O cancelamento extemporâneo de nota fiscal é aquele feito após o prazo legal estipulado pela prefeitura ou secretaria de fazenda.

Para fazê-lo:

1. 
   
   • Abra um protocolo na Secretaria de Fazenda;
   • Informe o motivo pelo qual precisa cancelar a nota fiscal.

Esse processo pode variar conforme cada estado. Saiba melhor sobre o cancelamento extemporâneo e confira os motivos, quem pode fazer e como fazer detalhadamente. 

O que é cancelamento extemporâneo?

O cancelamento extemporâneo é o cancelamento de uma nota fiscal feito fora do prazo legal dado pelas prefeituras ou secretarias de fazenda de cada estado.

Ainda que cada estado e prefeitura tenham esses prazos, o cancelamento extemporâneo é uma maneira legal de realizar um cancelamento, respeitando algumas regras.

A primeira delas é que o cancelamento extemporâneo ocorre com os seguintes documentos:

• Nota Fiscal eletrônica;
• Conhecimento do Transporte Eletrônico (CTe)
• Conhecimento do Transporte Eletrônico e outros serviços (CTe OS).

Além disso, é preciso que se tenha um motivo para cancelar a nota fora do prazo permitido.

Quais motivos podem gerar o cancelamento extemporâneo?

Normalmente, os cancelamentos extemporâneos ocorrem devido a inconsistências na emissão, que podem omitir ou alterar a real tributação.

Ainda assim, existem aquelas notas recusadas por alguma das partes envolvidas. Esses motivos são:

• Cancelamento de venda: quando o cliente cancelar uma compra após o prazo dado para cancelar a nota;
• Direito de arrependimento: o consumidor pode desistir de uma venda em até sete dias a partir do recebimento do produto.
• Dados errados no documento: é quando uma das partes envolvidas encontra um dado incoerente na nota.

Confira: Cancelamento de compra online: modalidades e como prevenir 

Quem pode solicitar?

Qualquer pessoa que emite um documento fiscal pode solicitar o cancelamento extemporâneo de uma emissão.

No entanto, só a pessoa que fez a emissão pode solicitar o cancelamento extemporâneo, ou seja, a solicitação não pode ser feita por terceiros.

Qual o prazo para fazer o cancelamento extemporâneo?

Ainda que seja um cancelamento após o prazo legal para se cancelar um documento fiscal, o extemporâneo também tem uma data final.

Contudo, é preciso ficar atento ao documento que está solicitando e as legislações vigentes, seja no estado ou na prefeitura:

No caso das notas fiscais, esse prazo para o cancelamento comum varia de acordo com cada estado. Os principais são:

• Rio de Janeiro: até 30 dias;
• São Paulo: 20 dias
• Minas Gerais: 168 horas

Nesses estados, após esse prazo, pode haver multas para realizar o cancelamento.

Já nos casos da CTe, é comum que esse prazo seja de 168 horas após a solicitação ser autorizada pela Receita Federal.

Como fazer o cancelamento?

O cancelamento extemporâneo é feito pelo site da Secretaria de Estado onde a empresa que emitiu está sediada.

Nesse caso, cada SEFAZ pode ter o seu processo, mas é normal que se envie um protocolo informando o motivo de se cancelar a nota após o prazo.

Em alguns casos, a Secretaria da Fazenda pode emitir uma Taxa de Serviços Estaduais (TSE), que nada mais é do que uma multa aplicada sobre o valor do documento a ser cancelado.

No protocolo feito por algumas SEFAZ, podem ser exigidos alguns documentos, como:

• A chave de acesso do documento fiscal;
• Livro de entradas e saídas correspondente ao lançamento da operação;
• Comprovante de que a operação não foi realizada de modo correto ou como previsto;

Depois do envio deste protocolo, com os documentos anexados e o pagamento da TSE que o cancelamento extemporâneo poderá ser aprovado ou não.

Quanto mais detalhes enviados à SEFAZ com relação aos motivos do cancelamento, maiores as chances de ser aprovado.

Lembrando que o cancelamento só pode ser feito pela pessoa que emitiu o documento. As solicitações feitas por terceiros não serão aceitas.

Ou seja, se você emitiu a nota, por exemplo, por um software de emissão, só por ele que você conseguirá pedir o cancelamento extemporâneo.

Quando o cancelamento extemporâneo não é permitido?

Você já conferiu que o documento precisa ter um motivo válido para ser cancelado depois do prazo.

Mas algumas situações podem fazer com que o cancelamento extemporâneo seja reprovado.

• Quando uma mercadoria já está em circulação;
• No caso das CT, quando o serviço de transporte já tiver iniciado o serviço;
• Quando uma Carta de Correção Eletrônica relacionada ao CTe for emitida;
• Quando houver alguma divergência à norma do Manual de Orientações do Contribuinte  (MOC).

Por isso, sempre se atente a respeitar os prazos para se cancelar a nota em seu estado. Se, mesmo depois desse tempo, você realmente precisar anular o documento, faça o serviço.

O cancelamento extemporâneo pode ser fator de multas, por isso, sempre verifique toda a documentação e os motivos para se poder fazer a anulação para não pagar taxas e a solicitação ser reprovada.

Se você ainda tem alguma dúvida, consulte o cancelamento por substituição para entender se essa pode ser uma alternativa.