Infelizmente, todas as empresas – incluindo os microempreendedores individuais – estão expostas a golpes. 

Pessoas má intencionadas estão na internet em busca de vítimas para suas fraudes. Esses esquemas podem dar muita dor de cabeça para empreendedores dos mais diversos segmentos. 

Um deles é o "Golpe da nota fiscal cancelada". É preciso estar sempre atento para se prevenir.

Pensando nisso elaboramos este artigo, um guia com diversas informações que visam evitar que você seja vítima desse crime. 

Como funciona o golpe da nota fiscal cancelada?

É certo que a nota fiscal eletrônica facilitou a vida de muitos negócios, evitando burocracia, papel e automatizando processos que antes eram manuais. 

Mas, esse processo não está imune a ataques de criminosos, como no caso do golpe na nota fiscal cancelada. 

Ela ocorre quando o criminoso emite uma nota fiscal sem seu conhecimento, gerando a famigerada nota fria. 

O Fisco, posteriormente, questiona o empreendimento sobre os impostos não pagos naquela nota e você se vê na condição de ser obrigado a pagar para evitar maiores punições.

Criminosos que realizam essa prática buscam obter transferência ilegal de ICMS, além de realizar a sonegação fiscal. 

O fraudador, portanto, comete um crime contra o Fisco e ainda te coloca em maus lençóis tendo que pagar multas por valores que você não arrecadou. 

Ou seja: uma grande dor de cabeça!

Esse golpe é, infelizmente, muito comum. Em meados de 2016, o estado de São Paulo registrou R$ 124 milhões em nota fria, descobertos graças a operação “Quebra Gelo”. 

É muita gente sendo lesada e, portanto, todo cuidado é pouco. 

Como não ser vítima de fraudes com nota fiscal?

O golpe da nota fiscal cancelada é uma das diversas tentativas de fraudes que temos em nosso país. E em todas elas é possível se prevenir.

A forma mais eficiente de se evitar esse transtorno é proteger o seu CNPJ. 

Sempre consulte no site da Secretaria de Fazenda do seu estado quais são as notas emitidas com o seu cadastro. Essa é uma das formas mais simples de saber, exatamente, o que sua empresa tem emitido. 

Essa consulta deve fazer parte da rotina da equipe contábil. Isso garante que o empreendimento tenha controle total dos documentos gerados. Além disso, também antecipa qualquer problema que possa surgir com o pagamento de impostos indevidos. 

Nesse caso, você poderá recorrer a tempo, informando a receita federal sobre a irregularidade, por um processo chamado Manifestação do Destinatário eletrônica (MD-e). Nele, você informa ao Fisco que não tem conhecimento de determinado documento realizado em seu CNPJ. 

O que pode acontecer caso não evite o golpe?

Como você pôde perceber, o principal prejuízo que você e sua empresa podem ter é financeiro. 

As notas frias estarão no radar da receita federal, mesmo que você não as tenha emitido. 

Com isso, o Fisco julgará que você não pagou os devidos tributos e cobrará multas. Caras, diga-se. 

As notas frias, como as realizadas por quem comete o golpe da nota cancelada, são típicos dos crimes de lavagem de dinheiro e sonegação de impostos.

Sem pagar essas taxas, além das sanções legais previstas por lei, a empresa ficará impossibilitada de participar de licitações, por exemplo. 

Dicas para controlar as suas notas fiscais eletrônicas

Ficar de olho no site da Receita Federal já é um passo importante para evitar transtornos como os causados pelo golpe da nota fiscal cancelada. 

Porém, outros processos internos em seu empreendimento podem evitar esse tipo de ação e também que você caia na malha fina da Receita Federal. 

Nesse sentido, ganham importância sistemas de automação que, além de possibilitar mais agilidade nos processos, dão mais segurança e controle às notas fiscais que sua empresa emite. 

Com um sistema de controle eficiente, é possível realizar processos de maneira automatizada de forma segura, como no caso da checagem no site da Secretaria de Fazenda do seu estado. 

Ainda que seja algo relativamente fácil de ser feito, você pode precisar realizar o download dos arquivos XML das notas. Se você possuir muitas notas, isso pode dar um certo trabalho. 

Com uma ERP, ou seja, um sistema de Planejamento dos Recursos da Empresa, você pode não só armazenar e controlar todas essas NF-e, como pode automatizar o processo de download desses XML!

A ERP é uma ferramenta muito eficaz para todo o tipo de empresa e ela atende a diversas demandas em seu empreendimento, integrando processos e equipes. Além de ficar mais protegido a fraudes.

Se você precisa conhecer mais sobre as ERPs veja nosso Guia Prático sobre como escalar o seu ERP!