(Clique no player abaixo para ouvir a narração do nosso post sobre Controle de Vendas. Deixe nos comentários o que você achou!)

Controle de vendas é o termo usado para definir uma sequência de ações que organiza os processos comerciais.

Se você ainda acha que apenas a área comercial deve se preocupar com isso, é melhor mudar de ideia quanto antes. Vários setores de uma empresa interferem no controle de vendas, como:

• administrativo;

• infraestrutura;

• marketing.

Como é preciso interligar os envolvidos e fazer com que todos trabalhem em conjunto, o controle de vendas precisa ser adotado corretamente em seu negócio.

A partir disso, é possível alinhar o fluxo de caixa, a emissão e o recebimento de notas fiscais, o gerenciamento do estoque e vários outros aspectos.

Ao ler este conteúdo, você entenderá mais sobre o como fazer controle de vendas para começar a aplicar agora em sua empresa.

O que é o controle de vendas?

É uma estratégia utilizada dentro de uma empresa e engloba diversos setores. O objetivo principal é aumentar a organização dos fluxos relacionados aos processos de venda, desde o recebimento da matéria-prima até o envio da mercadoria para o cliente.

Além disso, também é utilizado para planejamentos de ações. Com a coleta e o armazenamento de dados, é possível tomar decisões baseadas no histórico de negociações.

Por mais que isso pareça simples, o controle de vendas facilita a descoberta de gargalos operacionais e oportunidades para aumentar o número de negociações.

Entenda melhor como essa estratégia deve ser estruturada:

Controle financeiro

É o detalhamento de valores que entram e saem do caixa por dia, por mês e por ano. E isso está diretamente relacionado ao fluxo de caixa e à conciliação bancária.

Ao documentar tudo que acontece em seu setor financeiro, todas as despesas e os lucros são acompanhados de perto.

Como consequência disso, você sabe, por exemplo, quanto há de capital de giro para fazer investimentos, contratar novos funcionários para os times de venda e de marketing ou até assinar uma ferramenta de automação para Instagram.

Controle de estoque

É o armazenamento e controle de matéria-prima, de produtos, de utensílios e maquinários utilizados na produção de mercadorias. E não pense que prestadores de serviço não devem ter um bom controle de estoque.

Se você produz cursos online, provavelmente, tem câmeras e equipamentos de gravação, certo? Todos devem ser armazenados corretamente.

E tem mais: até mesmo as pilhas utilizadas em teclados precisam ser documentadas para você poder ter um controle de vendas perfeito.

É preciso tomar cuidado com o tamanho do estoque também. Grandes quantidades armazenadas desnecessariamente indicam capital parado, além de gerar despesas com o aluguel do espaço, limpeza e segurança.

Quem consegue reduzir despesas com estoque sem colocar a qualidade em risco pode diminuir o preço de venda, tornando-se mais competitivo no mercado.

Portanto, defina o volume ideal de estoque para o seu negócio atender às demandas.

Emissão de notas fiscais

Emitir notas fiscais manualmente pode ser um grande desafio para empreendedores. Além disso, quando uma empresa emite notas fiscais manualmente, o risco de ocorrer algum erro é bem grande por se tratar de um processo muito burocrático.

Automatizar a emissão de notas fiscais simplifica a rotina atarefada da empresa, deixando mais tempo disponível para as outras atividades.

Mas como isso funciona?

Um emissor inteligente está conectado aos principais meios de pagamento do mercado. Com isso, é possível emitir notas fiscais automaticamente para cada venda realizada.

O uso dessa ferramenta permite que você escolha o momento da emissão também, seja antes ou depois do término da garantia.

E não para por aí. Quem utiliza um ERP para gerenciar o negócio pode utilizar uma API REST para se comunicar com todas as Prefeituras e as Secretarias da Fazenda do país.

Desse modo, a empresa consegue gerar guias de pagamento de impostos completas e combater a sonegação fiscal.

Diversificação dos meios de pagamento

Diversificar com os principais meios de pagamento para os clientes afeta diretamente o desempenho das vendas.

Diversas vezes, os clientes possuem restrições a um tipo de pagamento, como crédito ou dinheiro.

Por isso, ao realizar oferecer várias opções, o número de vendas tende a aumentar significativamente, já que o consumidor pode escolher como pagar.

Portanto, trabalhe com formas de pagamento diferentes, como várias bandeiras de cartão de crédito, boleto e até mesmo programas de fidelidade.

Tenha em mente que é importante verificar as taxas de parcelamento também.

Relacionamento com o cliente

Estabelecer um bom relacionamento com os seus clientes é fundamental para fortalecer uma marca no mercado.

Usuários ou consumidores satisfeitos podem, por exemplo, realizar novas compras e até mesmo indicar o seu empreendimento.

Portanto, um dos seus principais objetivos deve ser fidelizar os clientes em seu controle de vendas. Tenha muita atenção com os feedbacks recebidos também.

Se você tem um software SaaS, é imprescindível escutar o que os seus usuários têm a dizer sobre as funcionalidades do sistema, visando a sua melhoria contínua.

Com esses passos, você pode implementar um controle de vendas por cliente, para ter acesso a métricas, como ticket médio, e personalizar estratégias para fidelizá-lo.

Veja também:

 Atendimento ao cliente: por que centralizar os canais de comunicação?

Carteira de clientes: como organizar para aumentar as vendas na sua empresa

Quais são os benefícios do controle de vendas?

Dentro da gestão comercial, o controle de vendas é a chave principal para alavancar o negócio, por estudar e propor melhorias no negócio e na logística de produtos e de materiais.

Confira mais sobre as suas principais vantagens abaixo:

Facilita a sua gestão financeira

Com o amplo alcance do controle de vendas, é possível melhorar a gestão financeira da empresa, pagar impostos em dia e mantê-la dentro da lei.

Consequentemente, os resultados são otimizados e você tem mais facilidade para fazer investimentos.

Simplifica o seu fluxo de caixa

Quando se define o estoque ideal e obtém o controle financeiro, o fluxo de caixa é simplificado.

Isso acontece porque as entradas e as saídas de valores financeiros se tornam consistentes e frequentes.

Em outras palavras, as informações contidas em seu fluxo de caixa são condizentes com aquilo que acontece no empreendimento.

Não há, por exemplo, o desencontro de dados entre o que está estocado e aquilo que foi comprado em um determinado mês.

Desse modo, você deixa os achismos e os improvisos no passado e toma decisões eficientes.

Aumenta o desempenho das suas equipes

O time comercial precisa ter autonomia para tomar atitudes sem que haja interferência externa. Além do mais, é preciso que os dados que formam o controle de vendas sejam verdadeiros também.

Como tudo é rigorosamente controlado e documentado, é possível eliminar falhas. Com isso, a performance da equipe de vendas é otimizada, convencendo mais clientes e aumentando a taxa de conversão.

Como aplicar o controle de vendas no seu negócio?

O controle de vendas interliga vários processos. O desempenho de cada um deles é o que influencia no crescimento de uma empresa.

Para otimizá-lo, aplique as dicas abaixo:

Documente todas as vendas

Um erro comum em muitas empresas é não documentar as vendas realizadas e as oportunidades perdidas.

Isso parece simples, mas é a partir disso que você consegue entender as atitudes corretas e erradas tomadas no processo de negociação.

Um profissional pode ter todo o discurso de venda e as suas estatísticas em sua cabeça, contudo, é fundamental registrar todas as interações com os clientes e que fim elas tiveram.

Imagine que o vendedor de uma empresa decide deixar o time. Quando as informações não são documentadas, será impossível dar continuidade ao trabalho feito por ele e até mesmo treinar um novo funcionário.

Ao estruturar a documentação de venda, as ferramentas de CRM te ajudarão bastante, já que automatizam e padronizam muitos processos, agilizando a rotina e registro de vendas e clientes.

Nessas horas, é importante selecionar dados de leads e de clientes relevantes para o seu negócio, que podem ser:

• idade;
• região de residência;
• sexo;
• preferências;
• ticket médio, entre outras.

Utilize ferramentas de gestão

Algumas tarefas, se forem feitas manualmente, tomam um enorme tempo da rotina, não é mesmo?

No caso de empresas menores, automatizar processos pode parecer algo desnecessário.

Entretanto, com o passar do tempo, gerenciar atividades e equipes manualmente transforma-se em um grande pesadelo — principalmente quando se trata do controle de vendas.

Os volumes de informações e de profissionais crescem e você não consegue controlá-los corretamente.

A fim de solucionar esse problema, você pode utilizar ferramentas de gestão de projetos e equipes para automatizar e simplificar tarefas.

Uma das ferramentas de gestão que te auxiliará nos processos burocráticos e financeiros é a ContaAzul.

O sistema tem diversas funcionalidades, como:

• controle financeiro;
• emissão de boletos;
• geração e registro de venda, de ordens de serviço  e orçamento;
• emissão automática de NFS-e;
• conciliação bancária;
• importação de NF-e de entrada.

Existem outras opções disponíveis no mercado. Portanto, analise qual é a melhor ferramenta de gestão para o seu negócio e otimize o seu tempo.

Crie um funil de vendas

O funil de vendas é o detalhamento da jornada do cliente. Esse caminho se inicia no primeiro contato de uma pessoa com a empresa, e é finalizado com a compra.

PS: a partir desse momento, inicia-se outra etapa: a de sucesso do cliente. Mas isso é um assunto para outro post, ok?

A jornada de um cliente em uma empresa pode ter a seguinte ordem:

•  aprendizado: o consumidor ainda não sabe o que quer. Ele ainda não sabe que tem um problema. Por exemplo, quem emite nota fiscal manualmente pode, por exemplo, nem conhecer a existência de uma ferramenta de emissão automática.
• reconhecimento: momento em que o cliente descobre que tem um problema e conhece as suas consequências. Nessas horas, muitos fazem pesquisas, baixam ebooks e acabam se tornando lead do seu negócio, preenchendo formulários.
• consideração: etapa em que o cliente já reconheceu a sua dor e começa a avaliar diversas soluções, serviços ou produtos.
• decisão: ponto em que a compra é realizada.

Após conhecer essa jornada detalhadamente:

Defina e avalie a necessidade de cada etapa do seu funil

Cada etapa do funil de vendas possui uma característica específica. Por isso, é importante analisar o que é necessário em cada um desses passos.

No topo do funil, por exemplo, o cliente tem pouco ou nenhum conhecimento da sua empresa. Por isso, é necessário demonstrar empatia e não ser invasivo.

Nessa etapa, é possível incluir iscas digitais, a fim de capturar mais informações sobre os seus leads e educar o mercado.

No fundo do funil, o cliente já passou por todas as etapas e está interessado no seu produto. É o momento de mostrar os seus diferenciais para convencê-lo do “sim” e finalizar a venda.

Saiba o tempo certo da jornada do cliente

Para que uma venda seja bem-sucedida, é imprescindível que você entenda em qual etapa está o seu cliente.

De nada adianta tentar “empurrar” um produto a um cliente que só quer uma informação básica. É necessário que ele passe por outras etapas do funil.

Preze pela fidelização

Fidelizar um cliente está diretamente relacionado a como você vende e não somente ao que você vende.

Um cliente espera que a empresa compreenda a sua necessidade e ofereça algo para supri-la. Devido a isso, é importante conhecer o seu cliente, e entender o que ele precisa, para que a oferta esteja de acordo com as suas expectativas.

Para contribuir com a fidelização dos clientes com a sua marca, você pode, por exemplo, ofertar brindes ou cortesias exclusivas para clientes com alto ticket médio. Quem produz cursos online pode fazer webinários e disponibilizar aulas gratuitas também.

Lembre-se que um controle de vendas por cliente pode ajudar a entender melhor as preferências dele, ajudando a encontrar melhores estratégias de reengajá-lo com sua empresa.

Tenha metas claras

Definir objetivos é essencial para o controle de vendas, uma vez que, sem as metas, qualquer resultado se torna insatisfatório.

Para defini-las, você pode seguir os passos abaixo:

• analise a situação da empresa;
• defina o que precisa ser melhorado;
• estabeleça um objetivo realista;
• adote métricas e indicadores de desempenho;
• defina o plano de ação;
• acompanhe tudo o que acontece;
• proponha mudanças quando necessário.

Ofereça um produto competitivo

Empresas são movidas pelo lucro e pelo giro de capital. Devido a isso, não é possível ignorar os custos e se basear exclusivamente nos concorrentes.

Caso o valor do seu produto seja relativamente maior do que o da sua concorrência, é possível tornar o seu produto competitivo destacando os diferenciais, por exemplo.

Outro modo de sair na frente além do valor final do produto, é oferecer bônus, que podem ser desde a uma garantia estendida até um tempo de SLA menor.

Treine a sua equipe

Treinar os times é essencial para que todos os seus integrantes saibam como agir, superando obstáculos facilmente.

Uma equipe treinada e alinhada com os objetivos da empresa consegue colocar em prática uma estratégia mais competitiva, provando o valor do seu serviço no mercado.

Para realizar um treinamento na sua empresa, é importante entender as forças e fraquezas de cada um.

Após identificar o que precisa ser alinhado e aprimorado, você deve traçar os tópicos a serem aprimorados e colocar os treinamentos em prática.

Hoje em dia, as plataformas EAD oferecem boas funcionalidades para a capacitação de colaboradores.

Também é possível inovar nos treinamentos de equipes com artigos, cursos e até mesmo dinâmicas.

Isso acaba com o estereótipo de que treinos são chatos e maçantes, além de fomentar a socialização dos integrantes e tornar todos mais próximos.

Conclusão

Em resumo, o controle de vendas é afetado por todos os setores da empresa. Por isso, todos devem trabalhar em conjunto e exercer as suas funções de modo otimizado e interligado.

E quando é mencionado trabalhar em conjunto a ideia é que toda equipe seja integrada para otimizar processos, como também para que todos saibam exatamente o seu papel no processo.

Obviamente, saber como fazer o controle de vendas depende muito de equipe bem capacitada, mas também de ferramentas para que todo o processo seja ao mesmo tempo completo e ágil, de ponta a ponta.

Por isso, tudo o que for burocrático, será necessário ser revisto e implementados sistemas que prezam pela automatização. Usando ferramentas ágeis, isso pode ser mais fácil! Aproveite e confira nosso conteúdo sobre Agile Squad.