Um sistema para posto de gasolina é uma ferramenta ideal para fomentar o crescimento da gestão, reduzir despesas, controlar o estoque e emitir nota fiscal eletrônica automaticamente.
Por isso, muitas marcas têm investido em um ERP para automatizar processos, evitar erros, gerir melhor o negócio e oferecer um relacionamento diferenciado ao seu consumidor.
Mas o que seria um sistema para posto de combustível? Quais são as suas vantagens práticas e quais são aqueles que o mercado mais recomenda?
Leia este post e entenda mais sobre o assunto.
O que é um sistema para posto de combustível?
Para entrar melhor neste assunto, é preciso falar sobre ERP primeiro. A sigla, que significa em inglês Enterprise Resource Planning, é um sistema que integra todos os processos de uma empresa.
Ele automatiza tarefas antes manuais, integra recursos e reconhece o seu negócio como uma grande rede que funciona de maneira interligada. Os ERPs são softwares com armazenamento de dados de clientes, fornecedores e produtos em nuvem.
Ou seja, tudo o que pode facilitar o seu trabalho que, mais automatizado, permitirá que você foque mais em um processo gerencial estratégico.
E um sistema para posto de combustível nada mais é do que um ERP para esse ramo de empresa, com recursos próprios para atender as suas particularidades.
Mas, por que ter um?
Como você já leu, o sistema que você escolher para o seu posto ajudará na gestão e no controle de tudo o que envolve a sua empresa.
A automação e a integração de todos os processos permitem não só focar em melhorias no atendimento ao cliente e na gerência estratégica de sua empresa, como também oferece muitas outras vantagens.
Você saberá algumas delas agora!
Redução de tempo
Sabe aqueles formulários bem chatos de serem preenchidos, mas que não deixam de ser importantes, que você leva um bom tempo para fazer? Esse tipo de atividade é significativamente reduzida quando se há um software de gestão.
Sejam atividades com papel ou com planilha de Excel, todas passam a ser realizadas pela plataforma, que padroniza o preenchimento de acordo com a informação que você deseja colher, como dados de produto, por exemplo.
Redução de erro
E se há uma coisa que é quase que inevitável em processos manuais são os erros. Com um processo automatizado, eles podem desaparecer e a eficiência do trabalho aumenta.
Com o software de gestão, você terá a certeza que todas as informações são as mais próximas do real, como o capital de giro, mercadorias em estoque e as obrigações que a sua empresa deve ter com a legalidade, inclusive.
Equipe otimizada
Já que o sistema para posto de combustível integrará processos, é claro que toda a sua equipe pode focar em outros aspectos do trabalho, como o atendimento ao cliente. Com todo o processo automatizado, sobrará tempo para focar em questões mais diretas com quem frequenta seu posto de combustível.
Sem retrabalhos
A palavra “retrabalho” dá até um frio na espinha, não é?
Pois é. E se você investe em um sistema de gestão para sua empresa e evita erros graças a ele, é claro que o retrabalho será menor. Outra vantagem bem parecida com essa é a diminuição de trabalhos duplicados, que é quando dois setores fazem a mesma atividade.
Isso ocorre, muitas vezes, por uma gerência que não tem muito o controle das atividades de seus times. Como a informação flui muito melhor com um ERP, o líder de sua empresa — ou do setor — sabe exatamente o que cada um faz e se a atividade é realmente de responsabilidade da pessoa.
Mais conhecimento sobre o negócio
Conhecer a sua empresa é uma obrigação. Mas com a implementação de um software de gestão, fica mais fácil ter acesso a dados e a realizar comparativos. Você consegue analisar desde a qualidade de seu produto, até a hábitos de seus consumidores.
Esse conhecimento é determinante para tomar decisões mais precisas sobre os tipos de investimentos que você deve realizar ou até mesmo quais são os cortes de gastos necessários a serem feitos.
Melhor controle financeiro e fiscal
Todo gestor sabe o quão é importante ter um controle financeiro forte em sua empresa. Não é diferente para empresas de abastecimento de combustível.
Quando um sistema de gestão é implementado, você consegue ter respostas instantâneas sobre o seu fluxo de caixa, controlar o estoque e ter um capital de giro mais ativo.
Além disso, como uma gestão integrada, todas as suas obrigações fiscais ficam melhor geridas, mantendo sempre atualizado quais são os impostos a serem pagos, com os devidos cálculos que, como se sabe, muitas vezes são complexos. A emissão de nota fiscal também fica em dia. Como consequência disso, você não sonega impostos e se mantêm legalizado.
Fidelização de clientes
Com processos automatizados, você e sua equipe conseguem dar mais atenção ao seu consumidor.
E não só por poupar tempo: muitos sistemas para posto de combustível permitem manter histórico de clientes, o que ajuda a entender seu comportamento e hábito — fatores determinantes para que a sua empresa realize um atendimento personalizado.
O que um bom sistema deve oferecer?
Para que o usuário possa usufruir de todas as vantagens que um sistema para posto de combustível, a plataforma escolhida deve ter alguns recursos que garantirão o seu bom uso.
É bom lembrar que cada posto de combustível tem as suas próprias especificidades. Por isso, o sistema escolhido deve, primeiramente, entender quais são as suas necessidades e oferecer as melhores ferramentas em seu pacote.
Mas, bom, alguns recursos são básicos, não é?
Gestão de estoque em tempo real
O estoque é uma parte sensível para postos de combustível. Com esse recurso, você consegue controlá-lo em tempo real, evitando que o seu consumidor fique frustrado ao não encontrar o produto desejado.
A funcionalidade não mede apenas a quantidade de combustível ou de outro produto como evita o controle errado, realizado manualmente.
Controle químico
O impacto de combustíveis no meio ambiente é outro assunto delicado. Diante tanto desafio imposto por essa questão, é preciso estar atento a tudo e é por isso que o sistema para posto de combustível deve ser um amigo a te ajudar.
Um software pode oferecer recursos que ajudam a medir temperatura, tanto no armazenamento quanto no descarregamento, por exemplo.
Esse controle é eficaz também no combate a fraudes, auxiliando na análise dos componentes químicos que chegam do seu fornecedor até você.
Emissão de notas fiscais
A nota fiscal é um documento importante, e seu sistema não pode se esquecer dela. Gerar notas de maneira eficaz e sem erros fiscais, não apenas mostra transparência ao seu cliente, como te ajuda a controlar o estoque, movimentar caixa e, claro, a ficar em dia com a Receita Federal.
Quando falamos de um posto de gasolina, saiba que o documento emitido é a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). A NFC-e está substituindo o cupom fiscal em todo o país gradativamente.
Até o momento da produção deste conteúdo (outubro de 2019), nem todos os estados obrigam a emissão da NFC-e. Em São Paulo, por exemplo, a emissão da NFC-e é obrigatória — assim como uso do SAT Fiscal.
Para garantir o cumprimento das leis, a emissão de notas fiscais em dia e o correto recolhimento de impostos, sempre busque a orientação de um contador, ok?
Gestão financeira
Você já sabe que as suas finanças ficam mais seguras com um sistema para posto de combustível. Para isso, é importante que o software tenha ferramentas integradas a todas as áreas de sua empresa para que seja realizado, em tempo real, a gestão do fluxo de seu caixa, por exemplo.
Com isso, é possível entender como os investimentos são aplicados em seu negócio e quais são os seus retornos.
Interface intuitiva
Design limpo, recursos de fácil entendimento e processos, ainda que complexos, fáceis de serem acompanhados: tudo isso deve ser básico em um sistema que não pode ser complicado de se utilizar.
Para saber se a interface é mesmo intuitiva, faça uso dos testes gratuitos que grande parte dessas plataformas oferecem.
Fácil instalação
Essa não é exatamente uma funcionalidade oferecida para o seu dia a dia, mas é um quesito muito importante a ser analisado antes de escolher um sistema.
Lembre-se de que a implementação de um sistema pode mudar toda a rotina de sua empresa, por isso, ela deve causar o menor impacto possível em sua instalação.
Além de ser fácil de se instalar, a empresa escolhida deve oferecer capacitações e treinamentos para que você não fique na mão na hora de usar a sua plataforma. Pense também no suporte que ela oferece, caso seja necessário ao longo do uso.
Quais são os sistemas mais indicados?
No mercado, hoje, o que não faltam são plataformas eficientes, que podem caber no seu bolso. E para ajudar na escolha, seguem algumas sugestões.
Gilbarco
A Gilbarco é uma plataforma que pensa em todo processo de postos de combustível, oferecendo soluções nas mais diferentes frentes, da gestão financeira à medição de qualidade.
Para contratar um serviço ideal para sua empresa, é preciso entrar em contato com a plataforma e discutir quais são suas necessidades.
Por causa de sua parceria com o eNotas Gateway, a Gilbarco oferece a Prime Pay: uma solução completa para receber pagamentos e emitir NFC-e automaticamente em um posto de gasolina.
Veja como isso funciona na prática:
Linx Postos
O Linx é conhecido por oferecer sistemas para os mais diferentes tipos de empresas. E os postos de gasolina não são esquecidos por ela. A plataforma é completa e diversificada, atendendo desde o escritório ao frentista, com recursos intuitivos.
Você também precisa entrar em contato com o Linx para poder saber de valores e qual o pacote ideal para você.
Petroshow
Sugestivo o nome, não?
O Petroshow é outra plataforma para postos de combustível que se adequa às suas necessidades. Com ele, é possível ter ferramentas de gestão de pessoas, de resultados e CRM, por exemplo.
Cigam
O Cigam é outra referência no ramo de sistemas para postos de gasolina. A sua implementação por etapas facilita aquele “choque” com a nova rotina, permitindo ter eficiência na transição de antigas rotinas com a nova.
O sistema cria uma visão completa da empresa em um ambiente único. Saiba que o sistema tem um centro de serviços centralizados, é flexível e, claro, conta com uma interface intuitiva.
Petros
A Petros oferece uma automação completa, com versões mobile e desktop, o que te dá o conforto de poder escolher quando e onde acessar a plataforma. Tem facilidades como disparo de e-mails automatizados, geração de livros de movimentação de combustível e pode, ainda, centralizar todas as filiais de uma rede.
Prático, não?
Certamente, um desses sistemas para posto de combustível te atenderá com um padrão de excelência elevado!
E não abra mão de usar um software de gestão em sua empresa. Gerenciar processos manualmente é pedir para levar prejuízo.
Agora, que tal entender mais sobre outro assunto importante para o seu negócio e, inclusive, a sua vida pessoal? Basta continuar com a gente e descobrir por que é importante colocar CPF na Nota!
em Belo Horizonte, desde 2011.