ERP: o que é e como escolher o melhor software de gestão

O modus operandi das empresas atualmente tem se transformado. Muitos empreendimentos contam com equipes remotas ou muito numerosas, por exemplo. Outro grande desafio dessa transformação é o fluxo de informação.

Tudo isso pode desencadear em uma complexa rede de interação que a gestão deve ter um alto índice de controle para não haver retrabalhos ou perdas. 

Nesse sentido, o ERP é uma solução viável e já bem consolidada no mercado, ainda que alguns empreendedores ainda não apliquem a tecnologia na empresa. Um software de gerenciamento é um agregador aos seus negócios: com ele, você pode automatizar alguns processos e focar no crescimento de sua empresa. 

Por isso, é essencial utilizar a ferramenta correta, que cabe em seu orçamento e que atende às necessidades do seu time. Aprenda, neste post, como um ERP funciona e como ele potencializa o seu dia a dia. 

O que é um ERP?

A sigla significa Enterprise Resource Planning, que, em português, é o mesmo que Planejamento dos Recursos da Empresa. Um ERP é um software que reúne, armazena e disponibiliza todos os dados e os processos de uma empresa em um só lugar. 

Para explicar o que é um sistema de ERP é preciso pensar nos processos que uma empresa possui. São muitos. E para controlar toda operação, entender como cada uma atua e quais são as informações que elas geram e necessitam para funcionar é fundamental para manter tudo em ordem.

Dá para fazer “na mão”? Dá. 

Mas, com um Enterprise Resource Planning, o nosso ERP, todas essas questões são otimizadas, liberando você e outros membros de sua empresa para focar em melhorias em áreas estratégicas do empreendimento.

O ERP integra todas as operações e dados da empresa em um único sistema. Assim, você conecta áreas, faz automatizações e otimiza processos. Enfim, uma série de benefícios que serão muito bem-vindos em sua gestão. 

Qual é a sua história?

O sistema de ERP é uma evolução do Material Requirement Planning, o MRP. Esse ancestral do personagem deste texto facilitava a vida de muito gestor, integrando produção, marketing e finanças lá pela década de 60. 

Graças à popularização dos computadores na década de 80, o MRP foi compreendendo outras áreas, como mão de obra, e já na década de 90, o termo ERP foi usado pela primeira vez para definir esse processo de integração. 

Hoje consolidado, o sistema de gestão já engloba outras áreas e se aprimora cada vez mais. 

Como um ERP funciona?

Pela sua definição, você pode até se enganar que um software de gestão é uma coisa complexa. Mas não. 

Ele centraliza, mesmo, toda a operação de sua empresa. Então, integra processos. 

Um ERP oferece formulários que poderiam levar horas para um funcionário preencher. Ele gera relatórios que exigiriam semanas para serem elaborados. 

E o melhor: ele analisa e aponta o que deve ser feito com esses dados em instantes — aspectos que uma equipe de gestão poderia levar horas debatendo e tomando decisões. 

Mas como ele facilita, na prática, a sua vida: agindo em módulos com dois tipos de visões:

Visão departamental

Aqui, ele te dá o panorama de áreas como estoque, fluxo de caixa, faturamento e contábil

Nessa visão, é possível se ter na mesma tela, de maneira geral, todas as áreas com as suas operações. Isso facilita a vida do usuário, dando, inclusive, mais controle para ele.  

Visão segmentada

Se na departamental a visão era geral, por segmento, é possível controlar cada área separadamente. 

Isso porque, se você analisa o estoque e o faturamento ao mesmo tempo, uma certa hora será necessário reorquestrar processos em cada um deles, cada um com as suas particularidades.

De qualquer forma, o ERP amplia os horizontes do seu empreendimento, facilitando o entendimento de tudo que está acontecendo. 

Por que usar um software de gestão empresarial?

A definição e a história do ERP já mostram como ele é importante para uma empresa. 

A ferramenta torna a vida da empresa mais fácil, potencializando soluções mais estratégicas e métodos de vendas e marketing, por exemplo. São muitas vantagens que justificam os usos de um ERP em seus negócios. Veja algumas:

Automação

A burocracia nos processos de uma empresa pode ser a principal inimiga do seu crescimento. A automação é uma arma poderosa, e um software de gestão te permite realizar processos automáticos. 

Por isso, nada de preenchimentos manuais de fichas ou de notas fiscais eletrônicas: a integração que o ERP permite ter já te garante que todos os processos sejam feitos com precisão e estratégia.

Integração

Imagine: você toma a decisão de focar em uma campanha de divulgação para um produto específico. Isso indica uma necessidade de estoque de uma determinada matéria-prima, já que as vendas tendem a aumentar. 

É claro que você vai pensar nisso uma hora, mas o ERP permite que esses dois entendimentos sejam esclarecidos juntos. Ou seja, quem está em seu almoxarifado tem o conhecimento — em tempo real — de uma decisão do marketing. 

O seu software já aponta necessidades, ganhando tempo, otimizando a decisão do estoque em se planejar. Além disso, prepara para uma demanda e prevê quais materiais serão comprados.

Tudo isso assim:

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Melhores tomadas de decisões

O que você precisa investir para implementar uma nova estratégia de gestão financeira? Quais são aquelas áreas que precisam de capacitação porque são as que mais dão falhas, por exemplo?

Essas respostas são dadas pontualmente para que a gestão tome algumas decisões sem erros. 

Personalização

Softwares de gestão são pensados para facilitar o seu trabalho. E é por isso que as experiências nesses programas são totalmente personalizadas. Isso permite ações mais interativas, intuitivas e organizações mais naturais por meio de layouts customizados. 

Menos erros 

Com processos personalizados e tomadas de decisões eficientes, as suas chances de errar são menores. Obviamente esse resultado também se deve ao uso de tecnologias otimizadas, já que a ação humana torna-se mais estratégica.

Clareza nos processos

O ERP permite que a gestão de todos os processos de sua empresa seja clara e transparente. Isso aumenta o seu entendimento, facilita a operação de processos e a descoberta dos melhores caminhos para tomadas de decisões corretas.

Custos reduzidos. Lucros potencializados

Otimizar significa custo reduzido, quase que por definição. Com softwares de gestão, é possível compreender quais são os gastos desnecessários que se há ao longo de todo o processo de trabalho. 

E se você reduz custo, você aumenta o seu retorno em uma venda. Ou seja, lucra mais.  

Melhor controle financeiro

E talvez o benefício que resume todos os outros que você viu até aqui. Conhecendo tudo que acontece na produção de sua empresa, você enxerga pontualmente quais são os melhores investimentos a serem realizados e o que eles te darão de retorno. 

Você consegue, portanto, gerir melhor o seu caixa, garantir o capital de giro e ter execuções mais rentáveis. Além do mais, gargalos operacionais e financeiros são descobertos facilmente. 

Quais são os sinais de que sua empresa precisa de um ERP?

Não é porque você leu sobre vários benefícios de um sistema de gestão que deve implantar imediatamente um em sua empresa. Calma. 

O primeiro aspecto para se tomar essa decisão é saber o seu porquê: o que sua empresa tem demonstrado que sinalizou a necessidade de uma ERP?

Baixa produtividade

O que se entrega leva um tempo razoável para ser elaborado?

A produtividade deve ser um dos principais fatores a serem analisados para se escolher pelo sistema de ERP.  Quando atividades gerenciais tomam muito tempo, é outro sinal que é preciso se repensar, de fato, na gestão e na centralização de atividades. 

Comunicação com muito ruído

Quando o processo envolve muita gente e a equipe não tem um canal em que possa interpretar informações, a comunicação pode se tornar muito falha e gerar retrabalho. 

Esse cenário também é observado em empresas em que seus setores atuam com muitos dados, em diversos tipos de programas de armazenamento e planilhas, por exemplo. Com a variedade de plataformas, os relatórios são gerados com dificuldade, a informação não flui e alguns erros podem acontecer. 

Muito processo, pouco controle

Uma frase que define bem aquilo que uma ERP combate. Se é difícil controlar os processos de um setor — quando não da empresa toda — pode ter certeza que um sistema de gestão integrado facilitará a vida de sua marca. Com ele, você reestrutura as operações e põe a casa em ordem. 

Falta de métricas

Com a agilidade que a informação circula hoje em dia, é imprescindível que você tenha KPI’s de fácil acesso. Ter essas métricas ajuda muito em uma tomada de decisão e a entender a quantas anda o seu negócio. 

Se esse fator não acontece no empreendimento, é o momento certo para se adquirir um ERP. 

Oportunidades perdidas

Se a sua empresa faz você lidar durante muito tempo com algumas atividades gerenciais, dificilmente, você conseguirá enxergar boas oportunidades de parcerias ou mesmo de clientes no mercado. 

Pensando em processos internos, você perde também oportunidades de melhorias ou de desenvolver novos produtos. Tudo por causa de excesso de dados, informações e processos que poderiam ser integrados. 

Quais são os tipos de ERPs?

Nessa jornada de conhecer melhor um sistema de ERP, deu para entender que há diversos tipos de softwares, não é? Cada um deles se adequa a empresa, mas atuam de maneiras distintas. 

Sistemas ERP legados

São os mais antigos e que, em muitos casos, tem um tipo de manutenção especializado — por ser antigo ou descontinuados. São softwares que podem até estar no mercado e funcionarem corretamente, mas não valem o investimento por defasagem e, em determinado momento, não acompanham o crescimento da empresa.

Sistemas engessados

Os mais baratos encontrados no mercado. Mas o nome denuncia, não é? Eles não oferecem muitos acessórios (o que justifica seu valor). São sim engessados e, por mais que valha a pena adquirir em um momento de “contenção de gastos”, chegará a hora de migrar.

Gratuitos

Têm os baratos e têm os que são de graça. Podem ser ótimas opções, mas os seus recursos são limitados e certas operações pedirão consultorias em um “pacote premium”. Então, você verá que não foi assim uma ótima opção.

Sistemas verticalizados para canais de negócios

São sistemas ideais para lojas físicas, por exemplo. Para esse tipo de empreendimento, você encontra funcionalidades para promoções, controle de comissão e outros recursos bem típicos de franquias. 

Omnichannel

São os mais completos e os mais indicados para o varejo. Aqui, você consegue realizar toda a gestão centralizada de que uma ERP idealiza, desde controle de estoque e geração de boletos e notas fiscais. Com isso, o comprador não sente diferença entre o mundo offline e online. 

Como escolher o melhor software de gestão?

Antes de se decidir, é essencial entender o que seu o negócio realmente precisa. Ao pesquisar no Google, você se depara com várias opções e modelos de parceria. Mas será que contratar o sistema mais caro ou famoso é, realmente, a melhor opção?

Por isso, analise bem a sua situação e veja quais pontos precisam ser melhorados. Veja alguns aspectos que merecem muita atenção abaixo: 

Atendimento ao cliente

Uma simples falha do funcionamento de qualquer função do ERP pode colocar em risco os seus resultados. Então, a qualidade e a agilidade do atendimento ao cliente são aspectos fundamentais. 

Saiba escolher o SLA e o tempo de resposta para a abertura de um chamado. Lembre-se dos canais de comunicação existentes. Alguns parceiros oferecem chat ao vivo enquanto outros fornecem tickets ou chamadas de vídeo.

Custo-benefício

Ficar preso ao financeiro não é uma boa ideia ao escolher um sistema de gestão. Isso porque a proposta mais barata, em muitos casos, pode vir acompanhada de promessas infundadas e frustrações no futuro. Semelhantemente, um serviço mais caro não é necessariamente o melhor. 

Desse modo, o custo-benefício tem papel fundamental em sua análise. Entenda quais serão os custos no presente e no futuro, avaliando os investimentos com serviços e a sua realidade financeira.

Implementação

Muitos empreendedores não têm tempo a perder com processos lentos — e não poderia ser diferente na utilização de um ERP. Assim como qualquer mudança na rotina de trabalho, a implementação do sistema deve ser fluida e natural. 

Se for necessário investir muitas horas em treinamento, é melhor repensar a sua escolha. Encontre uma ferramenta que seja intuitiva, que ofereça uma boa experiência do usuário. 

Customização

Por mais que diversas empresas atuem em um mesmo nicho, cada uma delas tem objetivos e desafios diferentes. Por isso, o ERP escolhido precisa ser customizável, oferecendo opções de módulos e funcionalidades específicas para o seu caso. 

Além do mais, com o passar do tempo, você pode precisar contratar mais serviços ou até expandir o número de licenças. Nessas horas, a ferramenta de gestão deve ser escalável e precisa estar pronta para te atender da melhor maneira possível. 

Histórico do parceiro

“Diga-me com quem tu antes que te direi quem és”: certamente, você já ouviu esse ditado, né? E isso tem tudo a ver com a escolha de uma boa ferramenta. 

Um ERP que tem experiência de mercado tem mais chances de prestar um serviço de qualidade. Por isso, você deve pesquisar sobre outros clientes do seu possível parceiro de negócio.

Uma rápida análise nas redes sociais do ERP pode gerar insights poderosos. Outra dica é olhar a avaliação no Reclame Aqui

Emissão automática de notas fiscais

Por último, mas não menos importante, um ERP que emite notas fiscais automaticamente merece destaque. 

Empreendedores em início de jornada podem até conseguir emitir os seus documentos manualmente no site da prefeitura, mas, quanto maior for o número de vendas, maior será o trabalho. 

E não importa se você emite NFC-e, NFS-E ou NF-e: Como cada venda exige uma respectiva nota fiscal, o ideal é que todo o fluxo seja automatizado — desde a realização do pedido até o envio da nota para o email do cliente. 

Com isso, você tem mais tempo para focar em outras áreas do negócio, como negociar com fornecedores, vender mais e melhorar o seu atendimento. 

Quais são os principais exemplos de ERP do mercado?

Totvs

A Totvs (leia Tótus) é a maior empresa de sistemas de gestão integrada da América Latina. A marca brasileira consegue atender empreendimentos de inúmeros segmentos e portes, oferecendo recursos que se adequam exatamente às necessidades da gestão, como a Linha Protheus e o Fluig.

Conta azul

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A Conta Azul é mais uma empresa brasileira que tem se tornado referência. Ela atende empreendimentos de pequeno porte e tem o seu armazenamento facilitado por ser totalmente digital. 

EVO W12

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Se o seu negócio é academia ou estúdio de crossfit, o Evo é feito para você!

Sim, essa plataforma é totalmente voltada para esse segmento empresarial, integrando com  franquias. A ferramenta facilita o contato com cliente final e possibilita uma visão sistêmica da empresa. 

Simplesvet

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A Simplesvet é mais um sistema de ERP para um nicho bem segmentado: o de clínicas veterinárias e petshops. Por isso, oferece um software de gestão bem personalizado, com funcionalidades até para lembrar de vacinas e uma plataforma para criação de sites.

Sankhya

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A Sankhya “prepara a sua empresa para o futuro”, como bem anuncia em seu site. Tem mais de 10 mil clientes atendendo a mais de 100 mil usuários. 

Oracle

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A Oracle está no mercado desde o final década de 1970, o que permite afirmar que a empresa tem acompanhado toda a evolução das ERPs no mundo. Hoje, está na nuvem e oferece recursos de gestão a todo tipo de empresa. 

SAP

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O SAP também é um sistema ERP muito famoso no mundo. A empresa alemã oferece tecnologia de gestão que atende altos padrões de segurança e de compliance, com navegabilidade tanto em computadores quanto em celulares.  

Está claro que a gestão empresarial fica mais tranquila e com retornos mais precisos e lucrativos quando se tem um sistema de ERP bem empregado, compatível com a sua empresa? Eles estão aí para ajudar e facilitar a sua vida. Existem muitas vantagens e opções que cabem em qualquer orçamento. 

E é óbvio que você está integrado com as necessidades de sua empresa, certo?

Então, que tal, agora, saber um pouco mais sobre outro poderoso recursos de propulsão de resultados? É claro que estamos falando de Redes Sociais. Leia um pouco sobre as ferramentas para Instagram que farão o seu negócio impulsionar!

About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

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