Gerenciamento Eletrônico de Documentos: passo a passo para fazer na sua empresa

Atualizado há mais de 1 semana

O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma forma que as empresas têm de lidar com a gestão de arquivos de forma segura e online.

Essa tecnologia não só diz respeito ao armazenamento desses documentos na nuvem, mas também a sua sistematização, segurança de acesso e de compartilhamento.

Além de refletir tempos em que a informação está disponível a todos e em todos os locais, o GED tem algumas vantagens como a otimização de processos e da rotina da empresa, a economia de recursos e insumos e a eliminação da burocracia.

Conheça um pouco mais do gerenciamento eletrônico de documentos e como aplicá-lo em seu negócio!

O que é gerenciamento eletrônico de documentos?

O gerenciamento eletrônico de documentos, também conhecido como GED, é um conjunto sistematizado para armazenar, compartilhar, organizar e subir arquivos em nuvem.

Ele é uma forma de disponibilizar o acesso a documentos paramuitas  pessoas em uma mesma organização. 

É também uma maneira de ter um backup daqueles documentos mais importantes para uma empresa e uma rotina específica.

O GED pode ser visto como uma alternativa tecnológica e segura de compartilhar os arquivos, mas também de eliminar processos que, antes, eram vistos como burocráticos, como o envio de documentos.

Ele também tem algumas vantagens como a otimização de espaços e recursos na empresa, o que dá mais benefícios para sua gestão! 

Como funciona?

O GED é um sistema online de gestão de documentos. Por isso, todo o seu processo é virtual. Logo, o primeiro passo para aplicar na empresa é ter os arquivos de forma online.

É importante que, no início, esses arquivos físicos sejam escaneados e convertidos em PDF. Se, por acaso, a sua empresa já tem um acervo desses documentos digitalmente, já é um bom começo.

O gerenciamento eletrônico de documentos usa um ambiente dedicado para guardar esses documentos, um servidor que funciona como um drive, mas com acessos limitados e restritos que podem ser gerenciados pela sua empresa.

As pessoas que precisam acessar esses arquivos ou subir novos são gerenciadas, tem acessos garantidos por um administrador e podem fazer isso de qualquer lugar.

Bom, mas até aí não é nada diferente do que um compartilhamento em nuvem, como um Google Drive, certo?

A grande diferença é que o GED tem um conjunto de tecnologias que permite uma sistematização de armazenamento, consulta e reconhecimento dos arquivos. Algumas tecnologias que o gerenciamento usa são:

  • OCR: Reconhecimento Ótico de Caracteres, que permite que o sistema reconheça palavras e caracteres mesmo que escaneados e subidos como imagens;
  • ICR e IHR: é uma tecnologia parecida com o OCR, mas que reconhece letras e caracteres escritos à mão, como assinaturas;
  • COLD e ERM: o Enterprise Report Management permite que se formate e indexe relatórios e inventários de modo que se compacte o espaço usado no servidor, economizando armazenamento.

Além dessas tecnologias, o GED pode ter algumas tecnologias para imagens e até mesmo do ciclo de vida de alguns documentos, sobretudo daqueles que possuem tempo de guardar, permitindo que você tenha controle sobre aqueles que precisam ser guardados por determinado período.

Quais são as vantagens de ter na sua empresa?

O gerenciamento eletrônico de documentos permite uma série de vantagens para a empresa e até mesmo para um público externo que precisa acessar ou enviar arquivos para seu negócio, como num processo de admissão, por exemplo.

Confira alguns desses benefícios.

Reduz custos

O armazenamento digital elimina a necessidade de impressões, cópias e arquivos físicos, gerando economia com materiais como papel, toner e tinta.

Essa digitalização torna desnecessário armazenar documentos físicos, liberando espaço em escritórios, por exemplo. Também reduz os cursos com a manutenção desses locais.

Dessa forma, o GED automatiza tarefas manuais repetitivas, como busca e organização de documentos, reduzindo a necessidade de funcionários dedicados a essas atividades.

Dá maior eficiência e produtividade

Com a redução do gerenciamento do espaço físico, os documentos digitais podem ser facilmente encontrados por mecanismos de busca eficientes, otimizando o tempo gasto na localização de informações.

O fluxo de trabalho se torna mais rápido e eficiente, com documentos digitalizados e acessíveis a qualquer momento e lugar.

O GED permite que diferentes pessoas e times trabalhem em um mesmo documento simultaneamente, facilitando a comunicação, o trabalho em equipe e a eficiência da produtividade de toda a empresa.

Reforça a segurança

Os documentos digitais ficam armazenados em servidores seguros, protegidos contra perda, roubo e danos físicos, como incêndios e inundações, inerentes a espaços físicos.

O sistema tem um controle de acessos, o que permite definir diferentes níveis de compartilhamento aos documentos, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizá-los ou editá-los.

Sem esquecer que é possível rastrear todo o histórico de modificações feitas em um documento, garantindo maior controle e segurança da informação.

Dá conformidade legal e regulatória

A segura reforça o compromisso da empresa em tratar seus dados e mantê-los na conformidade da lei.

Isso porque o GED ajuda na organização e no armazenamento de documentos de forma que atendam às exigências legais e regulatórias, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Além disso, em qualquer fiscalização, a busca e recuperação rápida de documentos digitais facilita o processo de auditorias e fiscais, reduzindo riscos e multas.

Deixa seu negócio mais sustentável

A digitalização que o GED permite diminui o consumo de papel, contribuindo para a preservação do meio ambiente e tornando o seu negócio mais sustentável.

Com uma necessidade menor de imprimir papéis, o armazenamento digital consome menos energia, fazendo com que sua empresa tenha compromisso com o meio ambiente.

Ajuda na tomada de decisões

Com o gerenciamento eletrônico de documentos, a análise de grandes volumes de dados contidos nos documentos é facilitada, trazendo percepções valiosas para a tomada de decisões estratégicas.

A análise de dados mais rápida ajuda a identificar tendências do mercado e tomar medidas proativas para se manter competitivo.

Permite acesso remoto e com mobilidade

Com o GED, os colaboradores de sua empresa podem acessar documentos e realizar seus trabalhos remotamente, aumentando a flexibilidade e a produtividade.

Como consequência, você tem maior agilidade e inúmeras possibilidades, como um atendimento mais rápido e eficiente aos clientes, mesmo fora do escritório.

Vale reforçar que o GED facilita a gestão de equipes que trabalham em diferentes locais, otimizando a comunicação e a colaboração.

Confira também: Contabilidade na nuvem: o que é e como funciona 

Como aplicar o GED na empresa

Para aplicar o gerenciamento eletrônico na sua empresa, o primeiro passo é ter uma cultura digital.

Isso recai sobre a necessidade de garantir recursos básicos aos colaboradores, como o acesso à internet com segurança e facilidade.

Outro passo é ter todos os arquivos físicos digitalizados, o que, num primeiro momento, pode gerar um certo trabalho dependendo do volume de documentos.

Faça isso com atenção: crie um plano detalhado para a migração dos documentos físicos para o sistema GED, definindo etapas, prazos, responsabilidades e procedimentos de segurança.

É fundamental que o processo de digitalização ocorra conforme as melhores práticas, utilizando scanners de qualidade e garantindo a preservação da qualidade das imagens.

Crie um documento para estipular uma política de nomenclaturas dos arquivos digitais de forma organizada e padronizada, utilizando um sistema de classificação que facilite a busca e recuperação das informações.

Esse processo garante um  sistema de GED que seja seguro, bem avaliado e que dê todos os recursos para que sua empresa aplique esse sistema — inclusive para um público externo, se for o caso.

Faça uma pesquisa por soluções que ofereçam as funcionalidades e características necessárias do sistema GED para atender às necessidades da empresa e aos objetivos definidos.

Conhecer o gerenciamento eletrônico de documentos é entender a importância de recursos que permitem um melhor aproveitamento do time, que se torna mais proativo e produtivo em muitas operações.

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Jornalista, escritora e pós-graduanda em Comunicação Digital e Mídias Sociais.

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