Realizar o mapeamento de processos é a melhor maneira de entender o ritmo produtivo da empresa, visando a descoberta de pontos fracos e positivos. O uso de tecnologias e ferramentas, nessas horas, é fundamental para ampliar o seu campo de visão e facilitar a tomada de decisões eficientes.

Não pense que essa metodologia ajuda apenas a reduzir despesas. Na verdade, o mapeamento de processos é essencial para manter a organização do negócio e facilitar a obtenção de boas métricas.

E não se engane: empreendimentos de todos os portes e áreas de atuação podem utilizar o mapeamento de processos.

Por isso, continue com a gente e descubra como essa técnica funciona e veja importantes dicas para utilizá-la em seu negócio!

Antes de tudo: o que é um processo?

Sequência de atividades que têm o objetivo de criar um serviço ou bem com valor para um determinado grupo de pessoas. É a partir dos processos que as empresas criam diferenciais para competir no mercado e atrair cada vez mais consumidores.

O que é o mapeamento de processos?

Técnica que determina a maneira como os materiais são recebidos e transformados em produtos e serviços na empresa. Representa graficamente todas as atividades relacionadas à produção e à entrega aos clientes.

Ele também facilita a comunicação entre os funcionários envolvidos e facilita a troca de conhecimento. Em muitas situações, um fluxograma é utilizado para ordenar os processos e facilitar a sua visualização.

Isso quer dizer que o mapeamento de processos é uma metodologia aplicada por gestões que desejam entender como o trabalho acontece, considerando todas as etapas do fluxo de produção, os custos e as entradas envolvidas e as ações necessárias para que tudo aconteça.

E os seus benefícios, quais são?

A organização de uma empresa vai muito além de mesas bem-arrumadas. Todas as atividades devem respeitar a hierarquia de produção e atender às demandas do mercado.

Abaixo, listamos as principais vantagens do mapeamento de processo:

Identificação e eliminação dos gargalos operacionais

Os gargalos atrapalham a performance da empresa, pois representam os pontos em que a sua estrutura está mais sobrecarregada ou fragilizada.

Imagine que você está preparação as videoaulas do seu curso online. A criação do roteiro e a filmagem acontecem com certa facilidade. Contudo, na hora de editar o conteúdo, o tempo de produção sempre se estende além do planejado.

Ao reparar esse problema, você decide mapear processos e encontrar as falhas que atrapalham o desempenho da equipe. A partir disso, você identifica que é necessário melhorar, como: contratar um especialista na edição de vídeos ou utilizar uma ferramenta melhor.

Apesar de ser um exemplo fictício, a situação acima evidencia a importância do mapeamento de processos. Apenas tenha em mente que os gargalos operacionais acontecem em qualquer negócio, portanto, fique atento para encontrá-los e solucioná-los quanto antes.

Maior controle financeiro

Todo empreendedor almeja a redução de despesas e o aumento dos lucros, certo? Porém, esses objetivos não podem ser alcançados por meio da perda de qualidade dos produtos ou serviços desenvolvidos.

Uma boa maneira de controlar os gastos é realizar o mapeamento de processos. Isso acontece, pois é possível encontrar as falhas e os trabalhos repetitivos existentes. Além do mais, ele possibilita a análise das atividades de alto e baixo valor agregado, fazendo com que você tome decisões para atualizá-las ou até mesmo eliminá-las.

Padronização das atividades

Processos padronizados são fundamentais para o sucesso de uma empresa. De nada adianta ter produtos de qualidade se o fluxo de produção é caótico e desorganizado. Essas situações não favorecem o respeito aos prazos estabelecidos em contrato e à redução de despesas.

Quem mapeia processos define, unifica e simplifica tudo o que acontece no empreendimento, otimizando os investimentos financeiros e a comunicação interna.

Disseminação do conhecimento

Um dos maiores desafios de um empreendedor acontece na hora de democratizar o conhecimento no negócio. Todas as informações devem ser acessadas facilmente por toda a equipe de trabalho, mas nem sempre é isso o que acontece.

Em alguns casos, certos colaboradores concentram funções em excesso ou não há comunicação entre os integrantes das equipes.

Imagine que apenas um funcionário em seu negócio consegue acessar dados importantes sobre as questões financeiras. Caso ele entre de férias, as finanças da empresa não podem parar, certo?

Se os processos não forem mapeados, se prepare para fazer inúmeras ligações e passar muitos perrengues.

Desse modo, faça de tudo para catalogar todos os processos da empresa. Determine uma metodologia compreendida por todos, que não gera dúvidas ou outros problemas.

Garantia de qualidade

Todas as etapas do mapeamento de processos convergem para um único ponto: a garantia de qualidade. A partir disso, é possível atender às expectativas dos consumidores e melhorar a sua gestão financeira.

Como colocá-lo em prática?

Agora, chegou o momento para você ficar por dentro dos passos de um mapeamento de processos eficiente:

Estabeleça os interessados

Antes de tomar qualquer atitude, é essencial definir quais são as pessoas interessadas, como clientes, fornecedores ou colaboradores. A partir disso, você consegue traçar as mudanças necessárias com mais facilidade e focar os seus esforços naquilo que realmente importa.

Fique atento e possibilite uma comunicação fluída e transparente com todos os envolvidos. Não se esqueça de que as respostas para um grande problema podem surgir de onde você menos espera, já que as pessoas que se envolvem diariamente com os processos são especialistas no assunto.

Liste também todos os seus objetivos:

• qual é o motivo da criação do mapeamento?
• o quão crítico ele é?
• quais normas devo seguir?
• aonde quero chegar?
• o que quero melhorar?

Analise os processos do negócio

O próximo passo está relacionado ao estudo aprofundado dos processos existentes. Agora, você deve entender como cada atividade acontece e o que é necessário para que ela aconteça.

Considere fatores como:

• materiais utilizados;
• custos;
• tempo de entrega ou de atendimento;
• consequências geradas por possíveis falhas.

Não cometa o erro de analisar os processos isoladamente. Entenda que a sua empresa como um organismo vivo, que depende do correto funcionamento de todos os setores. Isso faz com que todos se sintam importantes para o sucesso da gestão.

Desenhe o diagrama de processos

O diagrama de processos é um modelo simplificado que ordena as atividades. Ele organiza tudo o que acontece no negócio, mas omite detalhes importantes sobre as etapas. Por isso, é muito importante criá-lo e aperfeiçoá-lo.

A partir dele, você deve criar um mapa e um modelo de processos, incluindo os participantes, os resultados, os sistemas, as regras e todos os outros elementos que forem necessários.

Utilize uma ferramenta de modelagem de processos também. Com isso, é possível automatizar tarefas e facilitar o seu entendimento.

Monitore resultados

Por último, mas não menos importante, é necessário acompanhar todos as repercussões provocadas pelo mapeamento de processos.

Porém, nem todos os empreendedores se lembram de realizar essa etapa, pois acreditam que essa metodologia deve ser realizada apenas uma vez. Se você quer promover o aperfeiçoamento constante do negócio, fique ligado para acompanhar todos os resultados de suas ações.

Ao saber como mapear processos, você consegue preparar a sua empresa para superar obstáculos e fomentar a melhoria dos produtos e serviços prestados. Este post mostrou como essa metodologia não é tão complexa quantos alguns empreendedores acreditam.

Lembre-se que o mapeamento de processos é uma atividade constante, que deve ser atualizada conforme os resultados são analisados em sua gestão. Quando você se deparar com alguma situação desfavorável, não hesite em tomar atitudes para otimizar os trabalhos internos.

Por isso, não perca mais tempo: coloque-o em prática quanto antes e melhore a performance do negócio.

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