Confira nosso guia e entenda quão fundamental é consultar notas fiscais de serviços tomados para a escalabilidade do seu negócio!
A nota fiscal eletrônica surgiu para diminuir as burocracias e modernizar os processos tributários.
Existem diversos tipos, mas, se você é prestador de serviços, é fundamental que saiba como emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
E, para além disso, é super importante entender como fazer a consulta e entender quão fundamental é a consulta das notas fiscais de serviços tomados para a escalabilidade do seu negócio. Você pode fazer essa consulta de algumas formas:
- Pelo sistema de algumas prefeituras;
- Por um software pago;
- Pela plataforma do SPED (EFD-Reinf).
Neste post, você vai obter as respostas para essas questões e entenderá as vantagens, dificuldades de se fazer esse processo de consulta/emissão manual e como a automatização dessa atividade pode te ajudar a escalar. Confira!
O que é e como funciona a emissão de uma Nota Fiscal de Serviço?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é o documento emitido para comprovar uma prestação de serviço de qualquer natureza. Ex: Clínicas médicas, escolas, academias e consultorias em geral.
No caso da NFS-e, a emissão é realizada pelo site da prefeitura do município em que a empresa prestadora está sediada.
Além da NFS-e, há outros tipos bastante utilizados no Brasil, como a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).
O principal desafio é que os órgãos municipais não possuem um padrão de emissão, podendo exigir certificado digital, login e senha e muito mais.
Depois disso, é preciso fazer um credenciamento da sua empresa no site da prefeitura. Um ponto de atenção é que os MEI's ficam obrigados a emitir nota fiscal de serviço no portal nacional.
Se você tiver dúvidas em relação ao seu regime de tributação e CNAE, consulte o seu contador.
Quanto maior o número de prefeituras integradas, maior a dificuldade, pois cada uma conta com suas particularidades e estão a todo momento passíveis de sofrer alterações.
Como consultar notas fiscais de serviços tomados?
As notas fiscais de serviços tomados são aquelas emitidas contra o seu CNPJ. São esses documentos que fazem a identificação das operações na qual você representaria o tomador (contratante) de um terceiro, um prestador de serviços.
Você pode fazer essa consulta de algumas formas:
1. Pelo sistema da Prefeitura
Como você viu, cada cidade tem seu próprio sistema. Por isso, para consultar uma NFS-e tomado você pode acessar o portal da prefeitura onde o serviço foi feito e seguir os passos que o sistema indica.
2. Plataforma de Automação Fiscal
Outra opção é contar com um sistema de emissão e consulta de notas, que permite consultar as notas fiscais de serviços tomados. Essas ferramentas conectam-se ao sistema das prefeituras e coletam as notas recebidas automaticamente.
3. Receita Federal e Plataforma do SPED (EFD-Reinf)
As empresas obrigadas a usar o SPED podem consultar notas usando o EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais), que inclui informações sobre notas de serviços tomados.
No entanto, as funções da ferramenta funcionam melhor para um controle contábil do que para a consulta direta.
Qual o principal desafio na hora de consultar uma nota fiscal de serviço tomado?
Para essa pergunta, não resta dúvida: A resposta é a descentralização da NFS-e.
Se você já está familiarizado com a área de prestação serviços, sabe que existem diversos padrões de NFS-e em todo país.
Isso pois, assim como o XML de emissão, o XML autorizado de uma NFS-e também pode oscilar de acordo com o padrão utilizado pelas prefeituras.
E tem mais! Para além de toda essa burocracia, o método de se efetuar uma consulta dos XMLs das notas que são emitidas contra o seu CNPJ também pode variar!
Ebook: As 18 principais perguntas sobre nota fiscal eletrônica
Então... qual a solução para realizar de forma efetiva a consulta de uma nota fiscal de serviço tomada?
Acredito que você deva estar pensando na possibilidade de se criar um recurso para consultar essas notas, mas vá por mim, esse caminho pode demandar mais tempo e energia do que você possa imaginar.
Criar uma solução eficaz, do zero, dentro desse meio caótico que é a NFS-e, é um desafio maior do que aquele que o Frodo teve, de jogar o anel no vulcão que fica dentro da Montanha da Perdição.
Isso pois, para cada novo município que você quiser disponibilizar essa ferramenta, será necessário fazer tudo de novo. Isto é, quando houver um web service de consulta.
Todas as informações na ponta do código. Do tomador ao valor dos impostos, número, protocolo, descrição... ao XML e PDF da prefeitura.
São vários os benefícios, chega de esquentar a cabeça por não conseguir monitorar uma nota fiscal:
Detector de nota cancelada
Fique sabendo se uma nota tomada foi cancelada para você tomar ações rápidas e evitar dores de cabeça.
E também de nota emitida!
Seja um espelho da prefeitura, fique sabendo de todas as notas fiscais emitidas pelas empresas de seus clientes quase em tempo real - inclusive, se alguma nota foi cancelada.
Não há a necessidade de certificado digital na maioria das cidades! Ficou simples incluir muito mais empresas no seu monitoramento já que o certificado digital é opcional em centenas de cidades.
A lição mais importante: não deixe para depois!
Recorrer a uma solução eficiente e simples, permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas. Esse é o momento de deixar as dores e as preocupações para trás e seguir o caminho automatizado.
Trata-se de um cuidado que não pode ser visto como um excesso de zelo, mas sim, como mais uma atribuição de checagem dos dados vitais na rotina contábil da sua empresa.
Para isso, conte com um software que automatize sua emissão fiscal, para que você possa focar em tarefas mais estratégicas no seu negócio e manter suas obrigações em dia.
Saiba mais sobre o software de emissão fiscal e como ele pode ajudar seu negócio a crescer!
em Belo Horizonte, desde 2011.