Acompanhar as tarefas da rotina de um escritório contábil pode ser algo bem complicado, não é mesmo?

Existem rotinas e processos diferentes para cada segmento do mercado. Além disso, as legislações variam em cada nicho, nível de faturamento ou campo de atuação. Ao falar da emissão de notas fiscais, você pode ainda ter mais dúvidas, já que as prefeituras e as Sefaz têm leis e notas técnicas distintas também. 

Tenha em mente que os dados representam o oxigênio para um escritório contábil. Desse modo, faça de tudo para armazená-los e utilizá-los corretamente. Empreendedores em início de carreira podem conseguir realizar todo o trabalho manualmente.

Contudo, com o passar do tempo, você pode ficar confuso com a grande quantidade de informações e perder boas oportunidades para crescer. Por isso, é essencial utilizar ferramentas contábeis para automatizar tarefas e evitar dores de cabeça, como o pagamento indevido de impostos.

Com a leitura deste post, você descobrirá 5 ferramentas que fazem a diferença na rotina de um contador.

Por que os softwares para contador são importantes?

Imagine realizar o controle de dados, a criação de gráficos, a emissão de notas fiscais e a geração de relatórios e de guias de impostos manualmente. Essas atividades são executadas repetidamente, certo? Quanto maior for o fluxo de informações, maior deve ser o seu cuidado.

Por mais experiente e produtivo que você seja, essa rotina se torna cansativa e estressante quando não há o uso de tecnologia. Nessas horas, qualquer erro pode ser o pontapé inicial de sérios problemas, como o não pagamento de impostos em dia e a sonegação fiscal.

Diante disso, as ferramentas contábeis estão cada vez mais presentes na rotina de um profissional antenado. Esses sistemas automatizam grande parte do trabalho chato, permitindo que você redirecione os esforços para o crescimento da empresa.

O que considerar ao escolher as ferramentas contábeis?

Agora que aprendeu a importância das ferramentas para escritórios de contabilidade, é natural que surja a dúvida sobre como encontrar as melhores opções no mercado.

Existem diversos fatores que devem ser analisados de acordo com cada segmento e necessidade de sua empresa. Porém, alguns aspectos são importantes para todos os tipos de empresas e de escritórios, e é isso que verá a seguir.

Período de teste gratuito

É importante conhecer a ferramenta para ter segurança e certeza de que a solução realmente está adequada às suas necessidades. Nesses casos, fique atento aos parceiros que oferecem período de teste gratuito.

Além de fornecer a experiência ao usuário, esse tempo é fundamental para que você ganhe confiança e possa se acostumar com o serviço.

Certas ferramentas não oferecem período de teste, mas isso não quer dizer que você não deve avaliá-las. Em algumas situações, há uma garantia incondicional, que permite a devolução de todo o valor investido dentro de um determinado prazo.

Custo-benefício

Alguns profissionais consideram apenas o preço antes de contratarem as ferramentas contábeis. Contudo, essa é uma prática perigosa. O produto ou o serviço mais barato nem sempre tem as melhores funcionalidades.

A qualidade do atendimento pode ser ruim também. Um plano econômico, por exemplo, pode ter um SLA elevado, atrapalhando o tempo de resposta de suas solicitações. De forma semelhante, o produto mais caro pode estar supervalorizado também, abrindo brechas para desperdícios.

Dessa forma, é necessário pensar no custo-benefício de qualquer ferramenta em seu negócio, seja na automação para Instagram, seja nos sistemas para contadores. Avalie as funcionalidades das ofertas e quais são os reais benefícios proporcionados.

Simplicidade e apoio

Ao optar por implementar uma ferramenta no seu escritório, você, provavelmente, não quer ter dificuldade ou trabalho excessivo, certo?

Devido a isso, é importante analisar o funcionamento da plataforma e a facilidade de navegação e de busca de informações. Algumas plataformas são tão complexas que, em vez de simplificar a sua rotina, acabam te dando dor de cabeça.

Então, um processo de onboarding humanizado é uma ótima escolha nessas horas. Por mais que você tenha que pagar por uma taxa de ativação, lembre-se de que você terá um atendimento exclusivo.

Flexibilidade

Escritórios de contabilidade, apesar de serem do mesmo ramo, possuem necessidades e preferências diferentes.

Hoje em dia, a contabilidade digital permite que um profissional se especialize em um determinado ramo, como a gestão de escolas em qualquer lugar do Brasil, por exemplo. Em contrapartida, é possível se estabelecer no ramo de academias também.

Por isso, uma ferramenta para contador deve considerar o que é de fato necessário e relevante para o escritório cliente.  

Responsividade

Hoje em dia, a internet derrubou as barreiras para o crescimento de um empreendimento. Escritórios de contabilidade já oferecem serviços no mundo virtual e obtém bons resultados.

Portanto, se você escolher ferramentas contábeis que não são responsivas, ou seja, não se adaptam aos diversos equipamentos eletrônicos, é melhor mudar de ideia quanto antes.

Imagine que você está indo para uma reunião fora do seu escritório e, no trajeto, um de seus funcionários te manda mensagem, pedindo um documento sobre outro contrato.

Caso a plataforma não permita o acesso remoto, você não conseguirá acessar o conteúdo e ajudar a sua equipe. 

Por isso, ao escolher um software, verifique se ele pode ser aberto em diferentes dispositivos, como tablet e celular, por exemplo.

Quais são as 5 soluções que podem salvar um contador?

Confira uma lista com as ferramentas contábeis que não podem faltar em seu escritório.

eNotas

O eNotas é a solução para quem deseja fugir da burocracia das notas fiscais e ter mais tempo para fazer o negócio crescer. Mas como isso acontece?

A partir da automação de notas fiscais, essa ferramenta contábil permite que os seus usuários deixem a empresa no piloto automático.

É possível, por exemplo, gerar relatórios completos com as notas emitidas dentro de uma data de competência. Essa funcionalidade facilita a comunicação entre contadores e clientes em todo o Brasil. Você pode escolher quando as notas serão emitidas também: antes ou após o término da garantia do seu produto.

Por estar conectado aos principais meios de pagamento do país, o eNotas é a escolha de grandes influencers do mercado digital, como o Érico Rocha, o Mairo Vergara, o Anderson Hernades e a Nathalia Arcuri.

Outras empresas crescem junto com a eNotas também, como A Faber-Castell, o Apoia-se e a GetNinjas. Como existem diversos planos, você pode escolher a opção que mais se adequa ao seu orçamento e à sua quantidade de notas emitidas.

ContaAzul

A ContaAzul é um dos sistemas de maior destaque no ramo de contabilidade.  Possui funcionalidades que possibilitam a organização das informações dos clientes e o aumento de produtividade na empresa. 

Essa plataforma fornece suporte em caso de dúvidas, integração para emissão automática de notas fiscais, lembretes e até mesmo a gestão financeira dos seus clientes.

Além de tudo isso, a ContaAzul facilita o acesso a dados específicos do usuários, fazendo com que você trabalhe de acordo com as suas demandas.

Existem outros benefícios também:

• Parametrização do plano de contas;
• Exportação de dados em dois cliques;
• Exportação por Cliente e Fornecedor;
• Exportação por Provisões e Baixas financeiras;
• Quadro de Resumo.

Arquivei

O Arquivei é uma plataforma que conecta o seu negócio com várias prefeituras e Secretarias da Fazenda, e tem diversas funcionalidades:

• centralização de arquivos XML;
• download de NFes e CTes emitidos;
• gestão facilitada de NFS-e, NF-e e NFC-e;
• envio de fechamento de mês por email.

Possui período de teste gratuito, a fim de garantir que a sua empresa se adaptará com todas as funcionalidades.

Trello

O Trello é um sistema próprio para gerenciar e organizar tarefas. A plataforma foi criada baseada no método kanban, com diversos quadros para controlar as tarefas e sequenciá-las.

Editar e compartilhar atividades nunca foi tão fácil, não importando o número de pessoas envolvidas em cada trabalho. Como o Trello funciona em tempo real, você pode acompanhar a execução de cada atividade onde quer que você esteja.

A solução pode ser utilizada tanto para uso pessoal quanto profissional. É um software gratuito, que oferece planos pagos para quem deseja um menor SLA e mais funcionalidades.

Nibo

O sistema Nibo é especializado no controle de contas. Permite automatizar a gestão de documentos e até mesmo a conciliação bancária. A ferramenta contábil ajuda a eliminar multas e atrasos, já que envia um relatório com as pendências diariamente, fazendo com que você fique em dia com o fisco.  

A automação de tarefas e um acompanhamento facilitado do fluxo de caixa são apenas alguns de seus principais benefícios. Como os relatórios são completos, você consegue fazer projeções, adiar pagamentos e antecipar os recebíveis.

Conclusão

Neste post, você aprendeu o que são as ferramentas contábeis e quais sãos os seus principais benefícios.

Entendendo que existem diversas plataformas para automatizar e simplificar a sua rotina, é a hora de analisar as possibilidades disponíveis no mercado e selecionar as melhores para a sua realidade.

Foram citados apenas alguns exemplos. Saiba que existem diversos outros. Como a contabilidade é um ramo que está passando por constantes evoluções, é fundamental acompanhar todas as mudanças e adequar o seu negócio.

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