Se a sua ideia de gerenciamento de projetos é criar listas de tarefas, planilhas e colar papéis em um quadro, saiba que você pode tornar esse processo mais eficiente e interessante.

O gerenciamento de projetos depende de diversos aspectos em constante mudança, o que torna fundamental permanecer muito bem organizado. Um plano de gerenciamento de projeto garante que você está comunicando as tarefas aos responsáveis, recebendo feedback e acompanhando o andamento de todas as atividades envolvidas. 

Tornar o gerenciamento de projetos mais visual e interativo torna o processo de gerenciamento de projetos mais fluido e livre de erros. Veja a seguir como usar recursos visuais para tornar seus projetos mais eficientes e organizados quando estiver lidando com múltiplas tarefas.

1. Estabeleça o escopo de trabalho

Quantas vezes você já precisou revisitar um projeto porque alguém esqueceu um detalhe fundamental ou mudou de ideia no meio do caminho?

Esse tipo de retrabalho é frustrante e desperdiça recursos importantes para pequenos empreendedores, porque não só causa uma mudança repentina na agenda da empresa como deixa os envolvidos estressados com o tempo apertado para refazer etapas. 

A maneira mais efetiva de evitar esse contratempo é definir o escopo de trabalho de cada projeto e definir itens como:

• Atividades do projeto

• Prazos

• Custos 

• Cláusula sobre mudanças e revisões

Essa checklist vai ajudar você a estabelecer e documentar expectativas e não deixar espaço para confusões. 

2. Faça um plano de projeto 

A comunicação tem um papel crucial em melhorar o relacionamento entre equipes e com os clientes. Para melhorar a comunicação, ter um plano claro e apresentá-lo visualmente é um ótimo ponto de partida. 

Esse documento serve como um mapa do projeto, ajudando equipes e clientes a visualizar cronogramas, etapas e objetivos. Isso também ajuda a mostrar proatividade aos clientes e serve como um guia para lidar com múltiplos projetos ao mesmo tempo.

Veja, por exemplo, este template de mapa mental de plano de projeto, que estabelece objetivos e divide o projeto em etapas:

3. Metas realistas

Se você quer terminar uma tarefa em um prazo apertado enquanto está envolvido em outros projetos, as chances de algo dar errado e passar por momentos desgastantes são grandes.

O que acontece nesses casos são processos de trabalho caóticos e você pode não conseguir cumprir o prazo ou acabar deixando essa tarefa prejudicar e atrasar outros projetos, gerando um círculo vicioso.

Para evitar essas situações, é preciso ter os projetos bem organizados e com os respectivos prazos e tarefas facilmente acessíveis. Veja como um diagrama de Gantt, por exemplo, apresenta visualmente e de maneira intuitiva esses aspectos e os responsáveis por cada atividade:

Ao se comprometer com um novo projeto, sempre proponha um prazo um pouco maior do que você precisa. Se, de acordo com as outras tarefas que você tem em andamento, você precisaria de duas semanas para terminar o novo projeto, proponha três semanas. Assim, se você entregar em duas semanas todos ficarão ainda mais satisfeitos. 

4. Planeje o fluxo de trabalho

Assim que tiver estabelecido o escopo de trabalho e tiver isso acertado com as equipes e clientes, é hora de planejar o fluxo de trabalho. Uma boa forma de fazer isso sem perder nenhum detalhe do processo é criando um fluxograma. 

O primeiro passo é ter uma visão geral dos projetos em andamento e dos respectivos prazos. Como estamos lidando com múltiplas tarefas, é preciso considerar as diretrizes e demandas de cada uma delas. Por exemplo, você pode estar simultaneamente trabalhando no texto para uma landing page para um cliente e um e-book para outro. Como o e-book é um conteúdo de longo formato, é preciso reservar mais tempo para ele. 

Então divida cada projeto, determine o número de horas necessárias para cada etapa e crie um fluxo de trabalho. Aqui está um exemplo de um diagrama de fluxo de trabalho que você pode criar usando um template online: 

5. Visualize cronogramas

Outro documento interno que você pode usar para gerenciar múltiplas tarefas com eficiência é um cronograma, que dá uma visão geral de diferentes projetos em andamento. 

Para isso, não basta apenas anotar os prazos de cada projeto. A melhor maneira de organizar os projetos é dividi-los em partes menores e indicar deadlines para cada tarefa

Isso torna mais fácil administrar os projetos, garantido que tudo está no andamento esperado. Aqui está um exemplo de cronograma de gerenciamento de projeto que você pode criar usando um criador de infográficos. Note como as semanas estão destacadas por cores, ajudando a ter uma visão rápida das tarefas planejadas para cada período:

6. Use checklists

Checklists são ferramentas que deveriam ser mais valorizadas. Como um pequeno empreendedor gerenciando diversos projetos, pode ser difícil para lembrar de cada detalhe e tarefa. É aí que uma checklist visual salva o dia, pois elas proporcionam uma visão instantânea das atividades a serem realizadas e em qual ordem tudo deve ser feito.

As checklists não apenas ajudam a organizar as tarefas e garantir que nada fique de fora, mas também ajudam todos a manter a motivação e a produtividade em alta.Para ser mais eficiente, uma checklist deve conter apenas os passos principais e importantes ao invés de conter muitas informações. Afinal, ela deve ser uma consulta rápida e prática. 

Isso significa que, ao criar uma checklist, você precisa novamente dividir um projeto maior em pequenas atividades. Digamos que você esteja criando a homepage do seu site. Não basta escrever "criar homepage"na sua lista de tarefas.

Ao invés disso, divida essa tarefa em atividades menores, como pesquisar, definir objetivos e pesquisar palavras-chave para SEO, entre outras. 

A ideia é ser o mais específico possível nos pontos principais, levando em conta cada passo necessário para a conclusão da tarefa e organizar a lista usando cores diferentes para cada atividade, como neste exemplo:

7. Forneça atualizações 

Os clientes e as outras partes envolvidas gostam de receber atualizações dos projetos de seu interesse sem ter que pedir. É por isso que é interessante enviar um relatório do status do projeto de forma pró-ativa.

Isso deve ser feito de maneira que todos possam visualizar a evolução do projeto e manter uma comunicação efetiva. Para isso, destaque marcos atingidos e o andamento das tarefas necessárias para a conclusão dos outros. 

Uma forma prática de fazer isso é criando um relatório virtual na forma de um infográfico para que todos possam visualizar rapidamente e compartilhar com outros interessados no projeto. 

Conclusão: gerencie vários projetos com eficiência como pequeno empreendedor

O sonho de todo pequeno empreendedor é trabalhar com uma ampla gama de clientes. Porém, quando se trata disso, nem todos estão preparados para administrar tal cenário.

Essas dicas essenciais focadas em gerenciamento de projetos irão ajudá-lo a gerenciar várias atividades de forma eficaz enquanto cultiva relacionamentos com clientes e aumenta seu negócio no processo.