Quando a empresa ainda é pequena, as atividades geralmente são coordenadas pelo próprio dono. Porém, no momento em que as demandas se tornam mais numerosas e complexas, é preciso adotar mecanismos mais eficazes. Por isso, é hora de conhecer ferramentas de gerenciamento de projetos e equipes que vão facilitar (e muito) a sua vida.

Esqueça as tarefas manuais que demandam tanto tempo e esforço. Aposte em plataformas que vão otimizar o seu trabalho e integrar as ações com todos os membros.

Ficou interessado? Então, confira as 9 opções poderosas de gestão de projetos!

1. Trello

O Trello é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais conhecidas quando se fala em gerenciamento de projetos e é gratuita.

Ele possui uma interface extremamente amigável e fácil de utilizar. Por quê? Pois organiza as tarefas por cartões que podem ser movidos entre listas e determinam o status do trabalho.

Sem contar que todas as atualizações são realizadas em tempo real e é possível adicionar quantas pessoas forem necessárias. Portanto, não é preciso informar e nem configurar nada, todos os participantes recebem as notificações instantaneamente.

A plataforma ainda oferece a facilidade de integrar com o Google Drive, Dropbox e OneDrive. E se você precisar de mais recursos, tem como ativar Power-Ups, como calendário, envelhecimento de cartões e votações. O software disponibiliza, também, um app para iOs e Android.

Ele é mais utilizado para projetos com baixa complexidade e pouca ou nenhuma interdependência. Mas, para atender quem precisa de mais recursos, foi criado o Trello Business Class, que pode ser adquirido por $9,99/mês.

E ainda, o Trello Enterprise voltado para grandes empresas que gerenciam muitas equipes, sendo que o valor é negociado.

Outro problema da plataforma é que a comunicação entre os membros não é eficaz, pois é preciso utilizar outros softwares para fazer as integrações.

2. iClips

Com mais de 18 anos de experiência no mercado, a iClips é a maior autoridade quando se fala em gestão de agências. Com o software, oferecemos a solução mais completa para um gerenciamento de projetos mais eficiente, considerando todas as suas áreas e particularidades. 

A ferramenta tem todos os componentes necessários para garantir um maior controle do negócio: desde a entrada do cliente até o faturamento dos jobs.

Ou seja, a ferramenta conta com gestão de projetos, gestão de tráfego, gestão de pautas, gestão de mídia, gestão financeira, relatórios de Business Intelligence, workflow personalizado e muito mais. Tudo isso integrado, facilitando a comunicação entre as áreas da agência.

Além de estabelecer um caminho claro para otimizar os processos e tornar o negócio mais competitivo e lucrativo, o recurso tem se mostrado valioso para lidar de forma eficaz com os desafios diários pelos quais uma agência passa.

Além disso, o iClips conta com o iJob, uma interface de comunicação entre cliente e agência. O cliente tem acesso ao iJob e pode aprovar, fazer comentários e solicitar ajustes diretamente pela plataforma, que também é integrada ao iClips da agência. Isso melhora muito o relacionamento entre agência e cliente.

São vários planos, variando de acordo com o tamanho da agência. Um ponto interessante é que foi lançado recentemente o plano gratuito, ou seja, é possível ter uma ferramenta completa de gestão de projetos para toda a agência sem gastar nada.

3. Asana 

O Asana também é famoso no universo das ferramentas de gerenciamento de projetos. Ele foi criado por um dos fundadores do Facebook, Dustin Moskovitz. A plataforma conta com versões gratuitas e pagas.

Vantagens do Asana

Entre as suas principais vantagens, destaca-se a possibilidade dos gestores definirem metas e permissões diferentes para cada membro do time. E, mesmo diante de cada alteração, é possível acessar relatórios e análises de desempenho.

Além disso, oferece uma lista de gerenciamento de tarefas que é muito elogiada pelos usuários, no qual as atividades são facilmente acompanhadas, sendo que as cores determinam as ações de maior importância.

A comunicação entre a equipe também é ágil, já que não é necessário outros softwares, pois a própria plataforma incorpora com o email corporativo ou com o app oficial. E, assim como o Trello, o Asana disponibiliza um aplicativo para iOs e Android.

E tem mais: o Asana é um dos melhores quando o assunto é integração, já que ela possibilita interligar a conta de um usuário - ou de todos - com diversos sites e ferramentas. Por exemplo, o Google Sheets, o Google Calendar, Slack, Github, Zapier e até o próprio Trello.

Como possui muitas funções e é muito completo, algumas vezes as pessoas podem se perder durante os processos no Asana. Por outro lado, essa plataforma é interessante para quem deseja desenvolver novos recursos para melhorar o desempenho das atividades.

Se você precisa organizar as tarefas de um time extenso, terá que adquirir o plano Premium por $8,33/mês, já que o básico permite apenas a inserção de 15 participantes. E, assim como o Trello, o Asana também oferece o pacote Enterprise com mais funcionalidades.

4. Operand

O Operand é um software de gestão de projetos que apresenta uma forma simples e eficiente no gerenciamento de pessoas, processos e demandas.

É atualmente utilizado por mais de 1.000 empresas e considerado um dos melhores softwares para gestão de projetos do mercado, por ser flexível e ter uma usabilidade bem intuitiva.

Existe uma busca contínua em colocar as pessoas sempre em primeiro lugar, por isso todos os recursos são pensados para uma boa experiência do usuário.

Além disso, é uma solução integrada capaz de organizar a gestão da sua equipe e da sua empresa em um único lugar. Tudo fica centralizado e mais fácil de ser gerenciado, mensurado e analisado de onde você estiver.

Com ele, além de gerenciar projetos com agilidade, você é capaz de emitir propostas comerciais, gerenciar o financeiro, acompanhar o desempenho da empresa por meio dos relatórios e melhorar muito a produtividade da equipe com a metodologia de desenvolvimento proposta pela plataforma. E o melhor, tudo isso online e em tempo real. 

A ferramenta conta com vários tipos de visualizações de pautas de trabalho, tudo para que o fluxo de trabalho e as rotinas de gestão de projetos e atividades seja muito mais ágil diariamente. 

O principal objetivo é melhorar a produtividade do seu negócio e proporcionar uma eficiente gestão de tarefas e projetos, de modo que você possa focar em trazer resultados cada vez melhores.

Conheça mais sobre as funcionalidades do sistema.

Com o Operand, é possível gerenciar o tempo e o retrabalho com mais assertividade. Além de todas as funcionalidades que o sistema apresenta, veja o que está incluso em todos os planos:

• Sistema flexível: se adapta ao fluxo de trabalho existente na sua empresa.
• Projetos ilimitados: sua conta não terá limites para criação de projetos. Mantenha todas as informações de projetos já executados dentro do sistema, sem se preocupar com o espaço.
• 5 GB de espaço para anexos: a conta da empresa terá disponível 5GB de espaço para anexos nas tarefas e projetos. Além disso, é possível a contratação de espaço adicional.
• Melhorias e Suporte: o Operand está em melhoria constante e recebe atualizações frequentes. Além disso, disponibiliza muitos materiais de apoio na Central de Ajuda e uma equipe de suporte para lhe atender através de chat, e-mail e telefone.
• Treinamentos Online e webinars gratuitos: todos os meses são disponibilizados novos treinamentos para que os clientes otimizem ao máximo os resultados com o sistema.
• Backup Diário: diariamente é possível fazer um backup de toda a conta da empresa. O arquivo será disponibilizado em formato html navegável, possível de ser acessado offline.

Sem contar que você pode usufruir de uma metodologia de acompanhamento da implantação da ferramenta na sua empresa, chamada implantação orientada. Ou seja, pode contar com o acompanhamento da equipe de sucesso do cliente em todas as fases da implantação da ferramenta no seu negócio. Há vários planos disponíveis, de acordo com a sua necessidade. 

Você pode também solicitar uma demonstração gratuita da ferramenta, onde um especialista poderá te explicar em detalhes todas as funcionalidades. E, testar a ferramenta gratuitamente por 7 dias, sem nenhuma restrição, com todos os recursos inclusos. 

5. Meistertask

O MeisterTask é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos e equipes mais interessantes do mercado. Ela faz parte do grupo do MindMeister, um app colaborativo de mapeamento mental.

A versão gratuita é bem interessante e possui muitos recursos, entre eles a customização do dashboard, não ter limite de projetos e membros e ainda é possível fazer duas integrações.

Com ele, você pode assinalar as tarefas como duplicadas, relacionadas ou bloqueadas e quando um bloqueio for resolvido, você será notificado. O software também permite configurar ações automáticas para facilitar o seu dia a dia.

A comunicação dentro da plataforma é um diferencial. É possível criar discussões sobre um trabalho, enviar arquivos e adicionar itens ao checklist. Todas as ações são salvas no fluxo de atividades. Assim, é mais fácil encontrar informações e fazer com s ações se desenvolvam da melhor forma.

O Meistertask pode ser acessado pelo desktop ou pelo app disponível para iOs e Android.

Para ter acesso a relatórios e estatísticas, bem como a integrações ilimitadas, é necessário contratar o plano Pro por $7,50/mês. Além disso, a plataforma não permite marcar as tarefas por prioridade, portanto não emite alertas em relação a prazos.

Por meio dela, já não é possível restringir o acesso de alguns membros em determinadas ações, nem relacionar ao email da empresa.

6. Runrun.it

O Runrun.it se autodenomina um gerenciador de tarefas, tempo e desempenho.

A plataforma permite acompanhar de perto cada atividade da sua equipe. Com essa ferramenta de gerenciamento de projetos, você poderá definir quais tarefas devem ser destinadas para cada usuário, o que diminui as chances de duplicidade. Além disso, você tem acesso a relatórios, avaliações de desempenho e tempo de cada tarefa.

O Runrun.it também ordena as ações por prioridades, o que fará com o que o gestor seja notificado em relação aos prazos de entrega. Já que quando a empresa possui muitos projetos em andamento é normal que as datas se confundam, não é mesmo? Com o Runrun.it isso não acontece, já que ele informa automaticamente quando cada tarefa será entregue.

A comunicação acontece dentro da própria plataforma, uma vez que cada participante possui a sua timeline. E, como forma de priorizar a inteligência do negócio, os comentários não podem ser apagados, o que auxilia nas tomadas de decisões.

Outro diferencial do Runrun.it é que você tem como salvar os seus arquivos direto no software. Portanto, não é necessário integrar, se não houver necessidade, com o Google Drive, por exemplo.

Uma característica extremamente interessante, é que ele inclui indicadores por meio de “medalhas”. Quem obter os melhores resultados, ganha mais medalhas e é premiado pela ferramenta. Fator interessante de motivação do time, não é mesmo?

O sistema é bem completo, porém possui apenas versões pagas. A vantagem é você pode testar o Runrun.it por 14 dias. Depois disso, o plano Teams custa R$23/mês por usuário e o Corporate, R$53 mensais.

Entre as funcionalidades, destacam-se o mural de comunicação, relatórios gerenciais, app para Android e iOS, consultoria de implementação e integração com mais de 500 softwares via Zapier. Também oferece suporte, cursos e certificação.

7. Wrike

Entre as diversas ferramentas de gerenciamento de projetos aparece o Wrike. O seu foco é totalmente no desempenho das equipes em tempo real.

Essa plataforma desenvolveu estratégias voltadas para equipes de Marketing, no qual é possível gerenciar eventos, campanhas e lançamentos. Já para a Criação, o Wrike apresenta a visão criativa por meio de  fluxos customizados e relatórios de desempenho.

O time de Gestão de Projetos conta com a facilidade de gerenciar várias atividades com organização e planejamento.  Em contrapartida, o de Desenvolvimento de Produtos com diminuição de retrabalho ao compartilhar os planos entre os participantes.

Porém, o sistema não foca somente nessas equipes, já que desenvolve funcionalidades diversas que atendem qualquer tipo de área. Entre as principais, podemos citar a integração com calendário e email, alterações em tempo real e a consolidação de todos os trabalhos pendentes.

O Wrike possui a versão gratuita para até 5 usuários que terão acesso a uma lista simples de tarefas compartilhadas. Esse plano é direcionado para equipes pequenas e ainda oferece uma solução personalizada para o Marketing e Criação pelo valor de $34,60 por participante ao mês. Assim como os demais, possui um app para Android e iOS.

Quando a equipe é maior, é preciso contratar um plano que se torna mais caro de acordo com o número de participantes. Por exemplo, de 5 a 15 membros, o valor é $9,80/mês. Porém, para até 200 membros o custo é de $24,80 mensais.

Outra questão é que as pessoas precisam ser convidadas para depois entrarem em determinadas tarefas. Além disso, usuários relatam que recebem muitos emails, que às vezes não são relativos aos seus projetos.

8. Todoist

O foco do Todoist é apresentar um serviço simples, prático e intuitivo, que não deixa com que as suas tarefas se percam por falta de organização.

Entre as diversas ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado, escolhemos essa para utilizar aqui na empresa inicialmente. Porém, com as demandas e o time crescendo, começamos a sentir falta de uma visão mais gerencial e de mais flexibilidade.

O objetivo é oferecer um design único e elegante. Mas, acima de tudo, rápido e fácil de usar. Por isso, possui aplicativos para iOs, Android, Mac,  Google Chrome, Windows, Firefox, Safari, Outlook e Gmail.

Com esses recursos, é possível acessar online e desfrutar de um intervalo zero de sincronização, considerando que a versão gratuita é para até 5 usuários. Mesmo assim, possui diversas funcionalidades, como integração com até 10 plataformas, prioridades de tarefas, 80 projetos ativos e muitas outras.

Portanto, se a sua empresa é pequena, mas com um alto números de atividades, esse sistema é essencial para você!

Ao contrário de outros meios de gerenciamento de projetos e equipes, como o Trello, o Todoist fornece recursos simples apenas em planos pagos. Como é o caso de comentários e uploads de arquivos.

A versão Premium tem o custo de $28,99 por ano, sendo possível adicionar até 25 membros. Já o Business é $28,99 por usuário anualmente podendo inserir 50 participantes.

9. Podio

O Podio tem como objetivo organizar os prazos de entrega dos projetos de maneira que a equipe se mantenha produtiva e focada no trabalho.

A época de listas de tarefas em planilhas e intermináveis conversas por email acabou. Ao realizar um projeto no Podio é fácil manter cada tarefa, arquivo e discussão coordenados em um mesmo lugar.

Uma das principais vantagens do Podio é a sua customização, já que é possível desenvolver um modelo de acordo com a necessidade da empresa e de cada equipe.

Além disso, a plataforma ainda proporciona a criação de apps personalizados. Devido a esses diferenciais, usamos esse software aqui no eNotas por ser extremamente flexível e prático.

Com o Podio, ainda é possível gerenciar finanças e CRM. Essa é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais completas e que se encaixa às necessidades de diversos tipo de times, já que é permitido ajustar tudo o que for necessário.

O sistema é integrado com Google Drive e Dropbox. Além disso, o gestor pode direcionar as tarefas para determinados membros, fazer comentários nas atividades e acompanhar a realização de cada ação. É importante ressaltar que sempre que necessário o membro é notificado para acompanhar o desenvolvimento do projeto.

Diferentemente de outros concorrentes, os assinantes do Podio contam com um chat dentro da plataforma que pode ser utilizado para comunicar com toda a equipe ou somente com um participante em específico.

A ferramenta não possui versão gratuita. Em contrapartida, o plano básico custa $9 por usuário ao mês e permite o gerenciamento de tarefas, usuários externos ilimitados e gestão de participantes. Mas, se você precisa de relatórios e fluxos de trabalho automatizados, é necessário adquirir o plano Premium por $24 mensais.

Sendo assim, o Podio é um software extremamente profissional e técnico, e por isso, pode gerar certa confusão em que acessa. Ele é muito utilizado por pequenas e médias empresas, porém a sua estrutura se encaixa melhor para instituições maiores que necessitam de muitos recursos.  

Ferramentas de gerenciamento de projetos: outras opções

Além dessas ferramentas de gerenciamento de projetos apresentadas, existem outras que também são utilizadas no mercado. E, para que você não fique sem conhecer nenhuma delas, separamos uma lista bem completa. Acompanhe!

• Artia: possui um plano gratuito com permissão para incluir 5 projetos.
• Jira: existem diversos planos de acordo com a necessidade da empresa. O de menor valor é para 10 usuários por $10 por mês.
• ProofHub: o plano básico custa $18 por usuário ao mês, no qual é possível gerenciar 10 projetos sem limite de participantes.
• Teamwork: é um recurso que está sendo bem divulgado no mercado e o plano para pequenas empresas custa $49/mês, em que é possível gerenciar usuários ilimitados e 40 projetos.
• Pipefy: possui um plano gratuito para times de até 10 usuários, incluindo templates para email, formulário e app mobile.

O mercado oferece inúmeras possibilidades gratuitas e pagas de ferramentas de gerenciamento de projetos e equipes. Algumas plataformas contam com recursos simples, como a customização do dashboard, comentários nas tarefas e integração com diversos softwares. 

O que você achou do nosso post? Você utiliza alguma dessas ferramentas de gerenciamento de projetos? Conte pra gente nos comentários!