Ter um sistema de cobranças automatizado é um grande otimizador de processos em um negócio. Um dos métodos mais usados hoje em dia é o billing! Ele tem algumas características específicas: 

• Billing, em inglês, pode significar cobrança;
• Ele é um sistema que ajuda a organizar as cobranças de uma empresa;
• É usado por empresas de qualquer tipo de serviço e tamanho, mas em especial por aquelas que adotam o pagamento recorrente, como assinaturas.

Quer saber como automatizar o faturamento na sua empresa e como o billing funciona na prática? Confira nosso post!

O que é billing?

O billing é um sistema de faturamento e cobrança automatizado. Atualmente, é usado no comércio, mas principalmente em empresas de pagamento recorrente.

Em inglês, o termo pode significar “cobrança” e é essa a sua principal função quando trazida para o mundo empreendedor.

Na prática, ele permite que o empreendedor personalize suas cobranças por cliente, ou seja, entende as diferenças dos faturamentos, possibilitando um atendimento menos automático e mais próximo.

Não deixe de conferir: Qual é a hora certa para automatizar sua emissão de nota fiscal? 

Quais são as vantagens de usar billing?

Como você viu, o billing tem várias vantagens para os empreendedores e até mesmo para os clientes.

Algumas delas são:

• Reduz a inadimplência: com um sistema automatizado de cobranças, o empreendedor pode facilitar o pagamento de uma fatura pelo cliente, sobretudo por poder personalizar cada uma das cobranças conforme a realidade do cliente;
• Automação de processos: tendo operações mais automáticas em sua gestão financeira, você tem uma série outras vantagens, como a redução de erros manuais, aumento de eficiência e agilidade nos processos de faturamento, cobrança e pagamento, liberando tempo para que sua equipe se dedique a atividades mais estratégicas;
• Padronização de procedimentos: isso garante que todas as operações sejam feitas de forma consistente e uniforme, evitando divergências e inconsistências em sua gestão.
• Otimização do atendimento ao cliente: as pessoas podem ter acesso mais fácil a seus boletos e até mesmo ao histórico de pagamento feito na empresa. Algo que melhora o atendimento e a experiência do consumidor;
• Dá escalabilidade: o biiling se adapta a diferentes modelos de negócio, permitindo que a empresa personalize o sistema às suas necessidades específicas, mesmo que o negócio evolua ou mude.
• Gerenciamento de grandes volumes de dados: o billing é capaz de lidar com um grande volume de dados, tornando-se uma solução escalável para empresas de todos os portes.

Confira também: 4 dicas infalíveis para você aumentar o faturamento por meio do ticket médio 

Como implementar?

A adoção do billing é uma estratégia eficiente para uma empresa que quer ter um potencial crescimento com a adoção de processos que possam melhorar a experiência de seus consumidores.

Por isso, é importante que o negócio se prepare para tornar o billing viável em sua empresa.

• Conheça sua realidade;
• Padronize os processos;
• Tenha uma cultura de nuvem;
• Escolha o melhor software;
• Faça treinamentos;
• Crie rotinas de monitoramento de metas;

Leia em detalhes:

1. Conheça sua realidade

Antes de analisar quais as possibilidades de um software de billing, é importante conhecer quais são as suas demandas, mapeadas conforme os seus os objetivos.

Quais são suas metas e o que você espera alcançar com o sistema?

Junto a isso, é imprescindível que você saiba e desenhe detalhadamente os processos atuais, com os pontos fortes e fracos do seu processo de faturamento.

2. Padronize os processos

Nesse passo, é importante entender quais são os processos financeiros de sua empresa, mapeá-los e criar ajustes para ter padrões.

Dessa forma, você terá uma metodologia para que sua empresa funcione com uma lógica e fique muito mais fácil saber sobre responsabilidades e prazos, por exemplo.

Essa padronização terá como resultado uma equipe mais produtiva e guiada em resultados e será muito mais simples de implementar a tecnologia visando a otimização desses processos.

3. Tenha uma cultura de nuvem

A cultura da nuvem nada mais é do que ter rotinas digitais na empresa. Por mais que você ainda tenha processos “físicos”, aliar a internet ao seu dia a dia será transformador.

Nesse caso, você tornará esses processos mais ágeis, práticos e acessíveis, inclusive para soluções como o billing.

4. Escolha o melhor software

Ao ressignificar todo o processo da sua empresa, com os passos que leu até agora, ficará mais claro quais são os gargalos que precisam de atenção.

É aqui que você terá uma noção maior sobre o que e como o billing tornará mais simples sua vida e quais recursos ele precisa ter para incorporar no seu time.

Por isso, analise quais funcionalidades o sistema precisater para atender suas necessidades específicas.

Não deixe de analisar quais se ele tem integração com os outros sistemas que sua empresa possa ter, como ERP e CRM.

O preço é importante para qualquer investimento, mas não deixe de analisá-lo com o retorno que o billing possa dar.

Por fim, não esqueça de conferir se a empresa do billing oferece um bom suporte e implementa onboarding nos primeiros dias de adaptação ao sistema.

5. Faça treinamentos

Além do onboarding dado pela empresa contratada, o seu time precisa ficar atualizado nas melhores práticas do mercado.

E isso só pode ser feito com treinamentos e capacitações. Com um sistema mais automatizado em cobranças, as pessoas da sua empresa terão mais capacidade de tornar suas atividades mais estratégicas e menos burocráticas.

6. Crie rotinas de monitoramento de metas

Por fim, torne frequente o processo de monitoramento de metas de sua empresa, tendo um acompanhamento rotineiro de como o time está em relação aos principais objetivos de seu negócio.

É dessa forma que ajustes podem ser feitos em tempo hábil, sem perder a tração da escalabilidade da empresa.

Confira também: Como escolher e por que ter um gateway de pagamento? 

Como automatizar com o billing?

Com um sistema de billing, ficará mais fácil automatizar os processos financeiros de sua empresa.

Ao ter um software que possibilite isso, sua empresa será capaz de dar atendimentos melhores e crescer de forma constante graças a algumas vantagens como:

• Configuração de modelos de faturamento por cliente: ou seja, você deixará cada cobrança personalizada;
• Equipe mais capacitada para decisões estratégicas: seu time se tornará mais especialista ao deixar os processos mais "burocráticos” para um sistema automatizado;
• Integração com softwares complementares: sua empresa pode ter sistemas que visam a automatização dos processos financeiros ou de outras rotinas e o billing consegue se integrar a eles, por isso, sempre confira a integração que o sistema escolhido tem.

Por que automatizar processos?

Uma das formas mais eficazes de otimizar os processos em um negócio é por meio da automação. 

Quando você não precisa dedicar tempo e esforço em tarefas manuais, pode se dedicar a tarefas mais estratégicas para o seu negócio, como lançar um novo produto, fazer melhorias em alguma feature ou tirar um projeto do papel. 

A automação pode te ajudar em diversas áreas do negócio, principalmente na parte financeira e fiscal. Com um software emissor de nota fiscal automático, por exemplo, você não precisa emitir notas manualmente e fica com as obrigações fiscais em dia. 

Aproveite e confira nosso artigo sobre o software de emissão fiscal e como ele funciona na prática!