A tecnologia na automatização empresarial 

Financeiro 

A parte financeira das empresas é uma das que mais estão sendo atingidas pela transformação digital e que mais pode ser beneficiada por esta.

O preenchimento manual de planilhas, administração das notas fiscais e geração de boletos, por exemplo, são tarefas muito mecânicas e, em algum momento, se torna inviável pagar uma equipe tão qualificada e cara para realizar um serviço de baixo valor. 

Então, é necessário pensar em novas estratégias para estruturar uma boa gestão financeira. 

Nesse caso, a tendência é contratar sistemas e softwares que façam essas tarefas em menor tempo e com melhor custo-benefício.

Por exemplo, gestão dos tipos de notas fiscais, geração e envio de boletos, integração bancária e contábil, controle de contabilidade, dentre outros. 

Marketing

O setor de marketing se torna cada vez mais essencial dentro das empresas e, claro, não iria passar despercebido diante de todas essas mudanças.

A parte mais estratégica necessita do cuidado e atenção dos colaboradores da área. No entanto, tarefas como postagens em redes sociais, disparo de e-mail, testes A/B de páginas, anúncios, dentre outros, podem ser automatizadas. 

Normalmente, o convencional é contratar um software CRM que faça a integração do marketing e vendas em uma mesma plataforma, otimizando resultados e facilitando a vida dos funcionários que trabalham nessas áreas da empresa. 

Aplicando esse processo, você terá muito mais tempo e concentração para traçar estratégias cada vez mais efetivas, bem como acompanhar os processos com maior precisão. 

Jurídico

Toda empresa possui um setor jurídico, por menor que ele seja. Normalmente, em pequenas empresas, ele se integra ao administrativo.

Entretanto, em companhias de porte maior, o setor de contratos pode ser muito conturbado e cheio de tarefas.

Assim, trata-se de uma área que também pode ser automatizada por meio da assinatura e gestão eletrônicas de documentos, o que acaba resultando em um fechamento de negócios com muito mais agilidade. É possível também utilizar um software jurídico.

Além disso, focando menos nos processos burocráticos e manuais da parte jurídica, sua equipe terá mais espaço para analisar outros ponto mais importantes, como por exemplo, os indicadores de desempenho estratégicos para o departamento jurídico. 

Comercial

Essa é provavelmente uma das áreas que mais irá se beneficiar da automatização de processos dentro da empresa.

São eles quem têm contato direito com leads e clientes, gerando receita para a empresa. Por isso, toda praticidade ainda é pouca quando se trata do setor comercial. 

Aqui, como já dissemos anteriormente, o comum o uso de um software CRM que servirá tanto para o marketing, quanto para o comercial, ajudando inclusive na diminuição de ruídos na comunicação entre essas áreas. 

Dessa forma, entre os muitos benefícios que a automatização de processos da área comercial irá te trazer, temos : 

• controle das despesas;
• oportunidades de cortes de gastos;
• controle de faturamento;
• acompanhamento de resultados;
• produção de relatórios estratégicos.

 Consequentemente, será possível gerar otimização da gestão de metas e o alcance de resultados.

Além disso, pensando em custo-benefício, esse é um ótimo investimento, tendo em vista que duas áreas da sua empresa poderão utilizá-lo. 

Gestão

Ao contrário do que muitos pensam, a área de gestão também pode ser automatizada e contar muito com a ajuda de softwares e plataformas. Afinal, a transformação digital é um processo de mudança que vem atingindo todos os setores.

Assim, ao não integrar essas mudanças ao seu negócio, você poderá comprometer significativamente o sucesso da sua organização em longo prazo. 

A automatização de processos na área da gestão é um conceito muito amplo, até porque cada área possui seu próprio gerenciamento.

Portanto, é necessário saber quais são os melhores softwares de gestão empresarial, separados por setor e, dessa maneira, escolher o que melhor se encaixa às suas necessidades.  

Acima disso, na gestão geral da empresa, também existem facilidades que você pode conhecer e começar a aplicar. 

Um modelo que vem sendo muito adotado atualmente é a gestão por indicadores, que fica responsável pelo papel estratégico do seu negócio.

Por isso, no momento de escolher qual o melhor ERP para sua gestão empresarial, avalie bem se ele está alinhado com o modelo de gestão utilizado na sua empresa. 

Como começar a automatizar os processos empresariais

Primeiramente, você precisa fazer um mapeamento e entender as necessidades da sua empresa. Assim, você poderá definir com maior assertividade o que precisa ser automatizado.

Por exemplo, se sua empresa for pequena e não tiver muitos contratos para gerenciar, talvez não valha a pena investir na automatização do setor jurídico. 

Após fazer esse mapeamento, você começará a fazer o processo de seleção das áreas e processos que serão automatizados.

Nessa etapa, é importante que você considere pontos como segurança e compliance, para que você possa escolher melhor, de acordo com as prioridades da empresa. 

Outra questão importante é treinar a equipe para a automatização. Afinal, de nada vai adiantar você investir um capital grande em um software que os seus funcionários não sabem como usar. 

O processo de mudança e de adaptação a novas ferramentas é sempre um desafio para os colaboradores. Por isso, faça questão de oferecer um bom treinamento interno e esteja sempre disponível para possíveis dúvidas e dificuldades.

Por fim, por se tratar de um investimento importante, defina parâmetros de análise e monitore os resultados. 

Veja se os colaboradores se engajaram mesmo com o uso da nova funcionalidade e se os processos realmente foram otimizados.

Quando se trata de novos projetos de implantação, o acompanhamento é um elemento essencial para o sucesso da estratégia. 

Esperamos que você consiga aplicar na prática a transformação digital na sua empresa e potencializar resultados com essas informações.

Guestpost produzido em parceria com a Siteware.