A contabilidade digital é um método virtual e tecnológico que transforma os serviços contábeis de um escritório.

Essa forma nada mais é do que a revolução da contabilidade para os tempos mais modernos em que processos, rotinas e a automação estão mais presentes na vida das pessoas.

Ao contar com a tecnologia, as pessoas envolvidas na contabilidade digital possuem mais autonomia para otimizar seu trabalho, deixando-o mais estratégico e com melhores serviços.

Então, confira melhor o que é a contabilidade digital, as suas vantagens e por que você e sua empresa precisam considerar uma rotina com mais automação.

O que é a contabilidade digital?

A contabilidade digital é o modelo que incorpora tecnologias na rotina de trabalho do contador e permite a integração com clientes e fornecedores. Em outras palavras, ela fomenta o aumento de produtividade e de segurança no dia a dia contábil da gestão.

Esse modelo permite obter informações mais precisas e de maneira mais ágil, de forma que a tomada de decisão seja feita mais rapidamente.

O uso da tecnologia e da internet facilita o compartilhamento de documentos, informações e permite a automação de processos, possibilitando uma contabilidade ainda mais estratégica para a empresa, clientes e fornecedores.

Com a contabilidade digital, o setor se torna ainda mais estratégico, fazendo com que suas rotinas sejam menos manuais e mais ágeis. Dessa forma, as pessoas possuem mais tempo e dedicação para tomadas de decisões mais acertadas.

Sem esquecer da diminuição dos processos manuais que consequentemente elimina erros e deixa o contador com rotinas mais estratégicas.

Quais são as vantagens de ter uma contabilidade digital?

Assim como em diversas outras áreas de atuação, as tecnologias estão ganhando cada vez mais espaço. 

A fim de aproveitar as oportunidades, a contabilidade digital utiliza ferramentas e sistemas para automatizar processos e garantir a satisfação do cliente, como um emissor de nota fiscal automático.

Confira abaixo os benefícios dessa metodologia:

Redução dos custos operacionais

A internet e outras tecnologias criam novos caminhos para o crescimento de um negócio. Como não existem restrições para alcançar clientes e negociar com parceiros, é possível encontrar as melhores opções disponíveis no mercado.

Além disso, não é preciso mais armazenar grandes quantidades de papel, já que muitos documentos, como a nota fiscal eletrônica, podem ser digitalizados.

Como consequência disso, você reduz custos operacionais no empreendimento digital e pode investir em outras áreas mais importantes.

Maior escalabilidade

Quem não opta pela contabilidade digital tem dificuldades para enviar informações e documentos contábeis para o parceiro. 

Isso quer dizer que a contabilidade digital oferece a integração de sistemas, facilitando a troca de dados, declarações, certificados e contratos.

Essa questão parece simples, mas imagine que o seu negócio está crescendo exponencialmente nos últimos meses.

Será que o modelo tradicional de contabilidade conseguirá oferecer todas as funcionalidades que você precisa, sem exigir o investimento de grandes quantias financeiras?

Saiba que, graças ao uso da internet, a escalabilidade de sua gestão é uma possibilidade forte.

Performance financeira otimizada

A automação de processos é um dos principais fatores que garantem a excelência na prestação de serviço. Isso ocorre porque as chances de erros são drasticamente reduzidas. Lembre-se de que tudo pode ser verificado pelo contador contratado também, aumentando a sua performance.

Todas essas questões convergem para um único ponto: a análise completa da situação contábil do empreendimento. Ou seja, todos os dados podem ser verificados antes que você tome qualquer decisão.

Ferramentas, como o fluxo de caixa, se tornam mais precisos e é possível focar no crescimento e no alcance das metas estabelecidas anteriormente.

Um exemplo que esclarece esse benefício é o planejamento tributário. Quando realizado corretamente, ele possibilita a redução da carga de impostos, sempre considerando a legislação.

Em resumo, ao contratar um escritório de contabilidade digital, é possível:

• evitar pagamentos de impostos indevidos;

• manter a empresa legalizada;

• adiar a incidência de multas.

Maior produtividade

A contabilidade digital torna tarefas manuais, como lançamentos contábeis, emissão de notas fiscais e reconciliação bancária, mais ágeis.

Isso faz com que as pessoas envolvidas nestes processos tenham mais tempo para atividades estratégicas e complexas.

Sem esquecer que a digitalização elimina a necessidade de papéis e arquivos físicos, fazendo com que suas consultas, assinaturas e envio sejam mais rápidos.

Confira: Emissão manual de nota fiscal: os 6 maiores riscos que quebram negócios 

Descentralização das informações

A contabilidade digital faz com que as informações e arquivos possam ser acessados com facilidade e de qualquer lugar.

Aliás, esse acesso remoto permite que várias pessoas possam trabalhar simultaneamente nas mesmas tarefas, aumentando a produtividade e a agilidade.

Essa descentralização não significa, porém, que as informações contábeis possam estar disponíveis a todos. Com uma gestão eficiente, é possível limitar acessos e permitir que apenas as pessoas certas a acessem.

Segurança

Graças à LGPD, todos os processos digitais precisam ter muito cuidado com os dados de terceiros.

Por isso, para implementar a contabilidade digital em sua empresa, é preciso certificar que seu negócio ou a contabilidade atenda aos requisitos da lei.

Ela não é só uma obrigação, como é o resguardo que as informações contidas em sua empresa estão seguras.

Há também a segurança de armazenamento. Uma contabilidade digital eficiente utiliza drives com backups e manutenção constante, fazendo com que as informações não sejam perdidas.

Economia com recursos

É evidente que digitalizar processos antes manuais, você e sua empresa podem ter um ganho muito grande com economia e investimento, certo?

Por exemplo, as pessoas que operavam com processos manuais se tornam mais estratégicas, fazendo com seu investimento seja melhor na capacitação delas para tarefas menos processuais e mais decisórias.

Sem esquecer da eliminação de insumos físicos. E aqui está a grande economia da contabilidade digital: a eliminação de gastos com papel, arquivos físicos, toners e outros materiais utilizados em rotinas tradicionais.

Que, consequentemente, gera uma otimização de espaço já que não há necessidade de locais físicos para armazenar documentos contábeis e nem de manutenção desses lugares.

Isso pode, inclusive, ser uma possibilidade de ter uma equipe remota, reduzindo custos operacionais de seu escritório.

Principais ferramentas para a contabilidade digital

A contabilidade digital tem um propósito ligado à tecnologia e à internet. Ambas permitem que ferramentas sejam criadas e usadas em uma rotina mais otimizada e produtiva, tornando a pessoa contadora e demais colaboradores mais estratégicos.

Confira as principais ferramentas para a contabilidade digital e o que considerar em cada uma.

ERP de Sistema de Gestão Contábil

A ERP ajuda na gestão da contabilidade digital, automatizando processos, organizando as finanças e gerando relatórios completos para análise.

Além de oferecerem esses recursos, é importante que esse sistema consiga fazer registros de transações, geração de boletos e ter uma boa integração com outras plataformas, como o emissor de notas.

É importante que você considere que esse ERP tenha automação de lançamentos contábeis, geração de relatórios fiscais, controle do fluxo de caixa, gestão de estoques, conciliação bancária, entre outras funcionalidades. 

Gestão de tarefas

Um sistema de gestão de tarefas ajuda a centralizar todos os processos com seus respectivos responsáveis e prazos de maneira sistêmica.

Esse sistema precisa entender todos os processos de sua empresa na contabilidade digital, de modo que se compreenda qual o fluxo ideal para cada entrega.

Além, claro, de fornecer informações sobre cada processo para que, principalmente a gestão, possa acompanhar cada entrega.

Alguns nomes podem fazer isso bem, como o Trello, o Clickup, o Asana e o Jira.

Plataforma de armazenamento em nuvem

Não tem como falar em processos com arquivos digitais sem falar de um drive em nuvem. É aqui que seus documentos precisam ficar e dar acesso a todos os colaboradores que precisam deles.

O armazenamento em nuvem precisa não só ajudar a guardar os documentos, mas também assegurar a segurança deles.

Alguns nomes do mercado são bem conhecidos, como o Google Drive, o OneDrive e o iCloud.

Certificado digital

Essa ferramenta ajuda a conferir validade aos documentos que sua empresa gerencia, sobretudo aqueles que possuem assinaturas.

Ele é uma autenticação, portanto, e por isso mesmo fundamental para dar validade jurídica aos seus arquivos.

O certificado digital utiliza segurança criptografada para dar essa validação.

Assegure também que tenha um sistema de assinatura eletrônica que utiliza o certificado para dar ainda mais segurança e validade aos seus documentos.

Confira: Certificado digital para contabilidade: tudo o que você precisa saber 

Software de emissão de notas

Por fim, um emissor de notas dará toda agilidade que um setor fiscal e contábil precisa para a gestão de NFe.

Esses softwares são uma alternativa aos sistemas de emissão de prefeitura e da Secretaria da Fazenda dos estados. Isso porque eles conseguem automatizar esse processo, de modo que basta cadastrar seus clientes para fazer uma geração facilitada.

Além disso, o software independe da disponibilidade dessas plataformas, fazendo comunicação constante com o servidor deles e emitindo de maneira automática quando estiver estabilizado.

Sem esquecer que um bom software de emissão de notas pode enviar a NFe automaticamente para o cliente e gerar um novo documento de modo automático, ideal para quem tem recorrência.

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