Uma NFe inutilizada é um recurso usado quando há alguma irregularidade na sequência numérica na emissão do documento.

Trata-se de uma forma para acusar de que há um erro, sobretudo, na sequência numérica das NFe. Por isso, é um mecanismo para corrigir algo que não foi feito de maneira ideal conforme a legislação.

É um recurso legal, mas que precisa ter alguma atenção para ser utilizado de modo correto e ter validade junto à Receita Federal e a Secretaria de Fazenda do Estado.

Por isso, confira melhor o que é a NFe inutilizada e quando você pode se utilizar dela.

O que é a NFe inutilizada?

A NFe inutilizada é um documento emitido com uma sequência numérica quebrada. Nesse caso, a nota fiscal não pode ser usada porque a SEFAZ exige que as emissões ocorram em uma ordem numérica sequencial.

Em termos práticos, é como se você emitisse uma NFe de número 14 após a emissão da 12, pulando o 13.

A NFe inutilizada é uma forma de avisar a SEFAZ sobre a não conformidade da emissão, fazendo com que se antecipe a multas e penalizações aplicadas pela legislação.

Para que serve?

Resumidamente, a inutilização da NFe é um aviso de que um documento, uma conjunto dele, é inválido e que será necessária uma nova sequência de numeração nas emissões.

Essa é uma forma de a Secretaria de Fazenda prevenir algumas fraudes e garantir que as empresas estejam em conformidade com a lei.

Uma das incoerências prevenidas é a sonegação fiscal. A inutilização da Nfe combate as famigeradas “notas frias”, uma maneira criminosa de declarar que pagou (ou não) os impostos devidos.

A SEFAZ recorre à NFe inutilizada também para combater a duplicidade das sequências numéricas do documento, já que cada um precisa ter um número exclusivo emitido pelo CNPJ.

Além disso, a inutilização da NFe permite manter a ordem cronológica de emissão correta e coerente, facilitando o trabalho da fiscalização e evitando falhas na gestão fiscal da sua empresa.

Quando é necessário usá-la?

A NFe inutilizada precisa ocorrer toda vez que há uma quebra na sequência da numeração das notas fiscais.

Toda nota fiscal é composta pelos campos de “série” e “número”, que ajudam a identificá-la. Esses dois conjuntos de informações a tornam única.

A série, em uma sequência, pode ser sempre igual, desde que o número seja diferente. Por isso, uma série 1 pode se repetir, desde que o outro campo respeite uma ordem.

Supondo que uma série 3 seja iniciada, a partir daí o número precisa seguir em ordem com nove dígitos, como 000.000.001.

A partir desse, a sequência é 000.000.002, 000.000.003, 000.000.004… e assim por diante.

Se nessa sequência na mesma série a emissão pular algum número dessa ordem, será necessário inutilizar todas as notas a partir da última correta.

Um número 000.000.075 que foi sucedido por 000.000.079 haverá a necessidade de inutilizar esse último em diante, caso haja outras emissões após ele.

Por isso, é importante checar sempre as notas para encontrar logo esse tipo de erro. 

Como fazer a NFe inutilizada?

Para fazer a inutilização da NFe, é necessário acessar o sistema de emissão da nota, seja o da Secretaria da Fazenda, ou da prefeitura, ou mesmo um software de emissão. 

Acessado o sistema de emissão da SEFAZ, procure por “inutilização da nota”. Cada secretaria pode ter uma área para isso.

Depois, será necessário preencher os dados da nota, a começar pela série. O outro é do número.

Nele, você precisa colocar o número inicial da sequência que será inutilizada. Depois, o final.

Possivelmente, a SEFAZ do estado oferecerá um campo para justificativa, que precisa ser preenchido.

Revise todos os campos e envie a solicitação. Guarde o protocolo de inutilização, que pode ser solicitado pela SEFAZ.

Você pode consultar se a nota fiscal foi inutilizada fazendo uma consulta no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Por lá, é possível encontrar “consultar inutilização”. Depois de acessá-lo, preencha com o CNPJ do emissor e o ano referente.

Valide a segurança e o portal te dará toda sequência de notas invalidadas naquele CNPJ no ano preenchido.

Qual o prazo para inutilização?

É preciso inutilizar a nota fiscal até o décimo dia do mês posterior ao da emissão da nota. Ou seja, se você emitiu uma NFe errada no dia 1 de agosto, tem até o dia 10 de setembro. Mesmo que seja no dia 31 de agosto, o prazo é o mesmo dia 10/09.

Caso você identifique o erro depois disso, é importante avisar a SEFAZ do mesmo modo, mas pode haver multa que varia de acordo com cada estado.

Você consegue entender, a partir da NFe inutilizada, a importância de uma boa gestão fiscal? É analisando seus documentos e reconhecendo as incongruências de uma emissão que se evita fraudes e consequentemente multas.

Fazer isso manualmente, ou apenas com o sistema da SEFAZ pode ser custoso e há mais possibilidade de incoerências.

Por isso, diminua os riscos de Notas Fiscais emitidas erradas e as chances de ter que fazer uma NFe inutilizada com um sistema como a eNotas!