A gestão de dados e informações está cada vez mais sólida nas empresas. Isso porque ela possibilita tomadas de decisões estratégicas, justamente por fazer conhecer melhor seus potenciais clientes e, por que não, o mercado.

Ainda que seja um assunto enraizado no vocabulário das empresas, a gestão de dados e informações é um desafio não só para ser interpretada, como também praticada.

Afinal, o enorme volume de dados, alguns obstáculos e até mesmo a forma de interpretá-los é um desafio.

Mas há algumas maneiras eficientes de fazer tudo isso. Por isso, confira esse texto sobre gestão de dados e informações!

O que é a gestão de dados e informações?

Gestão de dados e informações é a administração de todos os estágios das referências sobre clientes ou outra base que queira analisar.

Quando se fala em estágio, há de se separar a gestão de dados com a de informações, porque não serão a mesma coisa.

Gestão de dados é o estágio inicial e, ainda, sem uma contextualização dela. É um dado, por exemplo, dizer que uma empresa emitiu 15 notas fiscais na semana.

Mas por si só, esse dado é vago. Sem o contexto, não há muito o que extrair daí.

Contudo, se a partir desse dado extrair-se outros dados como quais os tipos das notas emitidas, os valores e comparar com períodos equivalentes, por exemplo, têm-se as informações.

Por isso, é válido dizer que dado é o estado bruto dessa base, sem a devida “lapidação”. Já informação é o estágio mais avançado, com contextualização, permitindo uma melhor análise.

Então, é simples de se relacionar a gestão de dados e informações juntas, afinal, para que os dados sejam estratégicos, eles precisam ser transformados em informações para, aí, sim, tomadas de decisões sejam feitas.

Por que é importante fazer a gestão de dados e informações?

Quando se entende o que é gestão de dados e informações percebe-se que a sua principal importância é que ela dá embasamento para as tomadas de decisões.

Essas tomadas de decisões tendem a ser mais assertivas com a análise de dados, que só poderá ser feita se houver uma gestão eficiente e organizada.

Isso afeta decisivamente o bom crescimento da empresa, que entenderá melhor o seu público, o seu próprio negócio e o mercado como um todo.

Quais os princípios da gestão de dados e informações

Para que uma boa gestão seja realizada, ela precisa partir de alguns princípios.

Em gestão de dados e informações, o especialista Ricardo Stumpf, publicou no artigo “O porquê de governanças de dados em organizações de controle” para o Tribunal de Contas da União, em 2016, alguns princípios:

• Relevância (regra de ouro): esse princípio diz que o dado precisa ser um ativo corporativo, ou seja, um bem e direito que pode ser convertido em meios monetários. É a “matéria-prima” para a performance da empresa. 

• Qualidade: diz respeito à organização, classificação e a definição de processos para que o dado ganhe qualidade.

• Gestão de risco: os dados normalmente podem trazer confidencialidades ou serem sensíveis. Por isso, é importante criar políticas e normativas para o seu tratamento.

• Federação: esse princípio é a respeito dos padrões importantes a serem realizados na gestão, como formatos de arquivo, priorização de dados…

• Eficiência: para Stumpf, o dado precisa estar disponível no timing adequado, no lugar certo e no formato ideal para ser analisado.

• Colaboração: tomados os devidos cuidados com LGPD, os dados precisam ser compartilhados e publicizados.

• Inovação: esse princípio diz respeito à necessidade de encontrar novas técnicas para ser eficiente e ter uma boa gestão constantemente.

• Contextualização: a depender desse princípio, o dado pode ser analisado, tratado e armazenado de diferentes formas.

7 formas eficientes de fazer a gestão de dados

Tendo em mente os princípios, é possível indicar algumas formas eficientes de realizar a gestão de dados e informações em uma empresa.

Confira.

1.      Proteção de dados

Antes de mais nada, é importante que a sua gestão de dados e informações esteja muito atenta em proteger esses ativos.

Como um dos princípios, é necessário que dados sejam protegidos. Para isso, alguns profissionais serão requisitados, como os seguranças de informações, especialistas nessa área e que entendem de LGPD, ao mínimo.

A Lei Geral de Proteção de Dados regula que as empresas do Brasil precisam ter políticas e diretrizes para proteger os dados fornecidos por clientes, fornecedores e até mesmo colaboradores.

Além de medidas legais, vale destacar que alguns dados internos são sensíveis e que, por isso mesmo, devem ser protegidos de maneira rigorosa para não comprometer o negócio.

2.      Tenha um diagnóstico do que já possui

Para começar a uma boa gestão de dados e informações, é necessário saber o que você já possui em sua empresa.

Assim, será possível entender quais são esses dados e as principais necessidades para tratá-los para, então, poder definir prioridades.

3.      Faça uma organização e classificação

Tendo o diagnóstico e já sabendo quais são as necessidades, é possível, também começar a organizar e classificar esses dados.

Como você também já viu no mapeamento inicial, será possível realizar as prioridades além de saber o que é dado que precisa ser mantido e os que podem ser descartados, até para economizar espaço em nuvem.

4.      Crie donos para a gestão de dados e informações

Cada dado e a estratégia para tratá-lo e analisá-lo, será preciso ter um responsável.

Isso pode incluir terceirizações ou a contratação de um software para gestão de tarefas, até para criar prazos e que todos acompanhem o progresso dessas análises.

5.      Tenha uma estratégia

Bom, com todos esses “passos” até aqui, você e sua empresa já podem pensar em uma estratégia. E isso é essencial.

Tenha metas a partir desses dados, com orçamentos, ferramentas definidas, quais equipes serão as responsáveis por aplicar a estratégia.

6.      Garanta a integração de dados

Os dados de uma empresa são importantes para todos os setores e uma estratégia que parta do ponto da gestão de dados, só dará certo quando esse fluxo obedecer uma cadência em que todos estejam integrados.

Não há como, por exemplo, um setor comercial agir sozinho sem que os dados do marketing possam fomentá-los de informações — e já bem trabalhadas.

É claro que cada setor ainda pode gerar seu próprio dado e informação e por isso, eles precisam ser integrados à análise juntos, sempre respeitando o princípio da contextualização. 

7.      Acompanhe os resultados

Por fim, acompanhe os resultados gerados por cada estratégia.

Os resultados serão novos dados a serem analisados e o combustível de novas estratégias. Além, claro, de saber se as estratégias e a gestão de dados e informações tem funcionado.

Lembre-se de definir metas e acompanhar os resultados ao longo da estratégia, não só em seu final.

Como você notou, é necessária muita atenção quando o assunto é dado e informações.

Isso requer não só um cuidado especial com a segurança, mas também em como tratar esses dados.

Quando se fala em dados e informações, esses ativos, normalmente, são bases alcançadas em campanhas digitais e em um número muito grande.

O que se faz necessário é um processo automatizado e muito bem gerido, para que os profissionais e a empresa possam focar em tomadas de decisões estratégicas.

Alguns dados fiscais, como aqueles que constam em notas fiscais, requerem dessa automação e atenção.

E é por isso que você precisa ter um software que possa automatizar consultas e a gestão de NFs, sobretudo se a emissão em sua empresa for muito alta.

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