6 dicas infalíveis para reduzir custos na sua empresa (ainda hoje)

Reduzir custos é uma das preocupações constantes de qualquer tipo de negócio, seja online ou offline. Ainda mais em época de crise: economizar é a palavra de ordem.

O problema é que muitos empreendedores não sabem o que diminuir e muito menos como fazer isso.

Porém, ao contrário do que muitos imaginam, limitar despesas pode ser uma tarefa bem simples. Basta fazer isso de forma estratégica, seguindo os objetivos do seu negócio.

Aproveite as inúmeras oportunidades que a internet oferece para otimizar tempo e melhorar a produtividade.

Conheça agora 6 dicas infalíveis para reduzir custos na sua empresa ainda hoje!

1. Utilize ferramentas estratégicas

Antes da popularidade da internet, era muito difícil encontrar uma solução que auxiliasse na gestão de uma empresa.

Geralmente, eram criadas ferramentas próprias, o que era bem caro e demandava muito esforço. E o pior: às vezes nem atendia ao que era preciso, pois não era algo prático.

Hoje é totalmente diferente, já que existem milhares de plataformas online que permitem automatizar praticamente qualquer tarefa. Porém, é preciso entender quais delas realmente vão fazer a diferença para reduzir custos e aumentar a sua eficiência.

Atualmente, existem softwares de email, comunicação, gestão, análise de métricas, financeiro, contabilidade, nota fiscal eletrônica e muito mais. Tudo 100% online.

Exemplos:

Google Drive (gratuito): criação de diversos tipos de documentos (planilhas, apresentações, textos, etc) que são armazenados em nuvem e compartilhados facilmente com a sua equipe.
Slack (gratuito): comunicação em tempo real com o seu time e ainda se integra com vários aplicativos.
Mailchimp (gratuito): ferramenta de email marketing para criação de diversos tipos de campanhas.
Google Analytics (gratuito): monitoramento de sites, blogs e demais páginas da web.
Canva (gratuito): criação de imagens e artes diversas para blogs, sites e redes sociais.
Appear.in (gratuito): ferramenta para fazer videoconferências.
Trello (gratuito): gerenciamento de projetos e equipes.
ContaAzul (pago): software de gestão financeira que se integra com a conta bancária da sua empresa.
Tactus (pago): contabilidade online especializada no mercado digital.
eNotas (pago): ferramenta para automação de nota fiscal eletrônica.
Hotmart (pago): plataforma que intermedia a compra e venda de produtos digitais entre produtores, afiliados e clientes.
Rock Content (pago): plataforma para contratação de redatores, revisores e designers freelancers.
We do Logos (pago): ferramenta para a contratação de designers freelancers.
RD Station (pago): software de automação de marketing.
Runrun.it (pago): software de automação do trabalho, que conta com um timesheet automático integrado.

Essas que citamos são apenas alguns exemplos de softwares preparados para auxiliar o dia a dia de pequenos e médios empreendedores. Ainda existem muitas outras por aí!

2. Automatize tarefas repetitivas

Existe uma série de tarefas repetitivas na sua empresa que não precisam acontecer, isso quer dizer que você pode automatizá-las facilmente.

Por exemplo, se você emite as suas próprias notas fiscais ou possui uma pessoa exclusivamente para trabalhar com isso, saiba que você está perdendo tempo e dinheiro!

Ao automatizar a emissão de NF-e, você não precisa se preocupar com questões burocráticas e complexas.

Além disso, é comum que o site da prefeitura e sistemas da Sefaz saíam do ar. Mas, com um sistema inteligente de nota fiscal, como o eNotas, você nem fica sabendo desses problemas, já que o software faz diversas tentativas até a sua nota ser emitida.

Você ainda pode automatizar:

Envio de email marketing;
Criação de landing pages;
Processos de vendas;
Gestão financeira e contábil;

...e muito mais!

Colocar essas ações no “piloto automático” vão fazer a diferença para o seu resultado.

3. Aposte em empresas SaaS

SaaS significa Software as a Service, ou seja, Software como Serviço e esse é um dos modelos de negócio mais interessantes para quem vende pela internet.

As empresas SaaS oferecem soluções que você contrata online e faz um pagamento recorrente, podendo ser mensal, trimestral, anual, etc. Os sistemas são práticos e preparados para atender as demandas de cada empreendedor.

E o melhor: possuem um custo bem mais baixo do que se for implementar algo internamente.

Veja um exemplo prático disso!

"Anos atrás, a nossa empresa precisava de um sistema para fazer o gerenciamento financeiro, então resolvemos criar um ERP para isso. Nós gastamos e tivemos bastante dificuldade de fazer os processos de implantação. Depois que implementamos, o sistema ficou muito burocrático e tivemos que deixá-lo de lado. Foi um investimento desnecessário.”

Anderson Hernandes

Tactus Contabilidade

Hoje, os empreendimentos não precisam passar por esses desafios. Seguindo o nosso exemplo, basta contratar uma ferramenta de gestão online, como a ContaAzul, que é personalizada para atender as necessidades de pequenos e médios negócios.

4. Envolva a sua equipe

Quando se está em um momento de crise ou passando por alguma dificuldade, é imprescindível que toda a equipe compreenda a situação. Assim, haverá um esforço mútuo para diminuir gastos e fazer a empresa evoluir.

E sabe aquela frase: “Duas cabeças pensam melhor que uma”? Então, ela se aplica claramente aqui. Os funcionários podem dar dicas que você nem imaginava para economizar.

Por isso, você precisa também focar na capacitação do seu time, mas aí não estamos falando de investimento. Mas sim em aproveitar o que cada um tem de melhor para passar esse conhecimento a outras pessoas.

Você pode propor ações internas, como reuniões de equipe, treinamentos, workshops sobre alguns assuntos relevantes para que todos se informem e proponham soluções.

5. Busque profissionais qualificados

Quando se fala em corte de gastos, muitos empreendedores já pensam em demitir, mas o fato é que esse geralmente não é o melhor caminho. Assim como a contratação, a demissão também gera custos para a empresa.

E se você optar por não continuar com determinados funcionários, pode ser que não consiga atender às demandas dos clientes, o que será muito prejudicial.

Por isso, quando for buscar alguém para o seu time, foque na qualificação desse profissional, valorize-o e faça ele se sentir importante para o desenvolvimento do negócio.

6. Analise os pequenos custos

Existem práticas que podem ser alteradas e reduzir os custos da sua empresa consideravelmente, se houver conscientização.

Por isso, aposte em medidas sustentáveis que geram uma grande economia. Por exemplo, deixe de lado os copos plásticos e opte por canecas de vidro ou copos de acrílico, utilize lâmpadas de LED, controle as impressões.

Esses são apenas alguns exemplos de tarefas simples que podem gerar uma redução de gastos considerável.

Diminuir despesas é algo normal e necessário em vários tipos de empreendimento, mas isso não precisa ser um sofrimento.

É possível alterar práticas e propor melhorias que vão fazer a diferença no seu negócio, isso vai desde utilizar ferramentas estratégicas até fazer a sua equipe participar desse momento desafiador.

Agora que você conferiu 6 dicas para reduzir custos na sua empresa, que tal descobrir se você está cometendo alguns dos maiores erros ao emitir Nota Fiscal Eletrônica? Confira!

* Artigo produzido em parceria com o empresário contábil, Anderson Hernandes, responsável pela Tactus, contabilidade especializada no mercado digital.