Por que a Sefaz rejeita uma nota?

Bom, existem várias razões, mas de modo geral podemos listar os 3 motivos mais básicos do porquê isso ocorre. 

O primeiro deles é algum erro no cadastro da empresa, o que pode impedir a emissão da nota. 

Em uma segunda hipótese, o problema pode estar com o certificado digital, que pode gerar o erro de “assinatura digital corrompida”.

Isso pode acontecer por vários motivos, entre eles, a expiração da validade do certificado e a incoerência com os dados cadastrais do responsável, por exemplo.

Em último caso, está a campeã das causas dessas rejeições, que é a inconsistência no cadastro de clientes, devido ao fornecimento de dados incompletos e/ou incorretos.

Nesta linha, podemos citar erros com o número da Inscrição Estadual, Código de Situação da Operação do Simples Nacional (CSOSN) de um produto ou do CNPJ da pessoa jurídica.

Por que e como evitar as rejeições de nota fiscal?

Essa é a grande pergunta que surge na cabeça de empreendedores. Nesse sentido, vale dizer que, mesmo tendo cautela e organização, possivelmente, uma hora ou outra alguma rejeição pela Sefaz poderá acontecer. 

E, diante desse cenário, você precisará estar preparado para saber contornar esse empecilho. 

Assim, levantamos, primeiramente, algumas dicas que poderão te ajudar a evitar a ocorrência de rejeições, bem como a diminuição de sua incidência. Veja:

Observação: Vale ressaltar que, boa parte dessas ações irá exigir preparo e conhecimento técnico especializado, portanto, o ideal é contar com a ajuda de um profissional experiente nessa área, como é o caso de um contador.

• Verifique a se a numeração e a série da nota foram informadas corretamente;
• Fique atento às notas que são emitidas em contingências; 
• Lembre-se de escolher a linha do CST conforme o regime de tributação da sua empresa;
• Atendente-se para a validação dos dados cadastrais do seu cliente no Sintegra;
• Esteja com os dados cadastrais da sua empresa em dia e validados.

Quais são as principais rejeições da Sefaz? Como resolvê-las?

Depois de pegar algumas dicas de como evitar a ocorrência dos erros, agora, você precisa entender quais as principais rejeições que podem surgir e como contorná-las.

Abaixo, enumeramos as rejeições mais comuns com as quais você poderá esbarrar no cotidiano do mundo dos negócios, acompanhe:

Rejeição 204: Duplicidade de NF-e

A rejeição 204 decorrerá da emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) com a mesma Chave de Acesso de uma outra NF-e já autorizada pela Sefaz.

Observe a regra da Sefaz:

Como exemplo prático dessa rejeição, podemos citar o seguinte:

Foi feita a emissão de uma NF-e por meio do emissor gratuito da Sefaz. Em seguida, a mesma NF-e, já autorizada, foi enviada pelo software emissor de nota fiscal sem saber que o documento já havia sido autorizado, isso ocasionará a rejeição 204.

Como resolver?

Para solucionar essa situação, você precisará modificar o número da NF-e, de modo que a numeração escolhida ainda não tenha sido utilizada. Após isso, basta reenviar o documento fiscal.

Rejeição 207: CNPJ do emitente inválido

A rejeição 207 — CNPJ do emitente inválido — ocorrerá devido a erros relacionados à imprecisão da informação do CNPJ ( tamanho e/ou posicionamento errado de alguns números).

Assim, quando for emitida uma nota fiscal, a mensagem de “CNPJ do Emitente inválido” irá aparecer.

Conforme a regra a Sefaz, temos:

Isso fica mais claro no seguinte exemplo prático: 

Alguém comete um equívoco no momento de informar os números do CNPJ. Ao invés de  digitar "01.432.765/0198-12" para enviar o documento à Sefaz,.inverteu-se algum dígito, ficando dessa forma: “01.423.765/0198-12”, provocando então essa rejeição. 

Como resolver?

De primeiro momento, o indicado é conferir o CNPJ no site da Receita Federal para verificar os dados.

Em uma segunda etapa, deve-se atentar ao CNPJ informado pelo emitente, alguns ERP’s (Enterprise Resource Planning) podem suprimir o dígito “0”, ocasionando o erro. Se esse for o caso, procure ajuda com o suporte do seu ERP.

Rejeição 362: Venda de combustível sem informação do Transportador

A rejeição 362 decorrerá da falta de identificação do transportador (CPF/CNPJ) na emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Conforme a regra da Sefaz, temos o seguinte:

Como pôde-se perceber, existem 3 exceções para essa regra, como mostra  imagem:

1. A regra de validação 362 se aplica somente para a NF-e com Finalidade de Emissão normal (finNFe = 1);

2. A regra de validação 362 se aplica somente para os Códigos de Produto ANP relacionados no Anexo XI.01 do MOC;

3. A regra de validação 362 não se aplica se for informada a UF do Transportador no exterior (transporta/UF = ”EX”).

Como resolver?

Basta informar o CPF ou CNPJ do transportador, identificando-o assim. Uma vez efetuada a correção, você só precisa reenviar a NF-e por meio do seu software emissor.

Rejeição 539: Duplicidade de NF-e, com diferença na Chave de Acesso

A rejeição 539 é causada quando ocorrer a emissão de uma NF-e sendo que na Sefaz já existe outra NF-e autorizada.

Nesse caso, a nota possui os mesmos dados de CNPJ Emitente, Modelo, Série e Número, entretanto,os valores de  Data de Emissão, Tipo de Emissão ou Código Numérico ou outras posições da Chave de Acesso são diferentes.

Conforme a regra, temos o seguinte:

 Considerando um caso prático, pode-se citar o exemplo:

Emitiu-se uma uma NF-e no ano de 2019 com a numeração 2 e série 3. Em 2020, a mesma numeração e série foram usadas para a emissão de uma nova NF-e.

Uma vez que o “ano” é parte integrante a Chave de Acesso, haverá portanto uma diferença e será retornado essa rejeição.

Observação: Esse é o tipo de objeção que tende a acontecer em maior frequência com aqueles que escolhem por utilizar uma mesma numeração para a emissão normal e a de Contingência, não fazendo uma distinção como recomenda a Sefaz.

Como resolver?

Em situações que são reportadas a rejeição 539, o indicado é que você entre em contato com o suporte do seu sistema emissor para que seja feita uma verificação técnica do problema.

Em alguns casos, não há muito o que ser feito, apenas reemitir a nota rejeitada com uma numeração ainda não utilizada.

Rejeição 600: CSOSN incompatível na operação com Não Contribuinte 

A rejeição 600 ocorrerá quando uma nota for emitida para Destinatário Não Contribuinte do ICMS (indIEDest = 9) e com o Código de Situação da Operação - Simples Nacional (CSOSN) em relação diversa aos dados abaixo:

• 102 - Tributação SN sem permissão de crédito;
• 103 - Tributação SN, com isenção para faixa de receita bruta;
• 300 - Imune;
• 400 - Não tributada pelo Simples Nacional;
• 500 - ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária ou por antecipação.

A Sefaz acrescenta ainda, 3 exceções à regra, como pode ser observado a seguir:

Como resolver?

Atente-se ao regime tributário. Uma vez que estiver sob o Regime de Tributação Simples Nacional, com Destinatário Não Contribuinte do ICMS (indIEDest = 9), deve-se utilizar os CSOSN de ICMS previstos na regra de validação da Sefaz, como foi citado anteriormente.

Em uma segunda etapa, confirme se o Destinatário se enquadra de fato como “Não Contribuinte” (indIEDest = 9). Se a resposta for positiva, será preciso alterar a tributação do ICMS, escolhendo um dos CSOSN permitidos.

Observação: Para realizar essa verificação, basta consultar o CNPJ do Destinatário.

Se ao checar o cadastro do destinatário for confirmado que, no caso, ele é Contribuinte (indIEDest = 1), deve-se então modificar a indicação da Inscrição Estadual (IE) do destinatário e adicionar sua IE.

Uma vez realizadas as correções, basta reenviar a nota fiscal para processamento. 

Rejeição 770: CFOP Inexistente

A rejeição 770 ocorre quando a Tabela CFOP, indNFe = 0 não é devidamente observada na emissão de  uma NF-e , retornando assim a mensagem: “CFOP Inexistente".

Conforme a regra da Sefaz:

Como resolver?

Para contornar essa rejeição, você terá de consultar a Tabela de CFOP divulgada pela Sefaz, verificar qual Código melhor se enquadra na Operação da sua NF-e e identificar se este é de uso permitido, para assim, efetuar a modificação do CFOP informado anteriormente.

Rejeição 766: Rejeição: Item com CST indevido

A rejeição 766 será retornada quando houver uma emissão de NFC-e e com Código de situação tributária (CST) de ICMS diferente da lista abaixo:

• 00 - Tributada integralmente;
• 20 - Com redução da Base de Cálculo;
• 40 - Isenta;
• 41 - Não tributada;
• 60 - ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária;
• 90 - Outros (a critério da UF).

 A Sefaz traz para esse tipo de rejeição duas exceções, veja:

Como resolver?

Como vimos, na emissão de NFC-e, somente é permitido o uso dos CST de ICMS referentes a 00, 20, 40, 41, 60 e 90 (a critério da UF).

Portanto, é preciso atenção no momento de informar o CST de ICMS  e acabar incorrendo nessa rejeição. 

Observação: Caso surjam dúvidas a respeito de qual CST de ICMS usar, acione um profissional contábil ou o responsável pelas questões fiscais em sua empresa. 

Rejeição 999: Erro não catalogado 

A rejeição 999 é gerada em grande parte das vezes devido a alguma indisponibilidade, falha ou intermitência da Sefaz.

Trata-se de uma mensagem genérica para uma falha na Aplicação da Sefaz e casos de exceção. Em outras palavras, geralmente, é a indicação de que a Sefaz está indisponível.

Assim sendo, não existe uma situação particular para a ocorrência dessa rejeição. Veja a regra abaixo:

Como resolver?

Em hipóteses como essa, a orientação é que você entre em contato direto com a  Sefaz para checar a razão da rejeição. 

Uma vez confirmada a indisponibilidade da Sefaz, é possível  ativar a contingência para a emissão da nota.

Conclusão

Como foi possível notar, a Sefaz apresenta uma série de rejeições e é preciso ficar atento a isso para não acabar incorrendo com problemas mais sérios posteriormente.

Quem não toma esse cuidado pode acabar atrapalhando a experiência do usuário. Então, reforçamos para que busque sempre o auxílio de um contador para que você consiga tomar as melhores decisões e evitar problemas fiscais.

Com esse post, você descobriu as  principais rejeições da Sefaz e como contorná-las. Ficou com alguma dúvida? Deixe aqui para gente nos comentários!