A transformação digital já chegou em todos os âmbitos da sociedade, no mundo corporativo não seria diferente.

Diariamente, estamos visualizando novas formas de adaptar trabalhos que não necessitavam do digital. Neste artigo, falaremos um pouco sobre como um software de gestão pode potencializar o seu negócio.

Você já parou para pensar em quantos processos realizados diariamente na sua empresa podem ser formalizados pelo computador? Por exemplo: como você realiza a emissão de notas fiscais atualmente? Faz “à moda antiga” ou já conta com um bom software?

Bom, a ideia aqui não é demonstrar o que é certo ou errado, mas, sim, elencar as principais vantagens de ter a tecnologia como parceira. Então, se você quer saber mais sobre o tema, basta continuar a leitura!

O que é um software de gestão?

Antes de partirmos para a discussão central do artigo, que tal entender o que é um software de gestão e suas principais funcionalidades? Esse programa pode ser definido como uma ferramenta que auxilia na organização das atividades e documentos de um negócio.

A sua utilização pode ser diversa, assim como a sua interface. Alguns, por exemplo, precisam ser instalados nos computadores, enquanto outros são disponibilizados de forma online, ou seja, basta acessar a plataforma para navegar.

Os principais tipos de software de gestão são:

• Software ERP: que integra os diferente setores que compõem uma empresa;
• Software CRM: possui objetivo comercial, gerenciando os dados gerados pela venda e usados para fortalecer o marketing da empresa.

O motivo das empresas estarem abraçando esses softwares é a comodidade que trazem — reduzindo o tempo de operação e aumentando a produtividade — além de serem totalmente confiáveis, pois utilizam de tecnologia avançada para armazenar e processar os dados.

Alguns dos exemplos práticos nos quais um software de gestão torna-se aplicável são:

• controle de estoque;
• controle financeiro;
• gestão de contratos;
• comunicação interna;
• gestão de pessoas;
• e muito mais.

Afinal, como um software de gestão pode potencializar o seu negócio?

Chegamos à "pergunta de ouro” deste artigo. Nesse ponto, já entendemos o que é um software de gestão e também algumas das suas aplicações, mas explicaremos de fato como esses programas podem auxiliar o dia a dia do seu negócio. Confira:

1. Reduzindo erros

Isso mesmo! Sabemos que as operações humanas são mais suscetíveis a erros — e está tudo bem —, por isso, é fundamental que elas sejam evitadas para que a empresa não seja prejudicada a curto, médio ou longo prazo.

Com auxílio da tecnologia e padronização de comandos, a possibilidade de erros numéricos ou até mesmo cadastrais ocorrerem são ínfimos, o que auxilia nos fechamentos de dados periódicos.

2. Mantendo uma segurança fiscal

Segurança fiscal é assunto sério para qualquer negócio, correto? Todos os sistemas de gestão já seguem legislações adequadas, justamente para evitar qualquer tipo de fraude ou atitude má intencionada.

3. Mantendo um atendimento eficiente

O que faz um cliente voltar a procurar o seu negócio é a experiência que possui durante a jornada de compra. Com a possibilidade de automatizar respostas recorrentes, o atendimento torna-se eficiente e quase instantâneo. O melhor software, nesse caso, é o chatbot.

Para contextualizar, chatbots podem ser definidos como um software que conversa com uma pessoa de maneira tão natural, utilizando de ações pré programadas ou de Inteligência Artificial. E o melhor é que o cliente não precisa instalar nenhum app, basta utilizar canais de mensageria do dia a dia, como o WhatsApp.

Os negócios podem ir além utilizando a versão empresarial do aplicativo mais utilizado pelos brasileiros, o WhatsApp Business. Realizando uma integração com a API oficial e programação de chatbot, diversas vantagens são agregadas, como:

• escalabilidade do atendimento;
• redução de custos;
• redução no tempo de resposta;
• maior satisfação dos clientes;
• atendimento 24 horas, 7 dias por semana;
• e muito mais!

Para que essa integração seja bem sucedida, é imprescindível contar com uma empresa que seja provedora oficial do WhatsApp no Brasil, como é o caso de Take Blip. 

4. Mantendo uma organização

Ao reter tanto dado, fica complicado organizar tudo, principalmente quando necessitamos revisitar alguns; mas existem programas específicos para auxiliar nesse momento. 

Um software de gestão pode potencializar o seu negócio organizando todos os dados da forma como preferir, seja por data, ordem alfabética ou última modificação do arquivo.

E não pense que é útil apenas para a área contábil, é essencial também nos setores de RH, Marketing, Gente e Gestão, TI, Sucesso do Cliente, entre outros.

5. Evitando fraudes

A internet está percebendo cada vez mais a importância de manter os dados dos usuários seguros, impedindo qualquer vazamento ou fraude. Uma dessas respostas veio com a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD para que crimes virtuais não sejam cometidos.

Ao apostar em um software de gestão apropriado, a possibilidade de qualquer fraude é derrubada, pois esses programas redobram a sua segurança, seja por logins específicos, utilizando uma VPN específica para navegar ou até mesmo por verificação de dois fatores.

6. Aumentando a produtividade do time

Já falamos por cima dessa vantagem no início do artigo, mas é preciso reforçar. Em alguns casos, processos que não utilizam tecnologia podem demorar dias ou até mesmo semanas para serem finalizados.

Vamos pensar em um caso: supondo que o seu negócio tenha 600 funcionários, lançar o holerite e também o salário de cada um (respeitando as particularidades) sem um software digital pode demorar, em média, 15 dias. Ou seja, a metade de um mês para realizar um trabalho tão delicado.

Utilizando de um software de gestão digital, esse tempo de reduz para algumas horas. Assim, o time de financeiro e controladoria consegue realizar outras tarefas sem necessitar aumentar o time. O que resulta em aumento de produtividade + redução dos custos.

Por onde começar?

Agora que você já sabe as principais aplicações e vantagens, deve estar se perguntando: como aplicar um software de gestão na sua organização, correto? Antes de tudo, é preciso saber quais são as necessidades reais, aquelas realizadas no dia a dia.

Logo após, faça uma extensa pesquisa de mercado e entenda quais são aqueles que se adequam ao estilo do seu negócio, às atividades dos setores e também ao budget disponível (visto que alguns são pagos).

Gostou de conferir como um software de gestão pode potencializar o seu negócio? Não deixe a revolução da sua empresa para depois!

Texto escrito por Carlos Paranhos, Produtor de Conteúdo em Take Blip.