Registro de vendas é o processo de documentar todas as transações de venda realizadas por uma empresa. Basicamente, ele serve para manter o controle sobre o que foi vendido, para quem, quando e em que condições.

O registro de venda pode ser feito manualmente, por planilhas ou automaticamente – aliás, é esta a forma mais recomendada a se fazê-lo.

Trata-se, portanto, de um importante documento contábil de toda empresa que precisa ser bem feito e melhor conhecido por quem está iniciando uma jornada no empreendedorismo.

O que é o registro de vendas?

O registro de venda é um documento que relata tudo o que uma empresa vende em determinado período.

É como se fosse um diário que faz o histórico do que a empresa vendeu em um determinado dia.

Ele é obrigatório para todo o tipo de empresa justamente porque relata as saídas e fornece informações como o valor de caixa e o número de estoque, por exemplo.

O registro de vendas é um processo bem simples na teoria, mas na prática pode ser uma atividade bem complexa, já que o volume de vendas tende a gerar mais informações para serem relatadas.

E é por isso mesmo que existem diferentes tipos de maneiras de se fazer o registro de vendas, como você lerá agora.

Melhores formas de registrar vendas

Você pode fazer os registros de venda da maneira como for conveniente para a sua empresa, desde, claro, que se preserve a realidade de sua rotina.

As formas mais comuns são:

• A manual;
• A planilhada;
• A automatizada.

Registro de vendas manual

Essa é uma forma muito adotada por pequenos negócios e muito vista em empreendimentos locais.

Ela ocorre quando o controle das vendas é feito sem o uso de sistemas automáticos (como softwares de gestão ou caixas registradoras digitais). Em vez disso, a pessoa anota as informações à mão, geralmente em:

• Livros,
• Cadernos,
• Bloco de anotações,
• Tabelas impressas.

Ainda que pareça um jeito mais artesanal, é dessa forma que empresas pequenas ou informais registram suas vendas, justamente porque ou estão começando e querem controlar custos ou porque estão em locais onde o acesso à tecnologia é limitado.

Nestes casos, há redução de pessoas e a instrução a sistemas tecnológicos é menor.

Ainda que possa ser mais suscetível a erros, é uma prática eficiente nestes casos.

Confira: Emissão manual de nota fiscal: os 6 maiores riscos que quebram negócios 

Registro de vendas planilhada

Já o registro de vendas planilhadas é uma forma que utiliza a tecnologia, mas ainda de um modo manual.

Trata-se do registro em arquivos digitais normalmente feito em softwares de planilhas, como o Excel e o Google Sheets.

É uma forma mais prática porque fica menos suscetível a perdas e a manutenção e compras de insumo, mas no dia a dia, ainda requer que a pessoa faça o registro dos itens vendidos.

Ou seja, na prática, em vez de escrever em papel, você monta uma tabela digital em que cada linha representa uma venda, e cada coluna traz uma informação específica sobre aquela venda.

Registro de vendas automatizado

Essa é a forma mais segura, rápida e eficiente, principalmente pensando em um alto fluxo de vendas.

O registro de vendas automatizado é quando as vendas são lançadas e organizadas automaticamente por meio de sistemas ou softwares de gestão comercial, como ERPs (Enterprise Resource Planning), CRMs ou plataformas de e-commerce.

Ou seja, você não precisa preencher manualmente todas as informações de cada venda — o sistema faz isso assim que a venda é concluída.

Normalmente, esses sistemas são integrados com outras plataformas, como as de meio de pagamento.

Todos os registros são feitos no ato da venda sem a necessidade de lançamento manual.

É sempre o modelo mais recomendado, sobretudo se sua empresa já tiver um alto número de vendas.

Esse modo pode fazer, inclusive, que as pessoas que fariam esse registro se empenharem em rotinas mais estratégicas. Por que tudo é feito pelo sistema de automação.

Como automatizar registro de vendas?

Automatizar o registro de vendas significa colocar ferramentas para trabalhar por você, organizando e analisando as vendas sem precisar fazer isso tudo manualmente.

1.      Escolha o sistema de automação

Você precisa de um sistema que atenda ao seu tipo de negócio. Existem várias opções:

• Para loja física: sistemas de PDV (Ponto de Venda)
• Para vendas online: plataformas como Shopify, Nuvemshop ou sistemas de gestão de e-commerce.
• Para vendas diretas ou de serviço: CRMs ou ERPs.

Para escolher o ideal para você é imprescindível ter ciência sobre o fluxo de seu caixa e ter uma rotina de capacitação para esses sistemas.

Por isso, o suporte é muito importante para ser analisado antes da aquisição desses serviços.

2.      Configure o sistema

Ao escolher o sistema, você precisará fazer a configuração dele de acordo com o seu estoque. Cada plataforma tem um jeito para fazer isso, mas normalmente é algo similar a isso:

• Cadastre seus produtos ou serviços que poderão ser vendidos.
• Configure as formas de pagamento aceitas;
• Faça a integração com emissão automática de notas fiscais (NF-e).

Aliás, é importante mencionar que a integração com outros sistemas, que é uma ação opcional, pode ajudar muito na automatização.

3.      Faça treinamentos recorrentes

Os treinamentos são fundamentais para manter as pessoas que operam o sistema atualizadas e com as melhores práticas de otimização dos processos de sua empresa.

Esses softwares sempre têm boas atualizações em seus sistemas e é importante que sua equipe saiba aproveitá-las.

Na hora de contratar o software atente-se ao suporte fornecido para entender se há possibilidade para desenvolver sua equipe na solução oferecida.

Confira também: Quando e como automatizar a emissão de nota fiscal na Hotmart 

Importância da automação em um negócio

O sistema de registro de vendas automatizado permite que o seu time possa fazer esse processo de uma maneira mais eficiente.

É possível detalhar essas vantagens:

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   •  Evita erros humanos: ao digitar dados manualmente, é fácil errar preços, quantidades ou nomes de clientes. A automação preenche tudo de forma precisa, reduzindo falhas e retrabalho;
   • Economiza tempo: você não precisa perder horas registrando vendas ou somando valores — o sistema faz isso na hora. Isso libera tempo para focar em tarefas mais estratégicas, como vendas, marketing ou atendimento;
   • Facilita o controle financeiro e fiscal: os sistemas automatizados podem calcular automaticamente;
   • Melhora o controle de estoque: a cada venda registrada, o sistema pode descontar automaticamente o item vendido do armazenamento;
   • Aumenta a organização e profissionalismo: você tem todos os dados organizados e acessíveis em segundos.

Além de ter um registro de vendas eficiente, todo negócio precisa ter uma emissão fiscal inteligente.

O software de emissão de notas permite que você faça a emissão automatizada com os seus documentos emitidos, sem grandes dificuldades e com um suporte especializado.

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