Manter as documentações em dia é uma tarefa imprescindível para qualquer empresa, independentemente de seu tamanho. Mas, você já realiza esse controle no seu negócio?

Por mais que seja trabalhosa, a burocracia faz parte da administração de uma organização e deve ser cumprida para evitar problemas fiscais ou jurídicos.  

Por isso, durante a sua leitura, vamos falar sobre os documentos fiscais e de RH.  Além disso, vamos apresentar a melhor forma de garantir uma boa gestão destes documentos na sua empresa, incluindo seus benefícios. 

A seguir, veja os tópicos que iremos abordar neste texto:

• O que são documentos fiscais e de RH?
• Gestão de documentos fiscais: como fazer corretamente? 
• Quais os benefícios da gestão de documentos fiscais?

Boa leitura!

O que são documentos fiscais e de RH?

Com o objetivo de comprovar as transações financeiras realizadas por uma empresa, os documentos fiscais devem ser emitidos e armazenados para fins legais, - como a declaração do imposto de renda, obrigatória no Brasil.

Para facilitar o seu entendimento, separamos abaixo alguns exemplos de documentos fiscais que toda empresa deve ter. Confira:

• Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), entre outros.

A NF-e é um dos documentos fiscais mais conhecidos por pessoas físicas ou jurídicas, sendo de suma importância para qualquer prestador de serviços.

Agora, os documentos de RH também são muitos, mas estão relacionados a arquivos previdenciários e trabalhistas da empresa e de seus colaboradores. 

Ou seja, são os documentos que registram a relação empregatícia entre ambos, por isso, é muito importante que sejam guardados em um local seguro. Veja alguns exemplos destes documentos abaixo: 

• Folha de ponto;
• Acordo de compensação de horas ou prorrogação de horas;
• Contratos de admissão e rescisão;
• Advertências;
• Atestados médicos, entre outros;

Como vimos, os documentos fiscais e de RH são vários, e muito importantes para as empresas. Mas, você sabe como organizá-los e quais são os benefícios de manter isso em dia para o seu negócio?

Saiba mais nos próximos tópicos!

Gestão de documentos fiscais: como fazer corretamente? 

Se você chegou aqui, provavelmente está se perguntando como fazer uma boa gestão destes documentos. E é sobre isso que vamos falar agora!

É importante falarmos que a gestão fiscal nada mais é do que uma série de práticas para auxiliar o seu negócio no cumprimento de todas as obrigações legislativas relacionadas a esse tipo de documentação.

Uma organização lida diariamente com documentos confidenciais, de seus colaboradores e da empresa. Dessa forma, para uma gestão fiscal eficiente é essencial utilizar a tecnologia ao seu favor. 

Muitas organizações tradicionais que ainda não se adaptaram aos avanços da tecnologia, ainda armazenam estes documentos de forma manual, em depósitos, arquivando em diversas pastas. 

No entanto, além de causar um gasto de papel desnecessário, existem soluções melhores e modernas, que podem ajudar a sua empresa nessa tarefa. 

Aqui, podemos adiantar que cada documento possui um tempo de guarda diferente, por isso, é importante estar atento a essas informações. 

Por exemplo, o tempo de guarda de uma folha de ponto de um colaborador é de 5 anos, pois possui dados exigidos pela legislação trabalhista.

Se você utiliza um controle de ponto online, como o PontoTel, esse documento ficará armazenado em nuvem, na própria plataforma, e o responsável por essa atividade pode consultar sempre que precisar. 

As notas fiscais também devem ser armazenadas por, minimamente, 5 anos, já que o fisco ou o governo federal podem solicitá-la. Isso é feito para controlar a sonegação fiscal. 

Agora, uma solução para as notas fiscais, certamente são os sistemas que automatizam a emissão desse documento tão importante!

A seguir, entenda por que a empresa deve garantir uma boa gestão destes documentos. 

Por que a empresa deve estar atenta a esses documentos? 

Caso a sua empresa não armazene os documentos fiscais, não estará de acordo com a lei. 

Lembra dos exemplos da folha de ponto e notas fiscais que falamos acima? 

Quando a empresa falta com algum destes documentos, pode sofrer complicações jurídicas ou fiscais.

Em vista disso, é importante manter esses documentos em bom estado, pois podem servir como comprovação no caso de ações trabalhistas ou eventuais fiscalizações.

Quais os benefícios da gestão de documentos fiscais? 

Além de servir como proteção jurídica da empresa, garantir uma gestão fiscal ainda apresenta outros benefícios para a sua empresa. Confira!

Economia de espaço

Quando os documentos são armazenados digitalmente, a sua empresa não vai mais precisar se preocupar em disponibilizar uma sala somente para essa função. 

Outra vantagem, é que os documentos digitalizados não sofrem riscos, como vandalização, furto ou, até mesmo, deterioração. Tudo isso, abala a segurança da empresa, e deve ser evitado.

Redução de custos operacionais 

Quanto mais colaboradores se dedicam a determinada função, mais gastos a empresa terá com mão de obra.

Por isso, se você utilizar sistemas que automatizam e auxiliam a gestão fiscal, estes funcionários poderão se dedicar a outras tarefas também importantes para o crescimento da empresa. Vamos falar mais sobre isso a seguir. 

Otimização do tempo e maior controle 

Ao adotar um sistema de gestão, além de otimizar o tempo, você garante um maior controle dos seus documentos. 

Isso, principalmente, pois é possível acompanhar em poucos cliques o envio das emissões de suas notas fiscais, por exemplo. 

Conclusão

Nesse texto, falamos sobre a importância dos documentos fiscais e de RH, além de apresentar soluções eficazes para uma boa gestão na sua empresa. 

Vale lembrar que, só assim, você terá proteção jurídica e fiscal, ficando livre de eventuais complicações no futuro. 

Este conteúdo foi produzido em parceria com o time da PontoTel.