Emissão manual de nota fiscal: os 6 maiores riscos que quebram negócios

Atualizado há menos de 1 semana

A emissão de notas fiscais é um assunto muito importante para o crescimento do negócio. É a partir disso que você paga impostos em dia e legaliza a sua atividade.

Até 2018, as empresas podiam emitir nota de duas formas: manual e eletronicamente. Desde lá, apenas a última maneira é válida para empresas optantes do Simples Nacional.

Aqueles que não são desse regime tributário precisam considerar os riscos da emissão manual de emissão de notas.

Quem não automatiza esse fluxo pode cometer erros simples, como o preenchimento de dados incorretos na hora de emitir uma nota.

Por outro lado, profissionais de alto impacto no mercado já entendem que a automação de nota fiscal é algo imprescindível para alcançar resultados melhores.

Este post mostra para você os maiores riscos da emissão manual de nota fiscal. Fique atento para não os cometer em seu negócio e fuja de suas consequências.

Confira o post até o final e leia sobre esses riscos, quais as vantagens da NFe e por que você precisa abandonar a emissão manual de notas fiscais.

O que acontece se eu não emitir nota fiscal?

Primeiramente, é preciso deixar claro: não emitir nota fiscal não pode ser uma possibilidade ao seu negócio.

O maior risco em não emitir nota é ser enquadrado em sonegação fiscal, que pode render de 2 a 5 anos de prisão além de multas pesadas para a sua empresa.

A nota fiscal é o documento que garante que sua empresa está pagando os impostos devidos por cada operação comercial que realiza. Ao não emitir, a Receita Federal considerará que você está burlando a lei.

Outro ponto importante é que a nota fiscal é um direito do consumidor que a empresa não pode negar. Isso pode dar sérias dores de cabeça ao negócio, além de arranhar a reputação e a imagem.

Lembra das multas que você leu ainda há pouco? Elas podem chegar a 100% dos valores não emitidos.

Todos esses riscos sacramentam que não vale a pena não emitir nota fiscal. 

Como emitir nota fiscal? 

Você já sabe que empresas optantes pelo Simples Nacional só têm uma opção de emissão de notas: a eletrônica.

A emissão eletrônica da nota ocorre de duas maneiras: pela plataforma da prefeitura ou da Secretaria de Fazenda e da Receita Federal. A outra é por softwares, como a eNotas.

Cada plataforma de emissão de notas pode ter a sua maneira de acesso, sendo comum ter sites próprios para isso, como a prefeitura da cidade na qual a empresa está sediada.

Nesses sites, basta acessar a página própria, preencher com seus dados de login (normalmente seu CNPJ e senha) e emitir a nota com as informações da venda, como valor, descrição e CNPJ ou CPF do cliente.

Esses passos se repetem para sites da receita federal ou secretaria da fazenda.

No caso dos softwares de emissão de notas, tudo é mais fácil, bastando acessar a plataforma e preencher com os dados da venda — se você já tiver cadastrado um cliente, basta informar que o restante do preenchimento o emissor faz.

A outra possibilidade de emissão é a manual, especialmente para quem não é do simples nacional.

Mas é preciso considerar os riscos. Confira.

Riscos de emitir nota fiscal manualmente

Como você já sabe, essa não é uma possibilidade para MEIs, Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, as que são enquadradas no Simples Nacional.

Ao insistir nisso, você pode cometer os mesmos crimes de quem não emite nota fiscal e sofrer as penalizações previstas.

Mas, se você realmente acredita que isso seja uma opção para sua empresa, confira os riscos que estará correndo.

Tem dúvidas sobre emissão de notas como MEI? Confira: MEI: como emitir nota fiscal? 

1.  Pagar multas

É necessário falar, novamente, das multas de sonegação fiscal. Com uma rápida pesquisa no Google, é possível encontrar vários escândalos de empresas que omitem ganhos para pagar menos impostos.

Como você já leu, quem não emite notas ou faz isso manualmente mesmo se enquadrando como Simples Nacional pode emitir notas fiscais nas datas erradas ou até mesmo com valores incorretos.

Como consequência disso, é necessário pagar multas e, em casos mais graves, você pode até ser preso.

As multas são gastos não esperados em seu orçamento. Se você não tiver uma reserva de emergência, você pode ter problemas para manter as contas em dia.

Existem outros efeitos negativos também. Empreendedores de sucesso não fazem parceria com quem não respeita as leis ou não paga impostos em dia.

Por isso, você deve ter muito cuidado ao emitir as suas notas manualmente, a fim de evitar qualquer pagamento de multa.

2.  Perder tempo

Emitir os documentos fiscais de seu empreendimento manualmente requer muito tempo. Como você já sabe, quanto maior é o número de vendas, maior é a quantidade de notas emitidas.

Isso faz com que seja necessário mais apoio operacional, que poderia ser realocado em outras rotinas mais importantes.

Mesmo emitindo eletronicamente, ficar horas em frente ao computador digitando dados e enviando as notas para os e-mails de seus clientes não são atitudes benéficas.

Por isso, é muito importante encontrar uma resposta para o problema, como a automação de notas fiscais.

3.  Ter mais custos que o necessário

Ninguém gosta de ter mais despesas na empresa, certo? Mas é exatamente isso que acontece com quem emite notas fiscais manualmente.

Cada venda realizada representa uma nota fiscal emitida. Isso quer dizer que, caso você venda 500 cursos online em um mês, será necessário emitir 500 documentos fiscais.

Agora, imagine para empreendedores individuais.

Você pode contratar um funcionário especificamente para fazer esse trabalho e isso significa aumentar a sua folha salarial, pagar os impostos trabalhistas em dia e arcar com outras despesas.

Como consequência, você terá menos capital para investir no crescimento da empresa, comprar equipamentos melhores e ter mais qualidade de vida.

4.      Ter retrabalho

O retrabalho é algo que atrapalha o desempenho de um empreendedor. Em alguns casos, é necessário consertar algo que deu errado, e não há problema nenhum nisso.

Mas, quando se trata da emissão manual de nota fiscal, o retrabalho torna-se um grande empecilho para o seu desenvolvimento.

Imagine a quantidade de insumos que você precisaria ou mesmo o tempo que levaria para preencher tudo novamente.

Quanto a emitir pelas prefeituras, há também um empecilho: algumas delas podem sofrer instabilidades e não permitem que você emita o documento fiscal naquele momento.

Isso quer dizer que você terá que retornar ao provedor de emissão, preencher todos os campos e solicitar a emissão novamente.

Se você emite poucas notas por mês, isso não representa um grande gargalo. Porém, empreendedores de grande impacto têm um volume crescente de vendas.

Cada segundo perdido com uma tarefa repetitiva representa menos tempo para melhorar o produto e atender melhor ao mercado.

Aproveite para ler mais sobre como consultar a disponibilidade da Sefaz

5.      Ter problemas na comunicação interna

Empreendimentos de pequeno, médio e grande portes precisam se comunicar corretamente com clientes, parceiros e funcionários.

De nada adianta, por exemplo, produzir conteúdos épicos se a sua equipe não atua em conjunto, trabalhando sob os mesmos objetivos. Por mais que pareça estranho, a emissão manual de nota fiscal atrapalha a comunicação interna do seu negócio.

Além de ser uma atividade repetitiva, não é tão simples encontrar as notas emitidas de vendas antigas. Os sites de algumas prefeituras mais atrapalham a sua vida do que ajudam.

Imagine que você deve enviar a nota de uma venda antiga para um cliente por e-mail. Primeiramente, é necessário entrar no site da prefeitura e é justamente aí que os problemas começam.

Alguns sistemas exigem um certificado digital para o login. Outros solicitam usuário e senha ou até mesmo frase secreta. Se essas informações não estiverem em um local facilmente acessível, será impossível encontrar a sua nota.

Para piorar a situação, algumas empresas ainda utilizam o certificado digital a3, um dispositivo físico. Se você perder, pode se preparar para grandes dores de cabeça.

E tem mais: caso a pessoa responsável pela emissão manual de nota esteja de férias, como você fará para realizar todas essas tarefas? Ficará esperando que ela volte ou fará várias ligações até encontrar?

Todas essas questões atrapalham a comunicação interna e não permitem que a sua equipe tenha autonomia para crescer.

Além disso, os processos se tornam burocráticos e as notas fiscais se transformam em um assunto nebuloso; algo que não deveria acontecer em seu negócio.

6.      Confundir data de competência e data de emissão

As questões tributárias podem confundir alguns empreendedores. São tantos termos e leis que você pode ficar perdido em meio a um mar de informações.

Porém, você precisa entender os conceitos básicos, como a data de competência e a data de emissão, principalmente na hora de emitir nota fiscal manualmente.

Essas duas expressões são parecidas, mas têm significados completamente diferentes.

A data de competência representa o dia em que o serviço foi prestado. Já a data de emissão é o dia em que você emite o documento fiscal.

Parece simples, né? Mas não é bem assim!

Cada prefeitura tem regras diferentes para essas datas. Em alguns casos, a data de competência deve ser preenchida com o mesmo dia que a data de emissão.

Empreendedores com alto fluxo de emissão já têm um número significativo de vendas e precisam otimizar esse processo. Tentar gerenciar essa rotina de maneira manual é mais do que desafiador.

Imagine que você realizou mais de 100 vendas em um mês. Cada uma delas tem datas de competência e emissão distintas.

Isso quer dizer que você precisará verificar uma por uma antes de concluir os seus trabalhos.

Nessas horas, qualquer erro coloca em risco o pagamento de impostos, e você quer evitar isso de qualquer maneira, certo?

Como a automação de notas fiscais pode ajudar o seu negócio.

Você já pensou em acabar com a burocracia das notas fiscais no seu negócio facilmente? Saiba que isso é possível com um emissor automático!

Mas como isso funciona?

Pois bem, um sistema inteligente está integrado aos principais meios de pagamento, como a Hotmart.

Isso quer dizer que, quando os clientes compram os seus produtos, o emissor faz todos os processos de emissão e até envia os documentos para os e-mails dos consumidores.

Parece mágico, não é mesmo? Na verdade, é automático!

  • Ao automatizar a emissão de notas fiscais, você:

  • tem mais tempo para prosperar e viver mais;

  • aproveita os momentos em família com tranquilidade;

  • presta um serviço melhor;

  • produz melhores conteúdos.

Outra característica da ferramenta ideal para o seu negócio é a possibilidade de definir quando as suas notas devem ser emitidas: na geração da cobrança, no pagamento ou após a garantia.

Não se esqueça das vendas já realizadas também. Quem escolhe o sistema certo consegue importar vendas antigas e legalizar o negócio facilmente.

Percebe como a emissão manual de nota fiscal abre brechas para erros e problemas em seu empreendimento?

Se você deseja ter mais qualidade de vida e tranquilidade para vender mais, descubra como a eNotas é a ferramenta ideal para o seu negócio!

Jornalista, escritora e pós-graduanda em Comunicação Digital e Mídias Sociais.

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