{"id":31891,"date":"2024-07-04T10:00:00","date_gmt":"2024-07-04T13:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/enotas.com.br\/blog\/?p=31891"},"modified":"2025-09-26T15:33:34","modified_gmt":"2025-09-26T18:33:34","slug":"gerenciamento-eletronico-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/enotas.com.br\/blog\/gerenciamento-eletronico-de-documentos\/","title":{"rendered":"Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos: passo a passo para fazer na sua empresa"},"content":{"rendered":"<p dir=\"ltr\">O <strong>gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos (GED)<\/strong> \u00e9 uma forma que as empresas t\u00eam de lidar com a gest\u00e3o de arquivos de forma segura e online.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Essa tecnologia n\u00e3o s\u00f3 diz respeito ao armazenamento desses documentos na nuvem, mas tamb\u00e9m a sua sistematiza\u00e7\u00e3o, seguran\u00e7a de acesso e de compartilhamento.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Al\u00e9m de refletir tempos em que a informa\u00e7\u00e3o est\u00e1 dispon\u00edvel a todos e em todos os locais, o GED tem algumas vantagens como a <strong>otimiza\u00e7\u00e3o de processos e da rotina da empresa, a economia de recursos e insumos e a elimina\u00e7\u00e3o da burocracia.<\/strong><\/p>\n<p dir=\"ltr\">Conhe\u00e7a um pouco mais do gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos e como aplic\u00e1-lo em seu neg\u00f3cio!<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">O que \u00e9 gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos?<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">O <strong>gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos<\/strong>, tamb\u00e9m conhecido como GED, \u00e9 um <strong>conjunto sistematizado para armazenar, compartilhar, organizar e subir arquivos em nuvem.<\/strong><\/p>\n<p dir=\"ltr\">Ele \u00e9 uma forma de disponibilizar o acesso a documentos paramuitas &nbsp;pessoas em uma mesma organiza\u00e7\u00e3o.&nbsp;<\/p>\n<p dir=\"ltr\">\u00c9 tamb\u00e9m uma maneira de ter um <strong>backup <\/strong>daqueles documentos mais importantes para uma empresa e uma rotina espec\u00edfica.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">O GED pode ser visto como uma<strong> alternativa tecnol\u00f3gica e segura de compartilhar os arquivos<\/strong>, mas tamb\u00e9m de eliminar processos que, antes, eram vistos como burocr\u00e1ticos, como o envio de documentos.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Ele tamb\u00e9m tem algumas vantagens como a otimiza\u00e7\u00e3o de espa\u00e7os e recursos na empresa, o que d\u00e1 mais benef\u00edcios para sua gest\u00e3o!&nbsp;<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">Como funciona?<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">O GED \u00e9 um <strong>sistema online de gest\u00e3o de documentos<\/strong>. Por isso, todo o seu processo \u00e9 virtual. Logo, o primeiro passo para aplicar na empresa \u00e9 ter os arquivos de forma online.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">\u00c9 importante que, no in\u00edcio, esses arquivos f\u00edsicos sejam <strong>escaneados e convertidos em PDF<\/strong>. Se, por acaso, a sua empresa j\u00e1 tem um acervo desses documentos digitalmente, j\u00e1 \u00e9 um bom come\u00e7o.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">O gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos usa um ambiente dedicado para guardar esses documentos, <strong>um servidor que funciona como um drive<\/strong>, mas com acessos limitados e restritos que podem ser gerenciados pela sua empresa.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">As pessoas que precisam acessar esses arquivos ou subir novos s\u00e3o gerenciadas, tem acessos garantidos por um administrador e podem fazer isso de qualquer lugar.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Bom, mas at\u00e9 a\u00ed n\u00e3o \u00e9 nada diferente do que um compartilhamento em nuvem, como um Google Drive, certo?<\/p>\n<p dir=\"ltr\"><strong>A grande diferen\u00e7a \u00e9 que o GED tem um conjunto de tecnologias que permite uma sistematiza\u00e7\u00e3o de armazenamento, consulta e reconhecimento dos arquivos.<\/strong> Algumas tecnologias que o gerenciamento usa s\u00e3o:<\/p>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\"><strong>OCR: <\/strong>Reconhecimento \u00d3tico de Caracteres, que permite que o sistema reconhe\u00e7a palavras e caracteres mesmo que escaneados e subidos como imagens;<\/li>\n<li dir=\"ltr\"><strong>ICR e IHR: <\/strong>\u00e9 uma tecnologia parecida com o OCR, mas que reconhece letras e caracteres escritos \u00e0 m\u00e3o, como assinaturas;<\/li>\n<li dir=\"ltr\"><strong>COLD e ERM<\/strong><strong>:<\/strong> o Enterprise Report Management permite que se formate e indexe relat\u00f3rios e invent\u00e1rios de modo que se compacte o espa\u00e7o usado no servidor, economizando armazenamento.<\/li>\n<\/ul>\n<p dir=\"ltr\">Al\u00e9m dessas tecnologias, o GED pode ter algumas tecnologias para imagens e at\u00e9 mesmo do ciclo de vida de alguns documentos, sobretudo daqueles que possuem tempo de guardar, permitindo que voc\u00ea tenha controle sobre aqueles que precisam ser guardados por determinado per\u00edodo.<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">Quais s\u00e3o as vantagens de ter na sua empresa?<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">O gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos permite uma s\u00e9rie de vantagens para a empresa e at\u00e9 mesmo para um p\u00fablico externo que precisa acessar ou enviar arquivos para seu neg\u00f3cio, como num processo de admiss\u00e3o, por exemplo.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Confira alguns desses benef\u00edcios.<\/p>\n<h3 dir=\"ltr\">Reduz custos<\/h3>\n<p dir=\"ltr\">O armazenamento digital <strong>elimina a necessidade de impress\u00f5es, c\u00f3pias e arquivos f\u00edsicos<\/strong>, gerando economia com materiais como papel, toner e tinta.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Essa digitaliza\u00e7\u00e3o torna desnecess\u00e1rio armazenar documentos f\u00edsicos, liberando espa\u00e7o em escrit\u00f3rios, por exemplo. Tamb\u00e9m reduz os cursos com a manuten\u00e7\u00e3o desses locais.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Dessa forma, <strong>o GED automatiza tarefas manuais repetitivas<\/strong>, como busca e organiza\u00e7\u00e3o de documentos, reduzindo a necessidade de funcion\u00e1rios dedicados a essas atividades.<\/p>\n<h3 dir=\"ltr\">D\u00e1 maior efici\u00eancia e produtividade<\/h3>\n<p dir=\"ltr\">Com a redu\u00e7\u00e3o do gerenciamento do espa\u00e7o f\u00edsico, os documentos digitais podem ser facilmente encontrados por mecanismos de busca eficientes, otimizando o tempo gasto na localiza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">O fluxo de trabalho se torna mais r\u00e1pido e eficiente, <strong>com documentos digitalizados e acess\u00edveis a qualquer momento e lugar.<\/strong><\/p>\n<p dir=\"ltr\">O GED permite que diferentes pessoas e times trabalhem em um mesmo documento simultaneamente, facilitando a comunica\u00e7\u00e3o, o trabalho em equipe e a efici\u00eancia da produtividade de toda a empresa.<\/p>\n<h3 dir=\"ltr\">Refor\u00e7a a seguran\u00e7a<\/h3>\n<p dir=\"ltr\">Os documentos digitais ficam armazenados em servidores seguros, protegidos contra perda, roubo e danos f\u00edsicos, como inc\u00eandios e inunda\u00e7\u00f5es, inerentes a espa\u00e7os f\u00edsicos.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">O sistema tem um controle de acessos<strong>, o que permite definir diferentes n\u00edveis de compartilhamento aos documentos<\/strong>, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualiz\u00e1-los ou edit\u00e1-los.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Sem esquecer que \u00e9 poss\u00edvel rastrear todo o hist\u00f3rico de modifica\u00e7\u00f5es feitas em um documento, garantindo maior controle e seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<h3 dir=\"ltr\">D\u00e1 conformidade legal e regulat\u00f3ria<\/h3>\n<p dir=\"ltr\">A segura refor\u00e7a o compromisso da empresa em tratar seus dados e mant\u00ea-los na conformidade da lei.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Isso porque o GED<strong> ajuda na organiza\u00e7\u00e3o e no armazenamento de documentos de form<\/strong>a que atendam \u00e0s exig\u00eancias legais e regulat\u00f3rias, como a Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados (<a href=\"https:\/\/enotas.com.br\/blog\/lgpd\/\" style=\"outline: none;\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">LGPD<\/a>).<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Al\u00e9m disso, em qualquer fiscaliza\u00e7\u00e3o, a busca e recupera\u00e7\u00e3o r\u00e1pida de documentos digitais facilita o processo de auditorias e fiscais, reduzindo riscos e multas.<\/p>\n<h3 dir=\"ltr\">Deixa seu neg\u00f3cio mais sustent\u00e1vel<\/h3>\n<p dir=\"ltr\">A digitaliza\u00e7\u00e3o que o GED permite diminui o consumo de papel, contribuindo para a preserva\u00e7\u00e3o do meio ambiente e tornando o seu neg\u00f3cio mais sustent\u00e1vel.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Com uma necessidade menor de imprimir pap\u00e9i<strong>s, o armazenamento digital consome menos energia<\/strong>, fazendo com que sua empresa tenha compromisso com o meio ambiente.<\/p>\n<h3 dir=\"ltr\">Ajuda na tomada de decis\u00f5es<\/h3>\n<p dir=\"ltr\">Com o gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos, a<strong>&nbsp;an\u00e1lise de grandes volumes de dados contidos nos documentos \u00e9 facilitada<\/strong>, trazendo percep\u00e7\u00f5es valiosas para a tomada de decis\u00f5es estrat\u00e9gicas.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">A an\u00e1lise de dados mais r\u00e1pida ajuda a identificar tend\u00eancias do mercado e tomar medidas proativas para se manter competitivo.<\/p>\n<h3 dir=\"ltr\">Permite acesso remoto e com mobilidade<\/h3>\n<p dir=\"ltr\">Com o GED, os colaboradores de sua empresa podem<strong> acessar documentos e realizar seus trabalhos remotamente, <\/strong>aumentando a flexibilidade e a produtividade.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Como consequ\u00eancia, voc\u00ea tem maior agilidade e in\u00fameras possibilidades, como um atendimento mais r\u00e1pido e eficiente aos clientes, mesmo fora do escrit\u00f3rio.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Vale refor\u00e7ar que o GED facilita a gest\u00e3o de equipes que trabalham em diferentes locais, otimizando a comunica\u00e7\u00e3o e a colabora\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Confira tamb\u00e9m: <a href=\"https:\/\/enotas.com.br\/blog\/contabilidade-na-nuvem\/\" style=\"outline: none;\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Contabilidade na nuvem: o que \u00e9 e como funciona<\/a>&nbsp;<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">Como aplicar o GED na empresa<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Para aplicar o gerenciamento eletr\u00f4nico na sua empresa, o primeiro passo \u00e9 ter uma cultura digital.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Isso recai sobre a necessidade de garantir recursos b\u00e1sicos aos colaboradores, como o acesso \u00e0 internet com seguran\u00e7a e facilidade.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Outro passo \u00e9 ter todos os arquivos f\u00edsicos digitalizados, o que, num primeiro momento, pode gerar um certo trabalho dependendo do volume de documentos.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Fa\u00e7a isso com aten\u00e7\u00e3o:<strong> crie um plano detalhado para a migra\u00e7\u00e3o dos documentos f\u00edsicos para o sistema GED,<\/strong> definindo etapas, prazos, responsabilidades e procedimentos de seguran\u00e7a.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">\u00c9 fundamental que o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o ocorra conforme as melhores pr\u00e1ticas, utilizando scanners de qualidade e garantindo a preserva\u00e7\u00e3o da qualidade das imagens.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Crie um documento para <strong>estipular uma pol\u00edtica de nomenclaturas dos arquivos digitais de forma organizada e padronizada<\/strong>, utilizando um sistema de classifica\u00e7\u00e3o que facilite a busca e recupera\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Esse processo garante um&nbsp; sistema de GED que seja seguro, bem avaliado e que d\u00ea todos os recursos para que sua empresa aplique esse sistema \u2014 inclusive para um p\u00fablico externo, se for o caso.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Fa\u00e7a uma <strong>pesquisa por solu\u00e7\u00f5es que ofere\u00e7am as funcionalidades e caracter\u00edsticas necess\u00e1rias do sistema GED<\/strong> para atender \u00e0s necessidades da empresa e aos objetivos definidos.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Conhecer o gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos \u00e9 entender a import\u00e2ncia de recursos que permitem um melhor aproveitamento do time, que se torna mais proativo e produtivo em muitas opera\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">E voc\u00ea j\u00e1 parou para pensar que um desses processos, a emiss\u00e3o de notas, pode ser mais eficiente? Saiba como um <a href=\"https:\/\/enotas.com.br\/blog\/software-emissao-de-nota-fiscal\/\" style=\"outline: none;\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">software de emiss\u00e3o de nota fiscal<\/a> ajuda nisso.&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>O gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos (GED) \u00e9 uma forma que as empresas t\u00eam de lidar com a gest\u00e3o de arquivos de forma segura e online. Essa tecnologia n\u00e3o s\u00f3 diz respeito ao armazenamento desses documentos na nuvem, mas tamb\u00e9m a sua sistematiza\u00e7\u00e3o, seguran\u00e7a de acesso e de compartilhamento. 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