Solução nota fiscal eletrônica: como e quando escolher uma

Atualizado há mais de 1 semana

Os desafios de empreender são muitos. E alguns deles estão em um setor complexo, que precisa ao máximo evitar erros: o fiscal. Uma das principais atividades desse departamento é a emissão de nota fiscal. E uma solução de nota fiscal eletrônica pode ser uma grande aliada!

Essa ferramenta nada mais é do que um software que pode automatizar o processo de emissão, que está muito propenso a erros de cadastro, o que pode prejudicar a imagem do negócio junto ao seu cliente e até mesmo multas.

Conheça melhor o que é uma solução de nota fiscal eletrônica, quando você pode considerar ter uma e o que ela precisa ter para ser esse amigo do seu setor fiscal.

O que é uma solução de nota fiscal eletrônica?

Uma solução de nota fiscal é um software que permite automatizar a emissão dos documentos, assegurando a regularização do negócio e poupando tempo que seria gasto com tarefas burocráticas. 

De uma maneira bem simples e completamente virtual (e online!), esse software pode gerar documentos fiscais em minutos, atendendo a todas as especificações que cada tipo de nota fiscal possui.

Um software de notas fiscais consegue fazer tudo o que um setor precisa com integração tanto com a SEFAZ quanto com as prefeituras, mantendo a legalidade dos documentos.

Leia também: Emissão de notas fiscais para cursos online: 10 principais dúvidas dos produtores digitais 

Quais os benefícios em ter uma solução de nota fiscal eletrônica?

A principal vantagem em ter uma solução de nota fiscal eletrônica é a agilidade na emissão de NF.

Mas a economia de tempo não é a única vantagem. Conheça outras:

Reduz de erros

Calcular impostos, preencher todos os campos… tudo isso pode ser um dificultador na hora de emitir uma nota.

Mas com uma solução de nota fiscal eletrônica, tudo é feito automaticamente. Isso faz com que a taxa de erros seja bem menor, o que evita retrabalhos, emissões erradas e menos problemas junto ao Fisco ou mesmo aos clientes.

Ajuda na organização e gestão fiscal

Ter uma emissão automatizada é importante, mas não significa que isso basta. Emitir e organizar esses documentos é outra tarefa que precisa de cuidado. E um software de automatização de nota fiscal ajuda com isso.

Essa organização e armazenamento são feitos virtualmente, fazendo com que os arquivos sejam acessados remotamente, quando necessário.

Aumenta a conformidade fiscal

Se a emissão é com menos erros e com cálculos acertados de impostos, a conformidade fiscal é melhorada.

Não só por isso, mas a integração com plataformas legais, como a da Secretaria de Fazenda do Estado e com a da Prefeitura municipal, faz com que o software de emissão de notas seja sempre atualizado com novas legislações, que mudam sempre.

Melhora a auditoria

Ter um setor adequado a processos e com menos problemas junto a fiscalização são outras vantagens de uma solução fiscal.

Seja você um infoprodutor ou empresário de grandes empresas, essas fiscalizações são constantes, o que faz com que o setor esteja sempre em conformidade e organizado, permitindo uma auditoria eficiente.

Quando implementar uma solução de nota fiscal eletrônica?

Você já deve estar se perguntando se o seu negócio precisa de uma solução de nota fiscal. Vale ressaltar que essa ferramenta pode ser extremamente útil para negócios dos mais variados portes e segmentos

Se você já tem um fluxo de vendas bem estabelecido, é um dos primeiros sinais de que você precisa de uma solução de nota fiscal.

Se você é um empreendedor de início de carreira, pode contar com essa ferramenta para otimizar o processo e poder ter mais tempo para pensar em estratégias de crescimento e aperfeiçoamento de produto, por exemplo.

Outro sinal de que seu negócio precisa de uma solução de nota fiscal é quando há muitos erros de emissão e dificuldade em ser ágil em atender o público com esse documento — que é de emissão obrigatória para toda empresa que faz uma transação comercial.

Como escolher um software de emissão de nota fiscal eletrônica?

Confira quais os critérios para um bom software de emissão de nota fiscal eletrônica para, na hora de escolher, não errar.

Ele precisa ter integração com as principais formas de pagamento

Atualmente, o cliente possui inúmeras preferências na hora de fechar uma compra no que diz respeito a pagamento.

Sua empresa não pode ignorar isso e a sua solução de nota fiscal eletrônica entender que ela precisa atender a todo tipo de demanda.

Por isso, na hora de fechar uma plataforma de pagamento, a sua solução de nota fiscal precisa ter integração com ela. E de maneira fácil.

Assim, você não só atende às demandas de pagamento de seu público, como consegue acompanhar as vendas diretamente do seu software de emissão.

Confira se o software faz agendamento de emissão

Fazer uma nota fiscal é algo que precisa ser ágil. E se uma venda é programada, a emissão precisa ser também.

Outro fato importante é que algumas vendas podem querer uma emissão antes ou depois do processo. Sem esquecer do prazo de garantia.

Esse agendamento pode ser o fator fundamental para diminuir cancelamentos de notas que, em algumas localidades, não possui um prazo tão grande — depois de um determinado período, algumas SEFAZ ou prefeituras não permitem cancelar a nota.

Encaminhamento ao cliente de forma automática

Enviar o arquivo correto da nota fiscal para o cliente é uma obrigação da empresa. Esse é um processo que pode ser moroso e demandar de um colaborador. Ou mesmo muito tempo do empreendedor.

Por isso, a solução para nota fiscal precisa realizar os envios de forma automatizada, depois que todos os cadastros do cliente forem realizados na plataforma.

Integração com todos os sistemas de emissão do Brasil

Por fim, esse é um critério básico e que toda solução de emissão de notas precisa ter. A integração com os sistemas emissores brasileiros, no entanto, não é algo simples.

Afinal, são 5.568 municípios brasileiros e 27 unidades federativas e cada uma possui a sua própria forma de emitir notas.

Então, não é difícil encontrar sistemas que atendem aos estados e municípios onde há mais empresas com sede.

Cuidado na hora de escolher a solução

Você pode facilitar essa escolha com uma solução que não só possui todos esses critérios, como também tem as vantagens que você leu ao longo deste texto.

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Jornalista, escritora e pós-graduanda em Comunicação Digital e Mídias Sociais.

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