A Secretária da Fazenda, SEFAZ, é um dos órgãos públicos mais importantes para o setor contábil e financeiro de uma empresa. Por isso, conheça melhor o que ela faz e não se atrapalhe com as rotinas que deve ter com ela. 

É muito comum ouvir o termo “Sefaz” no meio de atividades contábeis, tributárias e financeiras. Mas o que ele significa?

Sefaz é a abreviação da palavra Secretaria de Estado da Fazenda e  representa o órgão governamental responsável pela gerência e fiscalização financeira de cada estado brasileiro.

Mas, não é tão simples assim. Por isso, entenda melhor o que é e qual a funcionalidade de uma Sefaz, assim como qual a relação entre esse órgão com a emissão de nota fiscal eletrônica.

Acompanhe!

O que é Sefaz?

Sefaz é um órgão presente em cada estado brasileiro com a responsabilidade de fiscalizar, pagar, arrecadar e controlar os recursos públicos provenientes da respectiva unidade federativa.

Em outras palavras, é o órgão responsável pelos principais impostos que as unidades da federação (os estados) recolhem.

Ela também é a responsável pela fiscalização, por isso, evita e pune crimes como a sonegação de impostos e as eventuais inadimplências.

Por estar inserida no regime de cada estado brasileiro, inclusive o Distrito Federal, a Sefaz de cada um pode conter regulamentações próprias e ser responsável pela legislação interna de funcionamento, assim como de suas páginas oficiais na web.

O que faz a Sefaz?

Dentre as diversas funcionalidades da Secretaria de Estado da Fazenda, pode-se definir que sua responsabilidade base é o controle das receitas e das despesas estaduais.

Pode-se definir as principais funções da SEFAZ em:

• arrecadação de impostos;
• fiscalização dos tributos pagos e inadimplências;
• controle financeiro do estado;
• gerenciamento da estrutura de receita e despesas da UF.

É válido ressaltar que essas receitas são originárias de arrecadações de tributos e taxas estaduais.

Já as despesas são destinadas ao sustento e manutenção do setor público, bem como às obrigações públicas estaduais estabelecidas pela Constituição Federal.

E, entre as principais obrigações cobradas pela Sefaz em relação às empresas, por exemplo, está o armazenamento dos tipos de Notas Fiscais Eletrônicas durante o período de 5 anos. 

Mas como apenas uma Sefaz consegue cuidar de todos os municípios que possuem um estado?

Bom, nesse caso, os municípios mantêm uma Secretaria da Fazenda Municipal, com iguais funções, mas que se respondem à respectiva Sefaz do Estado em que o Município está localizado.

Quais são os principais impostos arrecadados pela Sefaz?

Os impostos são uma espécie de “combustível” para o funcionamento da Sefaz. Dentre os principais são seguintes:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS); é uma espécie de tributo que incide sobre a movimentação de mercadorias em geral. Por estar envolvido com o setor de venda, é, portanto, vinculado às notas fiscais do consumidor (NFC-e) e de produto eletrônica (NF-e).
• Imposto sobre Transmissão Causa mortis e Doação (ITCD);  é um tributo a ser pago para os Estados e Distrito Federal. Este imposto se faz presente no Art. 155, I, da Constituição Federal e estabelece o pagamento deste imposto em dois casos específicos:
  • quando há transmissão de bens por doação (inter-vivos);
  • em hipótese de “Causa mortis”.
• O Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA): é um imposto estadual, cobrado anualmente, cuja alíquota varia de estado para estado, de 1% a 6%, de acordo com o valor do veículo (Tabela FIPE).

Quais os principais serviços realizados pela Secretaria da Fazenda?

A Sefaz é responsável por várias atividades prestadas no estado, mas dentre os principais serviços, podemos destacar: 

• Consulta de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico);

• Consulta de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);

• Consulta de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica);

• Consulta de Certidão;

• Consulta DI;

• Pagamento IPVA;

• Consulta de protocolo integrado;

• Impressão de guias de pagamento;

• Consulta de cadastro ICMS e ITCMD;

• Consultas em geral relacionadas à Receita do Estado;

• Cadastro ICMS;

• Consulta de certidões (como certidão narrativa, certidão de débitos automática ou certidão de transferências voluntárias);

• Emissão de EFD ou SPED fiscal;

• Impressão de guias GNRE, GIA ST, GIA ICMS, GR ou GR de parcelamento.

Como exemplo prático, basta seguir os links das Secretarias da Fazenda de MG e SP para checar as atividades desenvolvidas na íntegra.

Qual é a diferença entre o Ministério da Fazenda e a Secretaria da Fazenda?

Uma confusão normal aos profissionais da área é saber a diferença entre Ministério da Fazenda e a SEFAZ. Sobretudo o que é a atribuição de cada uma.

A principal diferença entre o Ministério da Fazenda e a Secretaria da Fazenda é o âmbito de atuação. Enquanto o Ministério da Fazenda atua em todo o Brasil (representando a União), as Secretarias da Fazenda atuam em âmbito municipal e estadual.

Portanto, a Sefaz é vinculada ao Ministério da Fazenda e pertence a um nível abaixo.

Outra confusão é a diferença entre Sefaz e Receita Federal. E aqui a diferença é a mesma, cabendo à receita a regulamentação dos tributos federais.  

Como emitir nota fiscal na Sefaz? 

A nota fiscal eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar o modo como emitir nota fiscal no país. É um procedimento mais prático e eficaz tanto para as empresas que emitem e lidam com esses documentos como para a fiscalização estatal.

Para começar a emitir uma nota fiscal eletrônica, você precisará seguir os seguintes passos:

• Identifique qual tipo de nota sua empresa deve emitir;

• Verifique o cadastro fiscal de sua empresa junto ao governo;

• Tenha um certificado digital;

• Realize seu credenciamento para emitir notas na secretaria da fazenda;

• Conte com um software emissor de NF-e.

A Sefaz disponibiliza manuais em seu site para auxiliar Software Houses, ERPs nessa missão.

É importante ressaltar a importância de utilizar um software emissor de notas fiscais, pois cada uma dessas notas contém desafios e peculiaridades próprias de integração.

No caso da NFS-e, por exemplo, tudo pode ser mais complexo caso uma empresa tenha filiais em mais de uma cidade, pois a emissão dessa nota depende da regulamentação de cada prefeitura, que possuem burocracias particulares.

Ao longo dos anos, o Governo tem procurado implementar e atualizar cada vez mais a tecnologia em seus procedimentos de acesso e fiscalização.

Dentro desse processo de atualizações está o Código de Segurança do Contribuinte (CSC). Descubra em nosso guia sobre a sua importância e como emiti-lo em cada região do país. Confira!