Organizar eventos \u00e9 muito prazeroso e \u00e9 uma tarefa que requer organiza\u00e7\u00e3o e paci\u00eancia. No entanto, \u00e9 preciso estar atento a alguns detalhes que fazem com que o encontro planejado d\u00ea certo e saia dentro do que foi pensado. Apenas um passo esquecido pode acabar atrapalhando todo o planejamento.<\/p>\n
Para garantir que tudo vai dar certo \u00e9 preciso seguir alguns procedimentos importantes dentro deste universo. Isso n\u00e3o significa que eles representam pontos que geram tens\u00e3o e dificuldade para o seu grande dia. Pelo contr\u00e1rio! S\u00e3o passos simples que d\u00e3o aquela m\u00e3ozinha do come\u00e7o ao fim do evento.<\/p>\n
Pensando nisso e para facilitar o seu trabalho, a Eventbrite elaborou um passo a passo com dicas sobre como gerenciar eventos. Pronto para pegar o papel e a caneta, e anotar tudo o que vem logo abaixo?<\/p>\n
Antes de dar qualquer passo, \u00e9 preciso que voc\u00ea tenha bem claro o motivo pelo qual o evento<\/a> ser\u00e1 realizado:<\/p>\n Tudo isso deve fazer parte do seu planejamento para que voc\u00ea consiga fazer com que o encontro tenha uma finalidade clara.<\/p>\n Ao pensar no encontro, \u00e9 preciso, tamb\u00e9m, determinar qual o tipo de evento que voc\u00ea quer desenvolver. Mais do que isso: voc\u00ea precisa definir, tamb\u00e9m, que tipo de encontro atrai mais a aten\u00e7\u00e3o do seu p\u00fablico-alvo.<\/p>\n Se for um formato de palestras, por exemplo, quem deve estar presente para fazer com que o seu objetivo seja alcan\u00e7ado? Pense em quais profissionais o p\u00fablico do evento gostaria de ver, assim como nos temas que devem ser abordados por eles.<\/p>\n Ao definir o objetivo e o formato do seu evento, voc\u00ea precisa passar para o pr\u00f3ximo passo: quais pessoas participar\u00e3o desse encontro? Isso far\u00e1, inclusive, com que voc\u00ea possa fechar os passos que v\u00eam a seguir. Aqui, voc\u00ea ainda deve pensar se os participantes ser\u00e3o convidados, se dever\u00e3o se inscrever ou comprar ingressos.<\/p>\n No segundo caso, disponibilize um site para gerenciar eventos com o objetivo de vender ingressos ou inscri\u00e7\u00f5es. Plataformas como a Eventbrite, oferecem tudo que o organizador precisa para lotar o seu evento, desde envio de convites por e-mail at\u00e9 relat\u00f3rios que mostram como suas vendas est\u00e3o indo e quais canais de divulga\u00e7\u00e3o voc\u00ea deve apostar mais.<\/p>\n Tente definir a data o quanto antes, pois assim voc\u00ea pode reservar o dia escolhido com os seus convidados, j\u00e1 que eles tamb\u00e9m j\u00e1 foram definidos. No entanto, ao pensar em quando seu evento ser\u00e1 realizado, \u00e9 preciso ter em mente, tamb\u00e9m, qual a melhor data tanto para a sua empresa quanto para as pessoas que voc\u00ea quer que estejam presentes no grande dia.<\/p>\n N\u00e3o se esque\u00e7a de ficar atento aos outros eventos que v\u00e3o rolar no segmento em que atua. Grandes acontecimentos, como a Copa do Mundo<\/a> e o Carnaval, podem afetar o n\u00edvel de participa\u00e7\u00e3o e receptividade do p\u00fablico.<\/p>\n Quando voc\u00ea se perguntar: como organizar um evento? Tenha em mente que todo e qualquer evento precisa de verba para acontecer. Por isso, para que voc\u00ea n\u00e3o tenha surpresas l\u00e1 na frente, fa\u00e7a um or\u00e7amento, pensando em poss\u00edveis parceiros e patrocinadores.<\/p>\n Aqui tamb\u00e9m \u00e9 a hora de voc\u00ea fazer or\u00e7amentos dos itens e servi\u00e7os que ser\u00e3o usados, assim como \u00e9 ideal que voc\u00ea fa\u00e7a uma grande pesquisa de fornecedores para saber quais s\u00e3o os melhores pre\u00e7os praticados no mercado.<\/p>\n Fa\u00e7a uma an\u00e1lise dos tipos de custos<\/a> que ser\u00e3o necess\u00e1rios e veja se h\u00e1 capital dispon\u00edvel tamb\u00e9m. Monitore o fluxo de caixa<\/a> e mantenha-se atualizado.<\/p>\n Esse \u00e9 outro ponto importante: definir onde voc\u00ea far\u00e1 o encontro. Al\u00e9m de selecionar o melhor lugar para receber os seus convidados \u2014 o que pode acontecer dentro da sua empresa, em um local oferecido por um parceiro ou em um espa\u00e7o alugado \u2014, \u00e9 preciso, ainda, que voc\u00ea pense na log\u00edstica, definindo qual a melhor forma de os participantes chegarem ao lugar.<\/p>\n Al\u00e9m disso, pense no mobili\u00e1rio e decora\u00e7\u00e3o que ser\u00e3o necess\u00e1rios para que o evento seja um sucesso, prevendo se ser\u00e1 preciso alugar mais mesas e cadeiras, por exemplo. Defina, tamb\u00e9m, o que ser\u00e1 servido para os presentes, pensando no card\u00e1pio que estar\u00e1 dispon\u00edvel. \u00c9 recomend\u00e1vel que o evento, por menor que seja, ofere\u00e7a ao menos caf\u00e9, suco e \u00e1gua.<\/p>\n Coloque no papel o que voc\u00ea vai precisar de material para organizar e divulgar o seu evento. Crach\u00e1, caneta, flyer e cartazes est\u00e3o dentro dessa lista, assim como os brindes, que podem ser sacolas ou bloquinhos de anota\u00e7\u00f5es, por exemplo.<\/p>\n \u00c9 claro que voc\u00ea organiza cada detalhe pensando em n\u00e3o precisar se preocupar na hora H. Mas \u00e9 sempre bom ter um plano B para todos os pontos do seu evento, pois imprevistos podem acontecer. O melhor, ent\u00e3o, \u00e9 j\u00e1 ter algo desenhado do que ser pego desprevenido, n\u00e3o acha?<\/p>\n Como mencionamos no passo 3, caso voc\u00ea venda ingressos ou inscri\u00e7\u00f5es para o seu evento, voc\u00ea ir\u00e1 precisar de um site de venda on-line de ingressos e at\u00e9 mesmo de um PDV (ponto de venda), dependendo do tipo de evento, de suas parcerias ou necessidades.<\/p>\n Ao inv\u00e9s de contratar uma empresa ou profissional para fazer um site para o seu evento, voc\u00ea pode ter um hotsite, que ser\u00e1 criado e publicado exclusivamente para o evento que est\u00e1 organizando.<\/p>\n A maneira mais simples, r\u00e1pida e f\u00e1cil de fazer isso \u00e9 escolher uma plataforma de gerenciamento e venda de ingressos e inscri\u00e7\u00f5es, criar seu evento, publicar e utilizar todas as ferramentas de divulga\u00e7\u00e3o e promo\u00e7\u00e3o dispon\u00edveis.<\/p>\n No caso da Eventbrite, os organizadores de eventos contam com diversas solu\u00e7\u00f5es para todas as fases do evento, e com mais de 100 parceiros que fazem parte do Eventbrite Spectrum, como por exemplo, o eNotas<\/a>.<\/p>\n Essa solu\u00e7\u00e3o \u00e9 um emissor inteligente de notas fiscais eletr\u00f4nicas. A partir disso, \u00e9 poss\u00edvel manter a gest\u00e3o financeira<\/a> legalizada e otimizar a sua rotina de trabalho. Outro ponto importante est\u00e1 relacionado \u00e0 possibilidade melhorar o gerenciamento de pagamentos e evitar dores de cabe\u00e7a com o Fisco.<\/p>\n Deixe cada passo do evento planejado com um checklist, que deve ser repassado aos que estiverem envolvidos com o evento (tanto da sua empresa quanto fornecedores e prestadores de servi\u00e7o). Isso minimiza as poss\u00edveis falhas e ainda faz com que o trabalho flua de forma mais organizada.<\/p>\n Gostou do nosso conte\u00fado? Quer gerenciar os seus eventos de forma otimizada? Continue conosco e veja como emitir notas fiscais na plataforma da Eventbrite<\/a>!<\/p>\n\n
2. Defina o formato<\/h2>\n
3. Pense nos convidados<\/h2>\n
4. Feche uma data<\/h2>\n
5. Quanto voc\u00ea vai desembolsar<\/h2>\n
6. Determine o local<\/h2>\n
7. Materiais para a organiza\u00e7\u00e3o<\/h2>\n
8. Desenhe um plano B<\/h2>\n
9. Vender ingressos ou inscri\u00e7\u00f5es<\/h2>\n
10. O grande dia<\/h2>\n