos de quando a compra será paga.
Além disso, o Financeiro pode identificar boletos de pagamento sem Nota Fiscal, ou com Notas Fiscais canceladas pelo fornecedor.
Setor de Exportação
O principal benefício para o setor de Exportação é ter acesso ao status do processo de desembaraço da mercadoria.
Isso pois, o SISCOMEX tem até 8 dias para vincular a NFe, por meio do evento de Averbação de Exportação.
Neste evento há todas as informações sobre o desembaraço, que podem ser baixadas diretamente pelo Fisco e arquivadas para eventuais exigências, garantindo, assim, os benefícios fiscais daquela operação.
Acompanhe o nosso guia e descubra o que é o código de benefício fiscal (cBenef) e entenda um pouco sobre o preenchimento dessa codificação nas notas fiscais.
Viu como ao acompanhar os eventos fiscais você pode ter um controle melhor do cenário e garantir a eficiência e a entrega de todos os processos de uma forma automatizada?
A decisão de estar um passo à frente da concorrência ao contar com esse tipo de análise é toda sua.
Qual a solução para realizar de forma efetiva a consulta de uma nota fiscal tomada?
Se você está pensando na possibilidade de se criar um recurso para consultar essas notas, mas vá por mim, esse caminho pode demandar mais tempo e energia do que você possa imaginar.
Criar uma solução eficaz, do zero, dentro desse meio caótico que é a NFS-e, é um desafio maior do que aquele que o Frodo teve, de jogar o anel no vulcão que fica dentro da Montanha da Perdição.
Isso pois, para cada novo município que você quiser disponibilizar essa ferramenta, será necessário fazer tudo de novo. Isto é, quando houver um web service de consulta.
Portanto, a não ser que você realmente deseje passar por toda essa aventura misturada com terror… eu não indicaria esse caminho.
Bom, como você pode perceber, trata-se de um trabalho que não otimiza o seu tempo, nem sequer é estável, uma vez que o sistema sofre diversas instabilidades durante as semanas.
A boa notícia é que existem meios bem mais práticos, estáveis, confiáveis e, principalmente, automatizados de se fazer a consulta.
Basta recorrer a um software que realize todo o trabalho automaticamente por você, eliminando a necessidade do trabalho manual.
Fazendo isso, você vai economizar tempo e, ainda, garantirá mais segurança para o seu negócio, já que o trabalho automático não estará sujeito a esquecimentos ou erros humanos.
E, dentro desse cenário surge o eNotas Consulta, uma ferramenta capaz de monitorar suas notas fiscais na velocidade da luz.
Por aqui, você será capaz de consultar as notas fiscais dos últimos 12 meses em poucos segundos a qualquer momento - é automágico!
Uma simples integração te permite monitorar, tanto notas fiscais tomadas, quanto emitidas, com zero adaptação! É tão simples, que a estrutura do JSON é a mesma, observe:
Todas as informações na ponta do código. Do tomador ao valor dos impostos, número, protocolo, descrição... ao XML e PDF da prefeitura.
São vários os benefícios! Chega de esquentar a cabeça por não conseguir monitorar uma nota fiscal:
Detector de nota cancelada
Fique sabendo se uma nota tomada foi cancelada para você tomar ações rápidas e evitar dores de cabeça.
E também de nota emitida!
Seja um espelho da prefeitura, fique sabendo de todas as notas fiscais emitidas pelas empresas de seus clientes quase em tempo real - inclusive, se alguma nota foi cancelada.
Não há a necessidade de certificado digital na maioria das cidades! Ficou simples incluir muito mais empresas no seu monitoramento já que o certificado digital é opcional em centenas de cidades.
A lição mais importante: Não deixe para depois!
Recorrer a uma solução eficiente e simples, permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas. Esse é o momento de deixar as dores e as preocupações para trás e seguir o caminho automatizado.
Trata-se de um cuidado que não pode ser visto como um excesso de zelo, mas sim, como mais uma atribuição de checagem dos dados vitais na rotina contábil da sua empresa.
E aí, o que vai ser? Quer mesmo continuar consultando nota fiscais manualmente?
Vivencie a melhor experiência em automação fiscal da galáxia!
Conheça o eNotas Consulta
em Belo Horizonte, desde 2011.