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A emissão de nota fiscal é uma obrigação de toda empresa. Essa tarefa é determinada por lei e, com algumas exceções, precisa ser seguida à risca para que o negócio se mantenha lícito.

Ainda que pareça uma mera burocracia, isso pode representar muito além de manter sua empresa na legalidade, mas também estreitar o relacionamento com o seu cliente.

Existem algumas formas de fazer a emissão de nota fiscal e, dependendo da maneira que você fizer, pode ser menos ou mais complexo. E ter, ou não, riscos de erros.

Confira em detalhes para que serve a emissão de notas fiscais, como fazer e quais as maneiras para tornar a tarefa mais prática.

Para que serve a emissão de nota fiscal?

A nota fiscal é um documento que comprova uma transação comercial. É por ela que o Governo, por meio da Receita Federal e as SEFAZ estaduais e municipais, são comunicadas que determinado imposto foi recolhido.

Sua emissão é prevista na Lei 8.846/94 que, já em seu artigo primeiro, diz:

Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.

Essa determinação não só resguarda os órgãos públicos sobre o recolhimento do imposto, como é uma forma de a empresa fazer seus registros fiscais, como o fluxo de caixa e controle de estoque, por exemplo.

Vale destacar que a Receita Federal e as SEFAZ dos estados e municípios podem realizar fiscalizações constantes para garantir que os impostos estão sendo recolhidos, e a NF é uma maneira da empresa se resguardar quanto a essa obrigação.

Para o cliente, é uma maneira que ele tem de garantir que comprou algo ou se valeu de algum tipo de serviço.

A comprovação é a maneira que o consumidor possui, também, de reivindicar seus direitos caso haja necessidade junto a órgãos como o Procon, a assistência técnica, reembolso e devoluções.

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Como emitir nota fiscal?

A emissão da nota fiscal é uma obrigação prevista em lei desde 94 e desde lá, passou por mudanças, sendo a mais significativa a transferência do documento físico para o eletrônico.

Se antes era comum nas empresas blocos e mais blocos de papel com layouts padrão de nota fiscal, cabendo ser preenchido manualmente, hoje o processo é feito eletronicamente.

Para isso, o empreendedor — ou o responsável pela emissão da nota fiscal — precisa ter um ambiente virtual seguro, estável e legítimo para a emissão.

E esse ambiente, hoje, é de responsabilidade dos Estados e Municípios. Dependendo do tipo de nota fiscal eletrônica a ser emitida, ela pode apurar impostos estaduais, ou municipais. Por isso, essas duas possibilidades.

Ainda que seja as prefeituras e as Secretarias da Fazenda Estaduais tenha esse compromisso, são ao menos três meios que os empreendedores podem realizar e emissão de nota fiscal eletrônica:

Pelo sistema das prefeituras ou secretaria da fazenda do estado

Essas são as maneiras mais básicas de emissão, o que não significa necessariamente ser a mais fácil.

Isso porque essa maneira de emissão de nota fiscal eletrônica é feita diretamente pelo site da prefeitura ou da secretaria da fazenda, do município e estados — respectivamente — em que a empresa possui sede ou filial.

Cada prefeitura e SEFAZ possuem seu próprio portal e a sua maneira de fazer a emissão de nota, ainda que os dados a serem preenchidos na NFe sejam os mesmos, a depender do tipo de emissão:

• A Razão Social da empresa;
• Seu CNPJ;
• A data da emissão;
• Descrição do produto ou do serviço;
• O valor do produto ou serviço, bem como os impostos incididos;
• Detalhamento de frete e transportadoras, quando for o caso.

Ainda que emitir uma nota fiscal em si não seja uma tarefa difícil, pode ser um trabalho grande realizar várias emissões ao mesmo tempo, por exemplo.

Sem esquecer que esses dados são inseridos um por um, o que não anula a possibilidade de erros, por exemplo.

Terceirizar para um contador

A contabilidade pode ser uma forma de poupar tempo com a emissão de várias notas — o que pode demandar uma equipe grande, bem como tempo.

Um contador é uma espécie de consultor fiscal, que pode gerir não só as emissões de uma empresa, mas todo o seu setor fiscal.

Ele será responsável por toda a apuração de imposto e os assuntos fiscais, como a organização do fluxo de caixa e controle das notas.

Por isso mesmo, ele poderá escolher a melhor forma de emitir a nota, sendo por um sistema ou diretamente com a prefeitura ou SEFAZ.

Via sistema de emissão fiscal

Se você ainda não possui uma maneira de terceirizar nem com contar com uma equipe para emitir a nota, um sistema de emissão pode ser a maneira mais viável, seja por tempo ou economia, que você tem.

Os sistemas de emissão fiscal são softwares próprios para isso, que conseguem automatizar a emissão, o envio da NFe aos clientes, fazer a apuração de impostos e se conectar com plataformas de pagamento. 

Além disso, o sistema de emissão fiscal automática pode se integrar a milhares de prefeituras. 

Por isso, essa ferramenta é a forma mais eficaz de realizar esse processo, já que poupa tempo, reduz as chances de erros e realiza tudo de forma segura e dentro da lei.

Como fazer a emissão automaticamente?

Você notou que a emissão automática é feita por meio de softwares. A implementação é realizada com poucos cliques.

Depois disso, você consegue realizar emissões automaticamente, com o preenchimento também automático dos dados, depois, claro, de um primeiro cadastro de cada cliente, que pode ser realizado por meio dos sistemas de pagamento.

Ter um sistema de emissão automática de notas fiscais é a solução mais prática e eficiente que uma empresa com muito fluxo de NF pode ter.

E você pode ter uma agora mesmo! Conheça o eNotas, a melhor solução de emissão fiscal automática da galáxia.