Existem alguns métodos para fazer sua empresa funcionar de maneira eficiente. A matriz RACI é uma delas.

Essa matriz é uma forma de identificar responsabilidade dentro de um time. De fácil aplicação, a RACI pode ser usada por qualquer empresa, desde que tenha muitas pessoas envolvidas em uma tarefa.

Além de estipular responsabilidades, ela é uma ótima ferramenta de comunicação entre times, já que determina a distribuição das tarefas e quem precisa responder por elas.

Pensando em um todo da empresa, a RACI ajuda a organizar campanhas, como lançamentos.

Define prazo, estabelece responsabilidades e ajuda no fluxo da ações de um lançamentos para que ele seja efetivamente um sucesso.

Confira como você pode aplicar a matriz RACI na sua empresa e as vantagens que terá para isso.

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O que é a matriz RACI?

A matriz RACI é uma ferramenta de organização de processos. Ela determina as responsabilidades dentro de uma tarefa, elencando cada pessoa por sua "função” dentro de um projeto.

A sigla RACI vem exatamente dessa distribuição de papéis dentro do projeto:

• Responsável: a pessoa que executa a tarefa;
• Aprovador: a pessoa que precisa verificar a entrega, sugerindo melhorias e indicando que a entrega está concluída;
• Consultado: pessoas especialistas que podem dar suporte ao responsável para execução da tarefa;
• Informado: é o indivíduo que não atua diretamente na execução, mas que precisa saber do andamento da tarefa. Normalmente, é um gerente ou coordenador ou mesmo alguém da alta gestão da empresa.

A RACI ainda tem uma função não opcional, chamada de Suporte (daí, transforma-se em matriz RASCI).

O suporte é a pessoa que auxilia o responsável a concluir a tarefa. Pode ser alguém com uma tarefa paralela ou que precisa fornecer informações para quem a executa.

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Como funciona?

A RACI funciona como um esqueleto de responsabilidades em um projeto. Por isso, o principal entendimento de como ela é aplicada recai sobre os papéis executados na tarefa.

Mas, ela precisa existir em um fluxo de outras tarefas, de forma a cadenciar cada uma e deixando claro quem são os seus “donos”.

Logo, é fundamental entender o papel de cada um e que a RACI ajuda a atribuir.  

Responsável

É a pessoa que precisa executar o projeto. Ela garante a entrega da tarefa e a sua plena execução.

Pode contar com a ajuda de assistentes ou mais pessoas do seu mesmo nível de responsabilidade, mas é apenas ela a responsável pela entrega e por responder por ela.

Também quem tem o papel de responsável a função de procurar a pessoa com  função de consultado ou de suporte caso precise de suas ajudas.

Aprovador

É a pessoa para a qual o Responsável enviará a entrega da tarefa pronta. Seu papel, no entanto, não é apenas o de receber o projeto.

O Aprovador precisa acompanhar o processo, se ele é feito dentro do prazo, se o responsável necessita de outro auxílio ou suporte.

Quando a entrega for concluída, ele precisa revisar e indicar se precisa de melhorias.

Numa Matriz RACI mais simples, o Aprovador é somente uma pessoa, o que garante mais agilidade na entrega. 

Contudo, em uma demanda mais complexa, pode ser necessário mais pessoas com esse papel, desde, claro, que elas tenham uma boa comunicação para não gerar atritos ou ruídos na entrega.

Suporte

O suporte é um papel opcional na matriz RACI – e quando essa atribuição existe, a ferramenta ganha o nome de RASCI, com um S a mais.

Quando existente, o suporte precisa auxiliar o responsável. Normalmente, são pessoas com especificidades técnicas que são necessárias para a conclusão do projeto.

Por isso, elas são envolvidas para que o responsável tenha essa demanda atendida e possa entregar a tarefa completa.

Consultado

Esse papel é entregue à pessoa que pode fornecer dados ou entregas específicas de análise, por exemplo.

Normalmente, é um indivíduo que pode contribuir opinando sobre as etapas da tarefa, orientando o responsável sobre como seguir.

É importante existir esse papel na RACI, mas algumas tarefas mais simples podem dispensar essa função.

Informado

O informado é aquela pessoa que não atua ativamente na tarefa, que precisa saber que ela está em andamento.

Por exemplo, um gerente que deve informar a alta gestão que a tarefa foi entregue ou está em andamento.

As pessoas que estão como informadas podem ser aquelas de outras equipes, que precisam da tarefa ou projeto prontos para tomar uma decisão, por exemplo.

O informado pode ser também uma outra pessoa que, para começar outra atividade, precisa daquela tarefa pronta.

Como montar uma matriz RACI

Saber as responsabilidades em uma matriz RACI não garante que ela funcione. Ela pode ser aplicada em vários contextos e em diferentes tipos de empresa.

Por isso, saber elaborar é fundamental para entender como ela pode ser aplicada em sua situação, considerando cada detalhe do momento de sua equipe.

Confira esse passo a passo para montar uma matriz RACI.

1.      Defina o objetivo da tarefa

O objetivo precisa ser aquele propósito da tarefa: por que ela é feita? Ele precisa ser bem claro e as pessoas envolvidas compreender.

Isso garante que não apenas as pessoas tenham mais engajamento no processo, como também estabeleça os passos seguintes a sua conclusão.

2.      Estabeleça as metas

As metas são indicadores responsáveis por determinar o sucesso da tarefa. Podem ser números ou mesmo ações que garantem a conformidade da entrega.

Elas precisam orientar não só o responsável, como deixar claro para os envolvidos o que é necessário para a tarefa ser um sucesso.

3.      Distribua as funções

O terceiro passo é entender quem precisará responder por cada papel na tarefa e aqueles que precisam estar envolvidos, ainda que indiretamente.

Neste momento, não é necessário explicar o porquê das escolhas. Apenas indique quem são cada um dos papéis.

Até porque, isso precisa ser óbvio, de acordo com a função de cada um na hora de distribuir as tarefas.

4.      Organize e mostre a matriz RACI

Aqui, você publicará a sua Matriz RACI. Ela pode ser visual, como um quadro repartido em quatro quadrantes, mas pode ser bem mais simples, com a indicação por tópico em uma lista.

Publique em email com todos os envolvidos em cópia. Se achar necessário, copie outras pessoas, mas é importante que elas estejam pelo menos mencionadas em Informadas.

Você pode fazer isso em quadros e murais, desde que todos os envolvidos possam ver. Mas, ainda assim, nunca dispense o email.

Vantagens de fazer uma

Provavelmente, você percebeu que fazer uma matriz RACI dá a oportunidade de mais clareza sobre a distribuição de tarefas e da comunicação sobre as responsabilidades de cada um.

Mas não é só por isso que você pode adotar a ferramenta para distribuir tarefas. Confira outras vantagens da matriz RACI em sua empresa.

Prevenção de conflitos

Com as definições claras de cada responsabilidade, é mais fácil evitar conflitos na equipe sobre determinada entrega.

Por isso, foque em uma matriz objetiva clara e que todos tenham acesso. Nunca é demais mencionar o envio por email da Matriz, com a explicação do projeto e com a lista de responsáveis.

Aumento da qualidade

Com as responsabilidades bem definidas, é mais fácil garantir que todas as tarefas sejam executadas com a qualidade necessária.

Isso porque as tarefas serão bem distribuídas, tornando claro a responsabilidade de todos e não deixando com que as pessoas fiquem sobrecarregadas em suas funções.

Também é reflexo de uma autonomia de cada colaborador, que pode se sentir encarregado de um processo sabendo que tem o acompanhamento de outras pessoas, sem, no entanto, precisar ficar reportando a alguém de hierarquicamente maior.

Facilidade no acompanhamento do progresso

A matriz permite acompanhar o andamento do projeto de forma mais organizada e eficiente. Para isso, é necessário sempre ter o detalhamento dos processos, prazos e objetivos bem claros.

Documentação

Por fim, a matriz serve como um documento formal que registra as responsabilidades de cada membro, facilitando a gestão e o acompanhamento do projeto.

Além disso, ela serve como um histórico dos processos da empresa, que podem ser revistos e consultados em um futuro.

Essa é a Matriz RACI, uma ferramenta que ajuda muito empresas e times em campanhas das mais complexas às simples, como um lançamento. 

A matriz RACI pode ser usada com outros métodos, como leans Canvas. Quer saber mais? Confira no link!