O inventário patrimonial é a gestão do ativo imobilizado de uma empresa. Basicamente, uma análise de todo bem físico que pertence ao negócio.

Essa é uma preocupação que gestores e proprietários devem ter para construir uma base de dados organizada e atualizada para tomar decisões assertivas, que evitam desperdícios e proporcionam mais autoconhecimento sobre o próprio negócio.

Portanto, o inventário patrimonial é uma ação estratégica essencial para a sobrevivência em um mercado cada vez mais competitivo.

Quer entender melhor? Acompanhe até o fim!

O que é inventário patrimonial?

O inventário patrimonial é um levantamento de todo bem ativo e imobilizado de uma empresa.

Trata-se de uma gestão que entende quais são aqueles bens, o seu funcionamento, as condições de uso e o controle organizacional desses patrimônios, como o local, as unidades de utilização e o centro de custo de cada um. Além de suas condições de uso.

Esse é um processo que precisa ser feito não só de forma organizada, como também de maneira constante, para entender quais são os bens que precisam ser trocados, que carecem de manutenção e corrigir divergências ao longo do tempo.

Tipos de bens patrimoniais

Bem material é todo ativo que contribui para o funcionamento da empresa. São equipamentos que permitem que o colaborador execute suas tarefas, das mais básicas às mais complexas. Ou seja, faz o negócio funcionar. 

Eles podem ser de dois tipos: os de consumo e os permanentes.

Os bens de consumo são aqueles insumos que serão aproveitados durante um período. Eles podem ser transformados ou descartados, desde que cumpram um papel na organização.

Aqui, entram materiais de escritório, materiais de limpeza e de alimentação, por exemplo. Os bens de consumo carecem de reposição.

Os bens permanentes podem ser chamados de ativos imobiliários. Eles possuem uma vida útil acima de um ano e possuem papel fundamental para a locação da empresa, a geração de atividades produtivas e a economia de processos.

Eles são divididos em duas categorias:

• Bens tangíveis: maquinários, veículos, computadores, móveis e todo equipamento que exercem sua função fisicamente;
• Bens intangíveis: são marcas comerciais, softwares, direitos autorais… aquele bem que não existe fisicamente, mas possui um papel para o crescimento da empresa, seja de agregação de valor ou para os processos dos funcionários.

Vale destacar que as empresas precisam registrar seus bens tangíveis como ativos imobilizados e determinar um valor mínimo para um material ser um ativo.

A lei 12973/2014 determina que todo bem que tenha valor acima de R$ 1.200 precisa ser registrado como ativo imobilizado, para fins tributários.

Importância de fazer um inventário

O inventário patrimonial, além de ajudar na organização de uma empresa, é uma atividade contábil importante.

Ela é uma ferramenta para o balanço patrimonial, um relatório que apresenta a realidade contábil da empresa durante um período.

A publicação do balanço patrimonial assegura toda a situação da realidade financeira de uma empresa e é um objeto previsto em lei, na 60404/76, em que cada exercício social, os empreendimentos precisam apresentar.

Por conta do inventário patrimonial, sua empresa consegue identificar ativos que estão ou ociosos ou duplicados. Isso faz com que se aponte oportunidades de reduzir custos, seja com manutenção ou armazenamento desses bens.

Sem esquecer, é claro, na facilidade que dá gerir uma empresa em que se conhece todos os seus recursos, desde onde estão alocados, seus centros de custos, sua vida útil e gerenciar uma programação de manutenção.

Confira: Contabilidade para empreendedores digitais: como começar 

Como fazer um inventário patrimonial?

O inventário patrimonial precisa ser um processo recorrente, mas com planejamento, definição de responsabilidades e prazo de início e término.

Quanto maior for a empresa – no sentido físico, ter muitas filiais, por exemplo – melhor estruturado precisa ser esse planejamento.

Um bom norte para fazer isso é seguindo esse passo a passo a seguir. Confira.

1. Defina o planejamento

Esse primeiro passo precisa estruturar como será feita cada checagem. Ela precisa englobar:

• O diagnóstico da situação atual;
• Uma análise de necessidades;
• O objetivo do inventário;
• Datas e prazos de execução;
• Equipes e responsáveis.

É fundamental que nesse momento também haja verificação da conformidade com a legislação, sobretudo aquela que diz respeito sobre bens imobilizados.

2. Execute em campo

A execução em campo é hora de verificar no local cada item que precisa ser inventariado. É fundamental que nesse processo seja feita a identificação de cada item, normalmente por etiquetas.

Nessa identificação, além de apontar qual o item e sua numeração, é importante indicar onde ele está alocado e, se porventura, ele está em outro local, diferente de um inventário anterior.

No processo, é importante acompanhar os prazos e determinar quem serão os responsáveis por cada local.

Não esqueça, é claro, de detalhar o estado de conservação de cada material.

3. Faça o levantamento contábil

Esse é o passo após tudo estar inventariado em campo, com as devidas identificações. Trata-se de uma comparação com o que está no levantamento contábil de sua empresa com o que foi encontrado in loco.

Daqui, pode-se extrair dois tipos de informação: aqueles bens que não estavam inventariados ou que estavam e não foram localizados.

É fundamental também que nesse passo seja feita uma padronização das descrições dos bens, sempre de acordo com a nota fiscal de cada produto.

Ou seja: aqui, é fundamental que tenha uma organização das NFe de cada bem.

Aliás: confira como um software de gestão fiscal pode te ajudar com isso.

Confira também todas as informações relevantes sobre cada bem, como descrição, número de série, data de aquisição, valor e responsável.

Se houver muita discrepância, tome medidas necessárias, que podem ter a ver com a gestão dos bens, suas identificações e manutenções.

Em alguns casos, será necessário voltar a campo para corrigir essas discrepâncias que forem muito grandes.

4. Determine novas normas e procedimentos

Depois de tudo checado e ajustado, você e sua empresa precisarão realizar normas e procedimentos quanto aos bens ativos, até para mitigar alguma discrepância, por menor que ela seja.

Os principais pontos a serem determinados precisam considerar:

• A alocação de cada bem;
• A sua manutenção (prazos e periodicidade);
• Realocações;
• Manual em caso de quebras ou indisponibilidades;
• Guias de utilização de cada bem, se necessário.

É muito importante que após o inventário, a empresa conheça seus bens, mas também que oriente seus funcionários sobre eles, desde o uso, manutenção e até mesmo se podem ser alocados em outros locais fora do levantamento.

Sem esquecer da orientação de centro de custo: o setor responsável pela alocação de recursos financeiros em caso de quebras e indisponibilidades – e em alguns casos até uma nova compra.

5. Finalize com um relatório

Por fim, faça um relatório que identifique tudo o que foi levantado no inventário, com as descrições, o total de bens por setor e geral, as regras e manuais, imagens de cada bem, a identificação por etiqueta e as medidas para manutenção.

Aponte quais foram as discrepâncias, as justificativas ou se houve uma investigação para entender o porquê elas ocorreram.

O inventário patrimonial é uma importante medida contábil para sua empresa, bem como um modo de gerenciar melhor o seu negócio.

Confira como uma contabilidade digital pode fazer a diferença em sua empresa!