Desorganização não é algo que você queira para sua empresa, certo? Então é necessário ficar ligado nas rotinas e processos do negócio.

Esses dois aspectos são os principais responsáveis por entregas eficientes e prazos cumpridos. 

Uma boa gestão de processos e rotinas não é algo difícil de serem feitas, mas nem por isso, menos desafiador. 

Por isso, se você está se perguntando “como estabelecer as rotinas e os processos de minha empresa”, fique tranquilo, vamos te explicar tudo agora!

O que são rotinas e processos?

Quem lida com a gestão de uma empresa sabe que esses dois termos são bem comuns no meio. 

Pode-se chamar de rotina a sistematização dos processos que garantem o pleno funcionamento do empreendimento. 

Os processos nada mais são do que as atividades desempenhadas por cada funcionário, cada gestor, líder, enfim, da empresa. 

Então, sim, falar de rotina é necessariamente falar de processos. Relacionar essas duas palavras não é tão difícil assim. O desafio está na gestão para que tudo seja eficiente.

Como estabelecer rotinas e processos para a minha empresa?

Entender o que são rotina e processos não é exatamente o problema para você, certo?

O grande desafio está mesmo em estabelecê-las na empresa, algo que precisa ser encarado. Se você ainda pergunta “como estabelecer rotinas e processos para a minha empresa”, veja esse passo a passo.

Estruture as atividades

O passo inicial é saber exatamente quais são as atividades que a sua empresa possui. Esse mapeamento deve abranger todo o negócio e cada colaborador, incluindo as lideranças e a gestão.

Faça isso escutando cada funcionário e até mesmo os clientes, que podem indicar quais são os maiores obstáculos que eles possuem para ter uma maior satisfação. 

Estabeleça padrões de processos

Para ter um processo, é preciso padrão. 

Essa é a forma de deixar todos os colaboradores em sintonia, com um fluxo claro e permitir que uma atividade possa ser realizada por diferentes pessoas — quando isso for conveniente. 

A padronização estabelece o fluxo do processo. Onde nasce uma atividade e em quem ela deve ser finalizada. 

Usar ferramentas de fluxo (calma, você lerá sobre elas logo mais) ou até mesmo sistemas de gestão já é um caminho. 

Essa padronização também permite que os processos sejam mais otimizados e os resultados colhidos melhores.

Atribua atividades por prioridades

Quando você tiver tudo mapeado e estabelecido os padrões, perceberá que existem algumas atividades de maiores prioridades. 

Para isso, você precisa de metas e objetivos claros, que podem ser priorizados por prazos, recursos utilizados, impacto na operação da empresa, a dificuldade e o envolvimento da equipe (se é coletiva ou pessoal).

Estabeleça o “dono” da tarefa

Tudo mapeado e estabelecidas as prioridades, é a hora de delegar essas atividades. Não cabe ao gestor ser “o dono” de todas as atividades, mas sim saber a quem atribuí-las e saber gerenciar todo o processo. 

É importante levar isso em consideração para evitar microgerenciamento e centralizações, o que atrapalha a eficiência de toda equipe.

Como fazer a gestão de rotinas e processos?

Agora, é a hora de saber como fazer tudo isso funcionar e saber se, de fato, as rotinas estabelecidas em sua empresa são eficientes. 

Veja essas dicas de como fazer uma boa gestão de rotinas e de processos. 

Pense no tempo

Isso é algo inerente à eficiência de uma empresa. O tempo é o período em que determinada tarefa leva para ser concluída.

E ela precisa levar em consideração fatores como recursos disponíveis, a capacidade da equipe e sua produtividade para que um prazo seja estabelecido de maneira justa. 

E claro, o prazo final para o cliente. 

Então, monitore todos esses fatores para avaliar se o tempo é adequado para aquela atividade para que não prejudique todo o processo. 

Monitore resultados

O resultado é o final do processo. E isso pode significar vários aspectos, como o produto final ou uma etapa de sua produção.

Seja qual for, avalie os resultados do negócio sempre considerando a qualidade, o tempo de realização e a satisfação do cliente, por exemplo.

Ouça seus colaboradores

Algo imprescindível para qualquer liderança. Aqui, é importante criar um sistema de feedbacks, reuniões para alinhamentos que sempre possam dar voz aos funcionários. 

Pense sempre em valorizar o trabalho de uma pessoa e entender algum problema que possa surgir. Não se limite a “momentos oficiais”, sempre converse, mesmo que informalmente.

Use ferramentas

Uma boa gestão precisa de plataformas que ajudem no trabalho pesado. Seja no fluxo, na delegação de tarefas, no acompanhamento de um projeto, enfim. 

Por isso, você terá uma lista de ferramentas que podem ajudar na resposta de “como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa”. 

Confira!

Trello

Você pode fazer um gerenciamento completo pelo Trello, criando quadros e estipulando praticamente tudo o que precisar para um projeto.

O seu progresso pode ser acompanhado nas colunas de status, em que cada uma pode ter um responsável diferente. 

É claro que todos os seus funcionários precisam participar, o que acaba se tornando uma ótima maneira de interagir a equipe — ainda mais em tempos de home office.

Asana

O Asana é muito semelhante ao Trello. Também por cards, os projetos são desenvolvidos e atribuídos a um usuário, sempre com o detalhamento de cada tarefa e responsabilidades.

É possível acompanhar os prazos por calendário, o que torna o Asana também uma ótima forma de verificar as rotinas de uma maneira geral.

Kanban

Já o Kanban é, na verdade, um modelo de gestão — o que não impede de ser chamado de ferramenta.

Pode-se dizer que ele permeia os dois últimos que você leu agora: o modelo se baseia numa criação visual do processo, em que um quadro (ou card) é o detalhamento do projeto (ou atividade) e as colunas em que ele “trafega’ são os seus status. 

O interessante em se falar do Kanban sem parecer repetitivo com relação ao Trello e ao Asana, é que essa metodologia pode ser aplicada para além dessas duas ferramentas. 

Isso quem dirá é a própria gestão, que pode enxergar oportunidades na aplicação do Kanban de outras formas ou limitações nas duas ferramentas (por exemplo, a conexão com a internet).

Google

Não pense que o Google é apenas um buscador da internet. Bom, você certamente sabe disso. Talvez o que não saiba é que o gigante da web tem muitas outras funcionalidades, inclusive, para a sua organização.

A começar pelo Drive: com ele, você cria um espaço online compartilhado, acessível para qualquer dispositivo e pode gerenciar documentos virtuais.

Você pode usar também o Agenda para gerenciar tarefas, compromissos, marcar reuniões online com o Meet.

Sem falar do pacote de documentos online, capaz de criar documentos de texto, modelos apresentações de slides e planilhas (para citar apenas os mais básicos).

Não se esqueça de seus documentos fiscais

Uma parte fundamental para toda empresa é ser organizada na parte fiscal. Isso pode dar muita dor de cabeça para o empreendedor e você com muita certeza não quer passar por isso.

Então, a dica é contar com um emissor automático de notas fiscais, como o eNotas. 

É possível emitir NFS-e em qualquer tipo de linguagem de programação, em todo o Brasil, inclusive, em municípios sem webservice, como: Valinhos, Santana de Parnaíba e Barueri.

Conheça melhor as funcionalidades do eNotas Emissor!