Em um cenário cada vez mais concorrido, as empresas precisam se modernizar para reduzir custos, aumentar a qualidade e assim se manterem competitivas no mercado. 

A boa notícia é que sistemas de gestão completa, como os sistemas ERPs, nunca foram tão abundantes e acessíveis como nos dias de hoje. Isso gerou uma grande procura por empresas de todos os portes e setores.

Entretanto, a escolha de um sistema ERP não é tão simples quanto pegar um item em uma prateleira do supermercado. É preciso levantar dados e fazer uma pesquisa detalhada para escolher o ERP adequado para cada tipo de empresa.

Caso a empresa escolha um sistema errado, que não atende a demanda do negócio, o gestor terá uma grande dor de cabeça para substituir a solução. Além disso, essa troca geralmente traz uma redução na produtividade da equipe.

Pensando nisso, preparamos este artigo com algumas dicas essenciais que a sua empresa deve se atentar na hora de escolher um sistema ERP adequado. Confira:

O que é um sistema ERP

Primeiramente é importante deixar claro o que é um sistema ERP e para que ele serve, assim garantimos que estamos na mesma página.

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), é um sistema de gestão empresarial completo, que integra diversas áreas da empresa em uma só plataforma.

Ao utilizar um sistema desse, a empresa ganha muito mais controle dos seus processos, já que tudo pode ser controlado em uma só ferramenta, ao invés da empresa utilizar dezenas de sistemas diferentes para cada setor.

Além disso, os gestores possuem uma visão geral do negócio muito mais confiável, já que esses sistemas conseguem emitir painéis de indicadores de desempenho de toda empresa, o que facilita a identificação de pontos de melhoria e a tomada de decisão pela diretoria.

Hoje em dia existem uma grande variedade de sistemas ERPs disponíveis no mercado. Desde soluções gratuitas para micro empresas, sistemas especialistas em setores (como o caso do Nomus ERP Industrial que é especialista em indústrias), até ferramentas com escopo muito maior, para grandes empresas.

Então para saber como escolher a solução ideal para sua empresa, continue lendo esse artigo.

Avaliação interna para escolher um sistema ERP adequado

Antes de começar a busca por soluções no mercado, é muito importante levantar algumas informações internas da sua empresa. O ideal é que sua equipe já chegue com esses pontos bem definidos quando for procurar fornecedores.

Avaliar os objetivos da sua empresa

A primeira e mais importante informação é definir, pelo menos de forma inicial, quais são os principais objetivos do sistema para a sua empresa.

Os motivos mais comuns que levam empresas a buscarem um sistema ERP, são:

• crescimento da empresa tornou inviável controlar os processos com planilhas ou sistemas sem integração;

• o sistema atual não atende a demanda total da empresa e a equipe precisa de uma solução mais completa;

• a empresa precisa atender demandas do governo ou de clientes, como por exemplo certificações ISO, Databooks, Sped Fiscal etc.

Com isso é possível traçar objetivos mais específicos, visando o retorno financeiro da ferramenta, como por exemplo:

• reduzir perdas;

• aumentar a produtividade;

• melhorar a tomada de decisão;

• melhorar a identificação de problemas;

• melhorar processos (como MRP, OEE etc)

• entre outros.

Faça um mapeamento de processos

O próximo passo é documentar bem como a sua empresa funciona. Os fornecedores de ERP precisarão entender isso e se a sua equipe já tiver essas informações bem mapeadas, a escolha do sistema será muito mais rápida e precisa.

Então faça um mapeamento de processos de todos os setores que irão utilizar o sistema, além disso, preste atenção nos processos que envolvam diferentes áreas para se certificar que o sistema escolhido será capaz de realizar essas passagens de bastão.

Outra dica interessante é que se a sua empresa está buscando um sistema ERP, significa que as coisas não estão funcionando tão bem quanto poderiam, certo? Então tenha a mente aberta caso o fornecedor de ERP faça sugestões para melhorar seus processos.

Avaliação de fornecedores para selecionar o sistema ERP adequado

Com a avaliação interna feita, chegou a hora de encontrar fornecedores. A sua empresa pode fazer essa busca internamente ou então contratar um consultor para realizar essa pesquisa.

Os pontos mais importantes para avaliar em um fornecedor de ERP são:

Funcionalidades

O ponto mais importante na hora de escolher um ERP adequado para sua empresa é entender se ele possui todas as funcionalidades necessárias para atender seus processos.

Nessa etapa o seu mapeamento de processos feito anteriormente será muito importante. Mostre esse mapa para o fornecedor de sistema e certifique-se que a ferramenta será capaz de atender plenamente a demanda do seu negócio.

Caso sua empresa possua processos mais elaborados, como produção de uma indústria, ou precise de integrações mais avançadas, como o e-commerce ou PDV, preste atenção redobrada nessa etapa. Muitos sistemas vendem a ideia de que atendem determinados setores mas na realidade não possuem as funcionalidades necessárias para um bom controle desses processos.

Tecnologia e a usabilidade

Além das funcionalidades é muito importante que o sistema escolhido utilize tecnologia de ponta e seja fácil de usar. Lembre-se que trocar de ERP não é uma tarefa simples, então o ideal é escolher uma ferramenta que será parceira da sua empresa por muitos anos.

Sendo assim, certifique-se que a solução é moderna, funciona em aparelhos móveis, pode ser acessada remotamente, mantém os dados em nuvem e recebe atualizações frequentes.

As atualizações são muito importantes para que o sistema continue atendendo as demandas do governo, como mudanças nos tributos e outros documentos. Caso o sistema não receba atualizações frequentes, as chances são que a sua empresa ficará irregular rapidamente.

Por fim, o sistema precisa ser fácil de usar, já que isso facilita e acelera o treinamento da sua equipe, além de diminuir a resistência pela mudança na rotina. Imagine um sistema difícil de usar e complicado, muitos colaboradores podem ficar desanimados e relutantes em utilizar a ferramenta.

Implantação e treinamento

De nada adianta um ótimo sistema se ninguém souber direito como utilizá-lo. Todo sistema ERP vem acompanhado de algum tipo de treinamento e implantação, mesmo que seja feito através de vídeos ou artigos em texto.

Então é preciso avaliar qual é a metodologia de implantação utilizada pelo fornecedor que está pensando em contratar. Veja se a sua equipe conseguirá acompanhar a rotina de treinamentos e se o formato é adequado para a realidade do seu negócio.

Caso sua empresa tenha processos complexos, avalie também qual o grau de instrução da equipe de implantação do fornecedor de ERP e se eles serão capazes de compreender a fundo a realidade do seu negócio.

Suporte e atendimento

Outro ponto que muitos gestores só se lembram depois de assinar o contrato é o atendimento pós-venda e o suporte da empresa fornecedora de ERP.

Como esse é um sistema que muitos colaboradores da sua empresa irão utilizar diariamente, é normal esperar que precisarão de suporte em caso de dificuldades ou eventuais problemas na plataforma.

Então avalie quais são os canais de atendimento, por exemplo, veja se a empresa possui:

• chat

• whatsapp

• telefone

• email

• sistema de tickets 

Além disso, veja qual o horário de atendimento e avalie se é suficiente para a rotina da sua empresa.

Existem muitas empresas de ERP que cobram um valor baixo, mas quando a sua equipe precisa de ajuda, tem muita dificuldade para conseguir suporte.

Veja o sistema funcionando ou faça um teste

Por fim, não feche negócio sem pelo menos ver como a ferramenta funciona. Esse teste pode ser feito até mesmo através de vídeos de demonstração.

Os representantes do fornecedor de sistema podem vender uma ideia do sistema que não existe na realidade. Então é fundamental que a sua equipe veja a ferramenta funcionando na prática antes de tomar a decisão final.

Avaliação de proposta e tomada de decisão

Com as informações levantadas e análise feita, chegou a hora de tomar a decisão de compra ou contratação do sistema. Nessa etapa é recomendado que a sua equipe avalie a verdadeira proposta de valor de cada um dos fornecedores e não apenas o preço.

Como vimos anteriormente, a seleção de um sistema ERP deve levar em conta que essa parceria será uma união forte e duradoura, já que substituir o sistema é uma tarefa desgastante para a empresa.

Então avalie com atenção os pontos levantados acima e faça a escolha certa para o seu negócio.

Esse artigo foi escrito pela Nomus.