Você já ouviu falar em gestão de dados? Diante do grande volume de informações geradas na era digital, as empresas precisam atentar-se para a forma como esses dados são gerenciados. Todos os dias, novos elementos de diversas áreas da companhia são gerados, e precisam ser bem aproveitados. 

Nesse cenário, muitos negócios estão apostando na gestão de dados e informações para garantir o melhor desempenho e uso dos recursos. Para entender melhor como esse gerenciamento funciona, preparamos esse post completo! Confira:

O que é gestão de dados?

A gestão de dados é um campo que visa o gerenciamento, armazenamento e administração de informações de uma empresa, usando recursos e ferramentas para guiar esse processo. Isso inclui desde a compilação até a proteção de informações que sejam relevantes para o negócio.

Dessa forma, o acesso aos dados é facilitado, não ficando limitado a apenas uma equipe. Isso ajuda a construir um ambiente corporativo de  maior transparência, otimizando fluxos e tornando processos mais ágeis. 

Esse campo passou a ser muito discutido diante do desenvolvimento da tecnologia e o uso crescente da internet nas operações empresariais, mas já era usado por diversas companhias antes mesmo da era digital se consolidar. 

Hoje, a gestão da informação é um pilar para a segurança e governança de dados. 

Gestão de dados x gestão da informação

Apesar de serem similares, esses dois conhecimentos apresentam suas diferenças. A definição de dados pode ser resumida como uma série de símbolos quantificados ou quantificáveis. Um texto, por exemplo, é um dado, pois é formado por letras, que são símbolos. 

A informação, por outro lado, é gerada a partir da interpretação do dado. Por isso, é abstrata, já que depende do significado que a pessoa que recebe o dado vai dar a ele. Assim, a informação surge a partir da interpretação de um dado e sua gestão compreende a parte final do processo.

Princípios da gestão de dados

Para garantir que a gestão de dados seja feita de maneira correta, com o objetivo de melhorar a performance da empresa,  Ricardo Dantas Stumpf elaborou o artigo “O porquê de governança de dados em organizações de controle”, em que pontua princípios que devem nortear uma política de gerenciamento de dados.

1. Relevância (regra de ouro)

A regra de ouro prevê que todos os dados devem ser tratados como um ativo corporativo, ou seja, são materiais valiosos para a companhia, que podem fornecer insights interessantes e orientar as melhores decisões para o negócio. 

2. Qualidade

Todos os dados precisam ser considerados e analisados, para compreender a qualidade daquele elemento e como podem ser usados a favor da companhia. Assim, não basta armazenar dados e acumulá-los sem propósito. É preciso estudar como eles podem ajudar sua empresa.

3. Gestão de risco

A segurança de dados é crucial para uma boa gestão. Alguns elementos são sensíveis e exigem maior proteção. Dessa forma, a companhia precisa estabelecer e colocar em prática regras e políticas que tratem da segurança da informação, orientando os colaboradores sobre a melhor maneira de manusear dados. 

4. Federação

A federação estipula os padrões de dados, apontando os formatos de arquivo que sua empresa usa e como eles devem ser construídos.

5. Eficiência

Esse princípio prevê que os dados devem ser compilados, armazenados e administrados com o propósito de oferecer maior eficiência para a empresa, garantindo que os elementos possam ser usados com agilidade quando for necessário. 

6. Colaboração

Os dados corporativos precisam ser acessíveis, garantindo a transparência da empresa e assegurando que os seus colaboradores possam usufruir desses elementos..

7. Inovação

A gestão de dados é um campo em constante evolução. Por isso, o uso de novas ferramentas e recursos para garantir uma boa administração dos elementos é interessante, contando com a inovação como uma parceira..

8. Contextualização

Por fim, o princípio da contextualização prevê que o contexto do dado deve ser considerado no processo de coleta, armazenamento e gestão do dado.  

Dicas para fazer a gestão de dados

Sabemos que à primeira vista esse conceito pode parecer complicado, mas colocá-lo em prática pode ajudar sua empresa a aproveitar melhor seus recursos e encontrar formas inteligentes de crescer. 

Para ajudar na gestão de dados do seu negócio, separamos algumas dicas fundamentais para esse processo:

1. Fique de olho na segurança da informação

Garantir que os dados estejam seguros e armazenados de forma apropriada é primordial para qualquer empresa. Ameaças externas, como a atuação de hackers e o roubo de dados podem prejudicar consideravelmente as operações das companhias. Por isso, é essencial investir na segurança da informação.

Além disso, a atuação da empresa precisa estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, para garantir a segurança de informações pessoais, por meio de diversas normas sobre a coleta, armazenamento, manuseio e compartilhamento de dados.

2. Fomente a gestão de dados na cultura empresarial

Para garantir que os colaboradores estejam em conformidade com os princípios adotados, é preciso fomentar a gestão de dados como um elemento importante da cultura da empresa, conscientizando os funcionários sobre sua importância.

Assim, uma dica essencial é adicionar pontos de orientação com as melhores práticas para gestão de dados às políticas e objetivos de negócio. Também é fundamental que todas as áreas da empresa estejam alinhadas sobre a importância da gestão de dados, contribuindo para a administração desses recursos. 

3. Aposte em profissionais qualificados

Hoje, já existem profissionais voltados para a gestão de dados, assegurando a qualidade das informações e o melhor gerenciamento desses elementos para o crescimento do negócio. 

Assim, você pode contar com  um profissional responsável por essa gestão, ou até mesmo montar uma equipe que atuará constantemente na gestão de dados. 

Atenção aos dados

Dados relevantes fornecem insights que são primordiais para tomadas de decisões, ajudando a sua empresa a agir com mais agilidade e assertividade. Por isso, se o seu negócio ainda não investiu em gestão de dados, recomendamos adotar esse campo agora mesmo. 

Ter dados estruturados, armazenados e analisados garante mais tranquilidade para a atuação da sua companhia, contribuindo diretamente para o crescimento. Nesse cenário, o uso de ferramentas que ajudem a organizar e automatizar o processo de gerenciamento de dados é crucial. 

Contando com esses recursos, é possível gerenciar informações de forma ágil. Aproveite e conheça também o eNotas, uma ferramenta de automação de emissão de notas fiscais para tornar seus processos ainda mais práticos!