Como escrever um email formal: dicas e exemplos

Atualizado há mais de 3 semanas

Com tantas novidades e formas de se comunicar na internet, o email se destaca por estar há tanto tempo na vida das pessoas e, ainda assim, ser bem utilizado para estratégias de marketing atuais.

Muito usado também no meio corporativo, o correio eletrônico vez ou outra parece um mecanismo sem força, o que não é verdade. 

Bem consolidado, é constantemente usado para atrair leads e converter vendas, o que reforça a ideia de se escrever um email formal, com clareza, criatividade e persuasão. 

Por isso, nesse texto, você verá como fazer isso de maneira fácil e perceber que o email ainda funciona quando o assunto é conseguir vender. 

O que é um email formal? 

Você sabe que formal é um termo que pode ser aplicado em muitos contextos. A formalidade geralmente é usada quando não há familiaridade entre as pessoas em um diálogo, ou quando a hierarquia entre cargos é relevante para a conversa e mesmo em eventos sociais. 

Mas se tratando de um email formal, o que significa?

Nada menos do que usar uma linguagem adequada com o seu interlocutor. Mas aqui, é sem ser frio demais como se fosse um robô

Uma das grandes vantagens da comunicação nos negócios digitais é que a formalidade é muito mais branda, sem perder a cordialidade e com objetividade. Tudo isso para manter o tom profissional do seu negócio.

Além disso, você deve usar técnicas de copywriter para persuadir de modo criativo a pessoa na qual você envia o email formal. 

Em quais casos você deve usar formalidade em emails? 

Como você leu, escrever email formal é uma forma de mostrar o tom profissional de seu negócio, sem parecer um robô. 

Então, é recomendável escrever um email formal toda vez que for se comunicar com seu lead. É preciso reforçar que quando você for se comunicar, seja com um potencial cliente que ainda não tenha feito contato, é preciso usar uma mensagem humanizada. 

Por isso, a formalidade aqui não significa usar uma linguagem rebuscada e muito culta. 

É preciso se atentar, sim, com a boa escrita, com clareza e coesão, de uma maneira mais leve e com cordialidade. 

Você não deve recorrer ao email formal apenas quando estiver em um primeiro contato com o seu lead, mas principalmente nele. 

Toda vez que ele entrar em contato com você, use a formalidade para demonstrar profissionalismo e cordialidade (nunca perca essa palavra de mente).

Como escrever um email formal?

Você deve ter percebido que um email formal deve mesclar uma boa escrita – com técnica de copy – e a leveza. 

Mas como fazer isso?

Antes de ver algumas dicas, você precisa saber que, muitas vezes, é necessário fazer disparos de email em massa. Ou seja, para muitas pessoas de uma só vez.

E como fazer isso de maneira automatizada sem parecer um robô?

Usando ferramentas de email marketing! E aqui, a dica é o leadlovers, uma plataforma simples de ser usada, com todos os recursos necessários para disparo de mensagens e prática mesmo para aqueles que estão começando uma estratégia do zero! 

Confira aqui a plataforma do leadlovers e aproveite para vender muito!

Agora que você sabe que é preciso de uma mão amiga para disparar emails em massa, confira algumas dicas para escrever um email formal e encantador ao mesmo tempo. 

Tenha um endereço apropriado

Quase todo mundo já teve um email parecido com esse: [email protected]. Era divertido na adolescência ou no MSN, mas para mandar email formal, não. 

O mais adequado é que o endereço que você pretende disparar o email tenha um nome, seja o seu ou o da empresa. 

Algumas plataformas já oferecem recurso de se personalizar o domínio, aquele nome que vem depois do @ no endereço. Então, o ideal mesmo é que o endereço seja [email protected]

Se você não conseguir personalizar o servidor, a sugestão é: [email protected] 

Isso dá mais profissionalismo ao seu email e a pessoa que receber a mensagem terá menos desconfianças na hora de conferir na caixa de entrada. 

Faça um assunto interessante e que entregue seu objetivo

O assunto é aquele campo que você deve preencher ao enviar todo email e que ficará visível na caixa de entrada da pessoa.

Ele deve ser direto, mas interessante ao ponto de instigar o leitor a abrir a mensagem. 

É preciso, no entanto, tomar alguns cuidados para que a sua mensagem não seja identificada como um spam. Nesse caso, é preciso ter atenção com certas palavras e expressões, como “leia isso”, “grátis”, “acesse agora mesmo”. 

A maioria dos servidores estão acostumados com esses termos em emails de spam e isso pode ser fatal à sua estratégia de email marketing. 

Dê um gostinho do que pretende com o email no assunto. O tema deve estar presente, associado a uma certa surpresa. 

Não faça assuntos longos, para que ele fique totalmente visível em qualquer tipo de caixa de entrada, independente do dispositivo que o leitor acessar. 

Não enrole

Fazer um email formal longo demais pode fazer qualquer leitor perder a paciência e abandonar a leitura, por mais interessante que possa ser o tema. 

E quando se fala de formalidade, pensa-se em um linguajar rebuscado e prolixo. 

Não é isso que você deve fazer em seu email. 

Você verá daqui a pouco que é preciso ser pragmático, mas encantador em sua mensagem e em nenhum momento será aconselhado a enrolar muito no assunto.  

Foque

Antes de ir para as dicas para estruturar a sua mensagem e ser objetivo nela, é preciso entender que um email não pode tratar de diversos assuntos ao mesmo tempo – a não ser em raras exceções, muitas vezes no mundo corporativo.

Não fuja do tema. Se você quer falar sobre redes sociais, não trate de CRM por exemplo, a não ser que esteja muito ligado ao assunto.  

Estruture sua mensagem de maneira pragmática

Agora, a prática de como escrever um bom email formal. 

Tradicionalmente, uma mensagem é dividida em 3 partes:

Introdução

Essa parte é reservada à saudação e devidas apresentações. Dependendo de sua persona, use um “olá”, “oi”… Deixe os “prezado”, “caro” para casos de pouca informalidade. “Excelentíssimo” use apenas em excepcionalidades que requer a situação.

Sempre mencione o nome da pessoa. Não esqueça de dizer quem você é que empresa representa. 

Mensagem 

Aqui, o seu texto propriamente dito. 

Apresente de cara o objetivo do email. Se for um produto ou serviço, descreva-o e sempre mostre alguma diferença que possa fazer na vida das pessoas. 

Email formal geralmente não utiliza abreviações ou emojis. Faça apenas se você tiver muito contato com o seu lead. 

Encerramento

Aqui, a despedida. 

Você pode usar um “grato pela sua atenção” ou “estou sempre à disposição”. 

Lembre-se que você precisa de um CTA para que seu leitor conheça o produto, portanto, antes de encerrar, faça um Call to Action criativo para que ele possa clicar em seu link ou outra ação que achar necessária. 

Gere valor

Ao fazer todo email, você precisa se destacar entre tantos. 

Por isso, já no assunto, agregue valor à vida da pessoa. E não se esqueça de fazer isso também no corpo de texto. 

Você precisa mostrar as suas funcionalidades e o porquê a vida da pessoa mudará ao conhecer o seu produto ou serviço!

Atenção à gramática

A formalidade está muito associada à norma culta da língua. 

Então quer dizer que, ao fazer um email formal, você usará um “ajudá-lo-ei a resolver seu problema?”

Claro que não!

Use uma linguagem leve, mas sem apelar muito para o oral. Você pode escrever um “vou te ajudar a resolver esse problema”, desde que esteja adequado e sem erros de ortografia. 

“Quero te ajudar a você resolver esse problema”. Você sabe que isso é errado, certo? 

O correto é sempre reler a sua mensagem e passar em alguns softwares de correção. O Word e as plataformas Google ajudam bem!

Tenha uma assinatura 

A assinatura é aquele campo que vem logo abaixo do encerramento da mensagem. Ela precisa ter o seu nome, seu cargo e outras formas de contato, como telefone e redes sociais – principalmente a página da empresa. 

Alguns provedores dão a possibilidade de incluir esse campo automaticamente, então, nunca abra mão de usá-lo. 

Exemplos para te ajudar

Agora que você sabe como montar um email formal, que tal alguns exemplos?

Para começar, um com um certo grau de proximidade:

Olá, Beatriz? Tudo bom?

Sou Pedro, da Boutique Orange. 

Selecionamos algumas clientes que estiveram com a gente em 2020 e os presenteamos com um cupom de 30% off em todos os produtos de nossa loja. 

Você é uma delas! 

Agradecemos muito a sua parceria e esperamos contar com você ao longo do próximo ano. 

Para resgatar o seu cupom exclusivo, basta acessar nosso site e usar o código beatriz30 no final da compra.

Tenha um bom dia e feliz 2021.

 Pedro Antônio

Gerente comercial da Boutique Orange

31 98765 4321

Esse exemplo, como você percebeu, é entre a loja e um cliente fiel. Mas, se esse contato for o primeiro?

A sugestão é:

Prezada Beatriz. 

Meu nome é Pedro Antônio e represento a Boutique Orange. 

Quero te apresentar a nossa loja e algumas ofertas que certamente te encantarão. Estamos há 15 anos no mercado e, aqui em Belo Horizonte, temos 4 lojas nos mais diferentes bairros da capital. 

Trabalhamos com linha feminina para os mais diferentes perfis e temos algumas ofertas para você? 

Separamos alguns produtos e um presente para você. Basta acessar nosso site e, no final da compra, usar o código beatriz30 para ganhar 30% de desconto em sua primeira compra.

Ficaremos felizes em ter você como cliente. 

Um ótimo dia e boas compras!

Pedro Antônio

Gerente comercial da Boutique Orange

31 98765 4321

Agora, se você e seu cliente tiverem um certo afastamento e a ocasião pedir uma formalidade maior, a sugestão é:

Excelentíssima Senhora Beatriz Silva. 

Sou Pedro Antônio, gerente comercial da Boutique Orange. 

Entro em contato a respeito de uma solicitação da senhora junto aos nossos atendentes da filial Savassi em Belo Horizonte. 

O ocorrido não faz parte de nossos padrões de atendimento e estamos revisando todos os nossos processos de abordagem aos nossos clientes ou visitantes. 

Lamentamos realmente o fato e para reverter a situação, gostaríamos de oferecer um desconto em uma de nossas peças na filial de sua cidade. 

Para usá-lo, se for de sua vontade, basta acessar o site de nossa loja e usar o cupom beatriz30, de uso exclusivo da senhora. 

Caso queira fazer a compra presencialmente, a senhora pode ir à mesma loja e, apresentando documento, nossos atendentes estarão à disposição e cientes do desconto. 

Obrigado pela atenção e nossos sinceros pedidos de desculpas. 

Respeitosamente, 

Pedro Antônio

Gerente comercial da Boutique Orange

31 98765 4321

Esses são alguns exemplos que, claro, podem te ajudar a se inspirar para produzir email formal. Mas lembre-se sempre que sua campanha pode precisar de mais recursos. 

E, por isso, pegue essa dica de técnicas de copywriting que farão você criar emails poderosos e engrandecer a sua campanha!

Jornalista e apaixonada por produzir conteúdo nos mais diferentes formatos. Nas horas vagas, é fotógrafa, viajante e mãe de suculentas.
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