Quais são os tipos de notas fiscais?

Entender as diferenças entre os tipos de notas fiscais é fundamental para ter uma boa estratégia em seu negócio. Por mais que pareça complicado inicialmente, algumas dicas podem te ajudar a tomar melhores decisões e respeitar as legislações. 

Saiba que a nota fiscal é um documento importante para consumidores e empreendedores. O modelo eletrônico foi implementado para agilizar processos e otimizar recursos.

Além de garantir o pagamento correto de impostos e combater a sonegação fiscal, ela reduz o consumo de papel e permite integrar um ERP ou um meio de pagamento facilmente.

Abaixo, você confere os principais tipos de notas fiscais.

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

Você já reparou que, ao comprar uma mercadoria pela internet, sempre há um papel junto à entrega? Pois bem, essa é a NF-e: a nota fiscal que deve ser emitida na venda de produtos físicos. 

A sua emissão é feita pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado e está relacionada ao pagamento do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS).

A versão que é enviada para o consumidor é um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). O Danfe acompanha o transporte da mercadoria para evitar problemas com a fiscalização. Além disso, a versão com validade fiscal da NF-e, o XML, também é enviado por email para o consumidor após a compra.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Como o seu próprio nome diz, a NFS-e é o documento dos prestadores de serviço. Isso quer dizer que oficinas, cursos online, faculdades e academias devem emiti-la. Saiba que a Nota de Serviço é municipal e, como consequência disso, cada prefeitura tem exigências e regras diferentes. 

Enquanto algumas cidades permitem a emissão de NFS-e com um simples cadastro pela internet, outras pedem o uso de um certificado digital. Portanto, consulte o seu contador antes de começar a emitir NFS-e e entenda como funciona o processo. 

É válido também considerar utilizar um emissor de nota fiscal para automatizar a emissão de NFS-e e ter mais tempo para focar no negócio. 

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é a nota do varejo, sendo emitida para o consumidor final. Por ainda estar substituindo o cupom fiscal em todo o país, alguns contribuintes ainda não são obrigados a emiti-la. 

O estado de São Paulo, por exemplo, já exige a NFC-e para todo o varejo — inclusive com o uso do SAT. Já a NFC-e em MG tem previsão para ser totalmente adotada em fevereiro de 2020. 

Além disso, pode ser necessário emitir outros documentos fiscais em alguns estados:

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

É uma variação da NFC-e em São Paulo. A contingência da NFC-e por meio do CF-e, que é emitido pelo SAT e não exige conexão ininterrupta à internet.  Confira um exemplo de CF-e abaixo:

CF-e

Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)

Tipo de nota fiscal emitido pelos contribuintes do varejo do Ceará. Tem funcionamento parecido com o SAT Fiscal de São Paulo, porém, com algumas diferenças, como bateria interna, GPS e comunicação GPRS com a Sefaz. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Documento obrigatório para quando há prestação de serviço de transporte. O CT-e é fundamental para garantir e agilizar a movimentação de mercadorias em qualquer modal (ferroviário, aquaviário, aéreo, rodoviário e dutoviário). 

A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico é uma obrigação da transportadora de carga. Algumas informações devem constar no documento:

  • dados do remetente;
  • dados do destinatário;
  • dados da nota fiscal (chave de acesso, CFOP, data de emissão, NCM, série e etc);
  • valor do serviço;
  • impostos pagos.

Dica para não confundir: o CT-e deve ser emitido no transporte de cargas entre municípios. Quando a movimentação acontecer dentro de uma mesma cidade, a NFS-e é o documento adotado. 

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Assim como no tipo de nota fiscal anterior, o MDF-e é usado para movimentações de cargas, porém, no transporte interestadual (entre dois ou mais estados). Com o passar do tempo, alguns estados estão exigindo o MDF-e em operações internas, como São Paulo, Mato Grosso do Sul e Paraná.

Para evitar dúvidas e dores de cabeça entre o CT-e e o MDF-e, sempre consulte o seu contador, ok?

Nota Fiscal Complementar

Documento emitido para corrigir quantidade de mercadoria ou valor de imposto inferior ao correto. A nota fiscal complementar deve explicar o motivo dessa diferença nas seguintes situações:

  • reajuste de preços ou aumento do valor original do serviço ou do produto;
  • variação na cotação da moeda em exportações;
  • erro no lançamento ou na classificação fiscal.

No final, a nota fiscal “original” somada à nota fiscal complementar deve representar a operação correta, em quantidade e valor do produto e impostos pagos. 

Imagine que você vendeu 10 unidades de um produto, mas, ao preencher a nota, registrou apenas 8 acidentalmente. Nessas horas, é preciso emitir uma nota complementar, a fim de acrescentar os itens que faltam e pagar os impostos devidos. 

Nota Fiscal Denegada 

Documento gerado no momento em que existem irregularidades fiscais de uma das partes envolvidas na transação, seja o empreendedor, seja o comprador. 

Segundo o Manual de Integração do Contribuinte, uma nota fiscal é denegada quando:

  • o emitente está irregular;
  • o destinatário está irregular;
  • o destinatário não está habilitado para operar na Unidade Federativa. 

É preciso ter cuidado com uma nota fiscal denegada, pois a sua numeração não poderá ser mais utilizada. Para evitar problemas e identificá-los com antecedência, é importante atualizar o cadastro dos seus parceiros e consultar notas fiscais frequentemente. 

Além disso, fechar negócios apenas com parceiros regularizados é outra boa ideia. Portanto, sempre faça a consulta CNPJ antes de assinar qualquer contrato. 

Nota Fiscal Rejeitada

Muito parecida com o tipo de nota anterior, é um documento rejeitado pela Sefaz que tem alguma informação errada em sua composição. A grande diferença entre a nota fiscal rejeitada e a denegada está na possibilidade de se consertar o erro. Em outras palavras, o seu número poderá ser utilizado normalmente. 

Saiba que existem mais de 600 rejeições, e os seus principais exemplos são:

  • empresa não habilitada para emitir notas fiscais;
  • CNPJ inválido ou digitado incorretamente;
  • diferença entre o CNPJ do certificado digital e do CNPJ indicado na NF-e;
  • prazo para o cancelar nota fiscal excedido;
  • inscrição estadual errada;
  • duplicidade de nota;
  • erro na descrição dos impostos.

Nota Fiscal de Devolução

Documento que anula operações de compra e de venda que não foram concretizadas. A nota fiscal de devolução pode ser emitida quando o prazo para cancelamento já expirou ou o consumidor rejeitou a mercadoria. A sua emissão é essencial para evitar o pagamento de impostos indevidos também. 

Nota Fiscal de Exportação

Nota emitida para clientes que estão no exterior. Além das informações exigidas normalmente, é preciso indicar o local de embarque ou de transposição de fronteira e o endereço do consumidor final. 

Nota Fiscal de Remessa

A nota fiscal de remessa é gerada quando um empreendedor envia um bem em que já exista uma operação fiscal registrada. 

Ou seja, o documento é emitido quando não há uma venda, mas um acompanhamento. Ele informa que a mercadoria está sendo enviada apenas para conserto, doação, demonstração, venda fora do estabelecimento ou armazenamento em outro local. 

Dessa forma, não será necessário pagar impostos mais de uma vez. 

Com a leitura deste post, você entendeu mais sobre os diversos tipos de notas fiscais. Enquanto a NFC-e está associada ao varejo, a NFS-e é o documento que os prestadores de serviço devem emitir. 

Apesar de suas diferenças, os modelos de notas fiscais foram criados para atender às necessidades de cada setor, respeitar as legislações e melhorar a relação entre empreendimentos e consumidores. 

Antes de terminar, recapitule o que você aprendeu:

Resumo dos tipos de notas fiscais

  • NF-e: produtos físicos;

  • NFS-e: prestação de serviços;

  • NFC-e: varejo;

  • CF-e: varejo do Estado de São Paulo;

  • MF-e: varejo do Estado do Ceará;

  • CT-e: prestação de serviço do transporte de cargas;

  • MDF-e: movimentação de mercadorias entre dois ou mais estados, com algumas exceções;
  • Nota Fiscal Complementar: corrigir quantidade de mercadoria ou valor de imposto;

  • Nota Fiscal Denegada: emitente ou destinatário irregular;

  • Nota Fiscal Rejeitada: informação errada no documento;

  • Nota Fiscal de Devolução: anular operações de venda ou compra;

  • Nota Fiscal de Remessa: quando não há venda, e sim acompanhamento.
  • Agora, continue conosco e descubra quais são os riscos de vender sem nota fiscal!

    About the Author

    Gabriel Nascimento - Analista de marketing apaixonado pela produção de conteúdo, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

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