Contabilidade digital: o que é e como aplicar no negócio

Quem acompanha o nosso blog sabe como o contador deve atuar como parceiro de um negócio digital.

Já se foi o tempo em que esse profissional era requisitado apenas para declarar o Imposto de Renda corretamente. Hoje em dia, o contabilista deve atuar como o braço direito de qualquer empresa.

Muitos empreendedores têm dificuldades na hora de escolher a melhor parceria, pois existem várias opções no mercado. É importante saber analisar vários quesitos antes de tomar qualquer decisão.

A contabilidade digital surge como uma ótima opção para quem deseja aumentar a produtividade da empresa e fomentar o uso de novas tecnologias.

Como essa é uma forte tendência do mercado, este post vai mostrar para você como ela funciona, quais são os seus principais benefícios e muito mais.

O que é a contabilidade digital?

Modelo que incorpora tecnologias na rotina de trabalho do contador e permite a integração com clientes e fornecedores. Em outras palavras, a contabilidade digital fomenta o aumento de produtividade e de segurança no dia a dia contábil da gestão.

Nessas horas, a internet tem um papel fundamental. A web facilita o compartilhamento de documentos, informações e até mesmo a realização de videoconferências. Também chamada de contabilidade 2.0, ela é uma oportunidade para reduzir erros e despesas.

Quais são as vantagens da contabilidade digital?

Assim como em diversas outras áreas de atuação, as tecnologias estão ganhando cada vez mais espaço. A fim de aproveitar as oportunidades que surgem, a contabilidade digital utiliza ferramentas e sistemas para automatizar processos e garantir a satisfação do cliente, como um emissor de nota fiscal automática.

Veja abaixo os benefícios dessa metodologia:

Redução dos custos operacionais

A internet e outras tecnologias derrubam as barreiras para o crescimento de um negócio. Como não existem restrições para alcançar clientes e negociar com parceiros, é possível encontrar as melhores opções disponíveis no mercado.

Além do mais, não é preciso mais armazenar grandes quantidades de papel, já que muitos documentos, como a nota fiscal eletrônica, podem ser digitalizados.

Como consequência disso, você reduz custos operacionais no empreendimento digital e pode investir em outras áreas mais importantes.

Maior escalabilidade

Quem não opta pela contabilidade digital passa por poucas e boas para enviar informações e documentos contábeis para o parceiro. Isso quer dizer que a contabilidade 2.0 oferece a integração de sistemas, facilitando a troca de dados, declarações, certificados e contratos.

Essa questão parece simples, mas imagine que o seu negócio está crescendo exponencialmente nos últimos meses. Será que o modelo tradicional de contabilidade conseguirá oferecer todas as funcionalidades que você precisa, sem exigir o investimento de grandes quantias financeiras?

Saiba que, graças ao uso da internet, a escalabilidade de sua gestão é garantida.

Performance financeira otimizada

A automação de processos é um dos principais fatores que garantem a excelência na prestação de serviço. Isso ocorre, pois as chances de erros são drasticamente reduzidas. Lembre-se de que tudo pode ser verificado pelo contador contratado também, aumentando a sua performance. 

Todas essas questões convergem para um único ponto: a análise completa da situação contábil do empreendimento. Ou seja, todos os dados podem ser verificados antes que você tome qualquer decisão.

Ferramentas, como o fluxo de caixa, se tornam mais precisos, e é possível focar no crescimento e no alcance das metas estabelecidas anteriormente. 

Um exemplo que esclarece esse benefício é o planejamento tributário. Quando realizado corretamente, ele possibilita a redução da carga de impostos, sempre considerando a legislação.

Em resumo, ao contratar um escritório de contabilidade digital, é possível:

  • evitar pagamentos de impostos indevidos;
  • manter a empresa legalizada;
  • adiar a incidência de multas.

O que considerar antes de tomar uma decisão?

Após descobrir os benefícios da contabilidade 2.0, chegou o momento para você entender melhor os conceitos que devem nortear a sua escolha.

Confira a seguir as questões que não podem ser deixadas de lado:

Não avalie apenas o preço

Alguns empreendedores consideram apenas o preço do contrato na hora de escolher uma contabilidade digital — e isso é algo que deve ser evitado de qualquer forma.

Na verdade, analisar apenas a questão financeira é uma péssima ideia no caminho rumo ao crescimento da gestão. Em muitos casos, a escolha mais barata não é aquela que tem maior qualidade, e não poderia ser diferente com a contabilidade 2.0.

Por isso, é muito importante que você analise todos os fatores envolvidos, como o tempo de resposta, a credibilidade do parceiro no mercado e os serviços que estão agregados na plataforma. 

Não se esqueça de que cada centavo investido nessa parceria pode trazer bons retornos no futuro. 

Analise o atendimento

Atender bem ao cliente é um dos pilares de qualquer negócio, não é mesmo? A contabilidade digital também deve ter um ótimo atendimento e formas flexíveis de realizá-lo. 

Não pense que esse assunto é banal, pois, quando menos você espera, pode ser necessário falar com o seu contador. Se não existem canais de qualidade para realizar esse diálogo, prepare-se para perder algumas noites de sono.

Algumas situações, como o pagamento de impostos indevidos ou a perda de prazos de multas, colocam em risco a estabilidade financeira do empreendimento. Portanto, verifique como a empresa a ser contrata se relaciona com os clientes e veja qual mais se adéqua ao seu perfil.

Tenha em mente também que a mobilidade deve ser uma das prioridades do parceiro. Hoje em dia, os telefones celulares e tablets estão presentes em grande parte da vida de um empreendedor. Contratar um serviço que não tem funcionalidades mobile é algo arriscado.

Imagine que você está fora da empresa e precisa verificar alguns dados contábeis antes de entrar em uma reunião. Uma plataforma completa de gestão contábil online permite que você realize essas tarefas com poucos cliques, a qualquer hora ou lugar.

Veja se o parceiro está regularizado

Profissionais contábeis só podem assinar relatórios, balancetes e outros documentos quando estão devidamente registrados no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Desse modo, é essencial que você verifique se os profissionais envolvidos estão cadastrados corretamente.

Assim como a sua empresa sempre deve estar regularizada, o escritório de contabilidade digital também precisa atuar dentro da lei.

Preze pela segurança de dados

As empresas contábeis lidam diariamente com informações confidenciais de vários negócios. Quando não há um sistema bem preparado, todos os dados ficam vulneráveis à ação de hackers e invasores, por isso, avalie quais são as ferramentas e as medidas de proteção contra a ação de terceiros.

O armazenamento de dados na nuvem surge com uma boa alternativa, pois é seguro e possibilita o acesso onde quer que você esteja. A facilidade para criar e gerenciar backups é outra questão a ser considerada também.

E tem mais: essa é uma solução escalável, bastando que você solicite o aumento do espaço de armazenagem quando for necessário. 

Conclusão

A partir de agora, você sabe como a contabilidade digital é uma tendência que não pode ser esquecida por um empreendedor. Ela facilita a comunicação entre empresas e escritórios de contabilidade, tornando as suas decisões mais eficientes e respeitando as legislações tributárias do nosso país.

E não se esqueça: o contador não é substituído. Na verdade, ele utiliza a internet como uma importante ferramenta para se aproximar do mercado e dos clientes. Portanto, faça uma pesquisa e encontre um contador adequado às suas exigências e veja como é possível otimizar o desempenho de sua empresa. 

O que você achou deste conteúdo? Quer aprender mais sobre o assunto? Então continue com a gente e descubra como o seu contador deve buscar as suas notas fiscais!

About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

  • Victor V Sthel disse:

    Oi, Gabriel, excelente post, como você falou tem muitas vantagens e também deve ter alguns cuidados. A meu ver a contabilidade digital veio para ajudar tanto o empresário como o contador. Para o contador evita o retrabalho e ajuda atuando como um agente transformador de negócios principalmente para Micro e Pequenas Empresas. E para a empresa a contabilidade digital ajuda o empresário a gastar menos tempo na preparação de documentos, impressões, etc… e mais tempo no seu negócio.

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