Seja o departamento jurídico, RH ou o Departamento Pessoal de uma empresa, um tema pode gerar calafrios: gestão de contratos.

Trata-se de um documento muito importante para firmar uma parceria, seja com um fornecedor ou mesmo colaborador.

Por isso, todo o cuidado com esse gerenciamento é pouco e alguns detalhes são importantes de serem atendidos, o que pode gerar um volume alto de trabalho para o setor responsável.

É muito importante que os responsáveis pela gestão de contratos da empresa estejam atentos a tudo o que envolve o assunto, o que justifica que você leia esse texto até o fim!

O que é a gestão de contratos?

Trata-se de uma técnica que busca eficiência em tudo o que envolve um contrato: desde a elaboração de proposta, até as suas execuções, acompanhamento de cronogramas, desempenho, datas de pagamento, entre outros.

Por isso, o setor responsável pela gestão de contrato precisa adequar processos e delegar funções que possam fazer isso da maneira mais eficiente possível, para que nenhum detalhe se perca e resulte em uma penalidade ou prejuízo para a empresa.

Vale relembrar que o contrato é o documento que formaliza direitos e deveres entre quem contrata e quem é contratado.

Isso pode envolver tanto fornecedores, colaboradores e prestadores de serviço em geral.

Por isso, o contrato requer uma atenção muito especial quando elaborado, assinado e seus pressupostos são executados. Seja por parte de quem contrata, quanto de quem é contratado.

Afinal, há cláusulas que podem penalizar caso alguma parte descumpra o que foi estabelecido por ela.

Outro detalhe importante são os prazos. Um contrato pode possuir vigência e isso significar que o serviço, por exemplo, é prestado apenas durante o período.

Quais as fases de vida de um contrato?

Uma das principais funções de uma gestão de contratos é respeitar as fases de vida de um documento desse.

Por isso, é importante conhecer as fases, que são:

• Rascunho: também chamado de draft, é um rascunho que indica os pontos mais básicos de um contrato;
• Negociação: é quando as partes interessadas discutem esses pontos, de maneira a resultar em aspectos claros e praticáveis por todos;
• Elaboração: é a parte em que o documento tem a redação final;
• Assinatura: é quando os envolvidos concordam e assinam o contrato. É a partir desse ato que ele começa a valer;
• Armazenamento: é a guarda do contrato, que pode ser eletrônico ou físico (sendo o mais trabalhoso e desvantajoso meio);
• Ajustes e administração: é quando há a necessidade de adequação, seja por regras das empresas envolvidas ou da legislação vigente;
• Renegociação: é a fase em que um contrato está prestes a vencer ou quando ele não está em consonância com a realidade dos fatos, havendo a necessidade de renegociar;
• Encerramento: é quando o contrato termina, seja para ser feito outro ou mesmo porque seu prazo terminou e não haver renegociação. 

Por que é importante fazer gestão de contratos?

Tendo em vista todo esse ciclo, fica evidente que uma das mais importantes tarefas da gestão de contratos é fazê-lo valer e ser cumprido.

Mas, além disso, a gestão de contrato ainda é a responsável por organizar em seu armazenamento, monitorar atividades, manter a relação entre os envolvidos, além de deixar clara a segurança jurídica para todos.

Isso faz com que a gestão diminua riscos para a empresa: seja pelo descumprimento do contrato pelo contratado ou mesmo por ela, podendo ser acionada juridicamente.

A gestão de contratos também dá um panorama sobre prazos e execuções, dando previsibilidade tanto financeira quanto de execução de projetos.

Além de antever a necessidade de novos acordos e negociações de prazos.

Mas, acima de tudo, há uma importância em otimizar processos, fazendo com que o operacional seja eficiente, reduzindo custos e, mais uma vez, dando segurança a todos os envolvidos nelas.

5 dicas para realizar uma gestão de contratos mais eficiente

Como você pode notar, a eficiência na gestão de contratos é uma premissa importante. Por isso, é fundamental saber como implementar esse processo de maneira eficaz em busca da otimização.

Confira.

Mapeie seus contratos e conheça as etapas de cada um

Essa é uma dica trabalhosa, mas muito importante. Além de saber quais os contratos que estão em vigência na empresa, a gestão precisa saber quais são as etapas que cada um se encontra.

Entenda o ciclo de vida de cada um e entenda se há gargalos, qual o volume de documentos e as principais necessidades para que o contrato seja obedecido.

Relacione os prazos

Posto isso, você poderá entender melhor sobre prazos. Daí, saberá se é necessária uma renegociação, um encerramento ou ajuste de acordos.

É aqui que pode ser encontrado os pontos críticos de uma gestão de contratos.

Monitore cada acordo

Essa dica é para saber exatamente o que cada contrato está acordando. Em uma empresa, é comum que haja muitos documentos desse para os mais diferentes tipos de serviço.

Aqui, é importante saber as cláusulas de cada contrato, os prazos (sim, novamente eles) e mesmo as penalidades sobre cada acordo não cumprido.

Crie uma cultura de revisão de contratos

É comum se dizer que os contratos são instrumentos dinâmicos, por ser um acordo que pode mudar conforme a necessidade de se documentar as reais necessidades tanto da contratante, quanto da contratada.

Por isso mesmo, é preciso criar uma cultura de revisões de contrato, sempre atento sobre possíveis ajustes.

Além disso, é com as revisões que a empresa saberá se o contratado está cumprindo o acordo e se da parte da contratante não falte de sua parte.

Seja amigo da tecnologia

Esse aqui é uma dica que permeia sobre todas as outras: a gestão de contratos, como você mesmo deve ter percebido, é uma tarefa morosa, bem trabalhosa e que requer muita atenção.

É comum que grandes empresas possuam uma pessoa por conta dessa gestão, quando não um setor todo.

Por isso, ter um software de gestão de contratos é imprescindível.

Com o uso da tecnologia, é possível criar melhores processos, gerenciar melhor os prazos e descobrir quando é necessária uma renegociação ou uma nova contratação.

Já se pode analisar a possibilidade do armazenamento em nuvem: o ideal para esses casos, já que é muito mais seguro, fácil de gerenciar e de consultar quando necessário.

Com a tecnologia, seus custos diminuem cerca de 30%, como aponta uma pesquisa da empresa Aberdeen Research.

Por isso, e dentre outras vantagens, é primordial ser amigo da tecnologia. Em todos os âmbitos.

Como no gerenciamento de Nota Fiscal. Você sabe que esse é outro documento fundamental para a empresa.

Então, comece a pensar na gestão de contratos, sem deixar de pensar também nas NFe. E para elas, você pode contar com o Gateway da eNotas.

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