Os processos tecnológicos dentro das empresas cresceram bastante nos últimos anos. Para garantir a legalidade de documentos no mundo virtual, os certificados digitais para contabilidade são os instrumentos para operações como a emissão de notas.

Trata-se de algo obrigatório para certos processos fiscais que desburocratiza as operações, dá segurança necessária nos procedimentos e, claro, dá legalidade.

Portanto, para o setor de contabilidade, o certificado digital é algo primordial. E é por isso que você encontrará nesse artigo informações importantes a respeito.

O que é e para que serve o certificado digital?

O certificado digital é uma garantia de manter legalizado certos processos fiscais. Por mais facilidades que a internet possa dar às operações, o mundo virtual é cercado de riscos.

Ele é uma espécie de assinatura digital. Como nos casos dos físicos, ele é colocado naqueles documentos a fim de dar legitimidade. 

Isso porque além das chances de golpes envolvendo esses documentos, o processo é repleto de informações sigilosas, por exemplo, e muitas vezes fundamentais para o crescimento de uma empresa.

A contabilidade é um setor que sabe isso bem.

Sem falar que o certificado digital para contabilidade pode fazer com que os processos sejam ainda mais rápidos. Todos os documentos contábeis que precisam ter legalidade podem ser usados com o mesmo certificado.

É como se você assinasse todos os documentos. Mas de uma única vez.

Os tipos de certificado digital

Os certificados digitais atendem a dois tipos de pessoas: a jurídica e a física. Para a primeira, o certificado é chamado de E-CNPJ e para a outra E-CPF.

Mas, a tipificação acontece de outro modo, no entanto. Conheça agora!

Certificado A1

São certificados que valem por um ano. Eles são instalados em vários computadores e usados simultaneamente.

O prazo para a validade é contado a partir da emissão.

Certificado A3

São os certificados com validade de 3 anos, que também começam a contar a partir de sua emissão.

Esse certificado digital pode ser físico, em duas formas diferentes:

• SmartCard: é um cartão que possui um chip, como os de crédito e débito. Para usar esse tipo de certificado no computador, é necessário um adaptador, que serve como um leitor de cartão, com uma entrada USB;

• Token: já esse parece um pendrive. Por isso, é usado com sua própria entrada USB.

Certificado digital em nuvem

Como o nome denuncia, é um certificado que pode ser acessado pela internet, com o devido login.

Pode ter validade de 1 a 5 anos.

Como emitir um certificado digital?

A emissão de um certificado digital começa com agendamento do atendimento pelo site da Receita Federal.

No atendimento, o representante da empresa ou a própria pessoa devem comparecer. Nesse processo, duas senhas são geradas: uma enviada por e-mail e a outra entregue pessoalmente.

Caso o certificado seja o A1, a pessoa fará o download e definirá uma senha, que será solicitada em cada computador que ele for instalado.

Já para os A3, o processo é o mesmo, diferenciando apenas quando são os modelos token ou Smartcard.

No caso do certificado em  nuvem, não é preciso baixar nada.

Qual a relação entre certificado digital e contabilidade?

Você já deve ter percebido que o certificado digital para contabilidade é algo bem importante.

Não para menos, já que ela valida muitos documentos legais, dando a qualificação de original para um.

Em algumas situações contábeis, o uso do certificado é determinante, como:

e-CAC

É o Centro virtual de Atendimento ao Contribuinte. Para utilizá-lo, a pessoa deve ter necessariamente seja um e-CNPJ ou um e-CPF.

Nele, a pessoa deverá entrar com login e a senha PIN criada na hora da emissão.

SPED

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma ferramenta que unifica as atividades de recebimento, validação e autenticação de documentos que fazem parte da escrituração contábil de uma empresa.

Então, pode-se perceber o quanto a contabilidade está envolvida aqui, não é?

Bem como os certificados!

E como você leu, a autenticação é parte do processo e isso envolve o uso do certificado digital para contabilidade.

Emissão de notas fiscais eletrônicas

As NFe é um projeto já bem solidificado que passa pela necessidade de uso do certificado digital.

Como é de se supor, a nota fiscal para ser autêntica precisa de um certificado já na sua emissão. E isso está tão certo que nenhum empreendedor consegue gerar nota sem um certificado digital.

Mas, não para aí.

Todo o processo de consulta e emissão das informações é feito com a chave de acesso, algo só possível com o certificado digital.

Siscomex

Trata-se do Sistema Integrado de Comércio Exterior. Ele registra tudo o que é feito para além do território nacional das empresas com sede aqui.

Logo, as autenticações pelo certificado digital são mais que necessárias.

Conclusão

Com esses quatro exemplos, deu para entender bem a importância do certificado digital para a contabilidade.

No entanto, o uso somente do certificado pode não ser o bastante. E por quê?

É fato que a contabilidade passa por um momento de modernização gigante e os processos tendem a ser cada vez mais tecnológicos.

A agilidade, que é uma consequência dessa modernidade, é vista, por exemplo, no envio das informações geradas pelas emissões de nota para o sistema da Secretaria da Fazenda.

Ainda há o fato de se ter tudo muito bem controlado e as emissões são feitas com preenchimentos cada vez mais instantâneos.

Por isso, a necessidade de ter um sistema de emissão é fundamental para que a sua contabilidade possa ser ágil como o mercado e o momento pedem.

Logo, você precisa de algo como o emissor da eNotas. Acesse agora e conheça essa tecnologia!