O que são documentos contábeis e como fazer a gestão deles

Atualizado há mais de 3 semanas

Ter um empreendimento é se cercar de desafios. É claro que todo empreendedor gostaria de ver o tão sonhado lucro no final de determinado período sem precisar ter que pensar em outros fatores se não as estratégias para isso.

Mas a verdade é que a vida nos negócios é formada por uma rotina importante e que mantém o sonho de sucesso vivo. E dentre essa realidade, está a gestão de documentos contábeis. 

Disciplina e organização são duas palavras fundamentais nesse contexto, mas antes de tudo é preciso saber do que se trata quando é mencionado o termo “documentos contábeis”. 

E você descobrirá agora. 

O que são documentos contábeis?

São aqueles documentos para a escrituração e os registros obrigatórios para a contabilidade de seu negócio. 

Eles são os registros financeiros da organização e servem para o setor contábil da empresa calcular as principais obrigações fiscais. 

Os documentos contábeis são imprescindíveis, portanto,  carecem de extrema atenção quanto à sua organização e o próprio arquivamento, já que precisam ser guardados sem rasuras ou qualquer outro tipo de avaria. 

Além de uma boa conservação, é fundamental que os documentos contábeis sejam devidamente registrados, arquivados em ordem cronológica e contidos no livro contábil da empresa, respeitando um período de fechamento, seja ele mensal, trimestral ou anual. 

Declaração de guarda e conservação de documentos contábeis 

Você viu que falar de documentos contábeis é também mencionar a sua boa conservação e o seu tempo de guarda. 

É chamado de guarda exatamente o processo de manutenção e armazenagem dos documentos contábeis. 

Esses documentos são armazenados por determinado tempo para dar segurança jurídica para a empresa ao longo desse período. Dentro dele, a Receita Federal pode querer determinada documentação e o empreendimento deverá apresentar. 

Boa parte dos documentos possui um tempo de guarda de 5 anos, mas isso não é uma regra geral. Para os casos especiais, você verá logo mais quais são eles. 

Vale relembrar que essa guarda deve respeitar a lisura dos arquivos, mantendo-os íntegros sem rasuras ou danos que possam desqualificar a sua autenticidade

Como lançar documentos na contabilidade?

Se você está habituado ao mundo da contabilidade, sabe que lançamento é o registro dos fatos contábeis de uma empresa. 

Fatos contábeis, por sua vez, são todas aquelas ocorrências que provocam mudanças no patrimônio do negócio. 

Portanto, o lançamento é o registro da movimentação patrimonial de uma empresa. Para que seja realizada de modo correto, é feito seguindo certas técnicas e a legislação contábil. 

Tudo o que é movimentação precisa ser lançado, independente se é passiva, ativa ou de patrimônio líquido, receitas ou despesas. Exatamente tudo precisa ser registrado.

Como fazer isso?

O primeiro passo começa por ter uma equipe sólida e bem capacitada para tal. Aquelas empresas que não possuem corpo técnico precisarão de uma contabilidade – ou um contador – para fazer essas tarefas. 

Mas se você quer conhecer melhor o processo, veja um resumo do que é preciso para ter um lançamento eficiente.

Digitalize as informações

Ainda que seja primordial guardar os arquivos físicos de cada documento, a digitalização é um recurso que facilita muito o lançamento. 

Ter esses arquivos contábeis em nuvem, ajuda a controlá-los melhor e acessar as informações com mais facilidade, sem mencionar que, muitas vezes, o arquivo digital já substitui o físico, dispensando o espaço de armazenamento – que pode ser custoso – em sua empresa. 

Jogue junto com a tecnologia

Impossível de se falar de digitalização sem falar de tecnologia. 

Todo o processo de gerenciamento dos documentos fiscais existe a existência de uma rotina que pode ser facilitada graças a soluções tecnológicas que podem ser encontradas em sistemas e até mesmo ERPs próprias. 

Por isso, não abra mão dessas ferramentas para a sua equipe e ganhe, em muito, na eficiência e até mesmo no controle de seus documentos contábeis.  

Tenha uma gestão estratégica

Se você ganhar eficiência, o seu tempo será melhor administrado – para não dizer que fará tudo em um tempo menor. 

Graças à velocidade da tecnologia em acessar essas informações e de organizar tudo de maneira muito eficiente, você e sua equipe poderão focar em uma gestão fiscal estratégica da parte contábil, analisando os dados de forma a permitir o desenvolvimento de ações que otimizam o processo.

Assim, você poderá ganhar em produtividade. 

Atente-se aos dados básicos de um lançamento

Que são:

  • Data de registro: precisamente quando o fato contábil ocorreu;

  • Conta devedora;

  • Conta credora;

  • Uma descrição da operação que pode contar algumas abreviaturas padrões para otimizar o texto, mas precisa ser bem descritiva e completa;

  • Valor do registro;

  • Informações que identifiquem os registros que integram um mesmo lançamento contábil.

Quais documentos contábeis mais importantes em uma empresa?

Agora que você conseguiu passar pela importância dos documentos contábeis, falta saber: quais são eles?

É claro que essa classificação abarca uma gama de documentação, mas os principais (e os seus prazos de guarda) são…

Nota fiscal

As mais lembradas quando se fala de documento fiscal.

As Notas Fiscais comprovam a venda ou a aquisição de um serviço ou produto, garantindo que tanto a transferência quanto os impostos foram pagos.

Hoje, a NF já tem sua versão eletrônica que dispensa a física, a Nota Fiscal Eletrônica (NFe). A Versão .XML desse documento precisa ser guardada por 5 anos.  

Dados e cópias de despesas diversas

São as cópias de pagamento das despesas da empresa, tanto para a sua manutenção e operação, como luz, água, aluguel, telefone…

Elas também precisam ser devidamente guardadas e seu prazo é também de 5 anos.

Extratos bancários

Sim, os extratos bancários também são considerados documentos fiscais e precisam ser guardados e mantidos para eventuais fiscalizações do Fisco. 

Eles registram as despesas e receitas financeiras de uma empresa, incluindo as aplicações e seus ganhos, sem mencionar as taxas que as instituições aplicam.

O seu tempo de guarda também é de 5 anos. 

Extratos de meio de pagamentos

Boletos e movimentações por maquininhas de cartão também são formas de ganhos de receita para uma empresa. 

Por isso, elas também precisam emitir extratos que registrem essas movimentações. 

Comprovantes de imposto e encargos trabalhistas

Todo comprovante que garante o pagamento das obrigações das empresas junto aos seus funcionários precisa também ser guardado com cuidado. 

Nesse caso, há algumas diferenças para o tempo de guarda:

  • Folha de pagamento: 10 anos;

  • FGTS: 30 anos;

  • Recibos diversos como salários, 13º e férias: 5 anos

Documentos de profissionais autônomos

Quando a empresa terceiriza serviços, ela faz o pagamento de seus terceirizados de diferentes maneiras, mas todas elas precisam ser lançadas e contabilizadas. 

RPA e notas fiscais, por exemplo. 

Acompanhe suas notas automagicamente!

Agora que você viu descobriu um pouco sobre documentos contábeis e como é importante fazer uma boa gestão deles, deve ter percebido que uma mão amiga seria muito bem-vinda para fazer suas consultas, certo?

Então, a dica aqui é o Gateway Consulta. Com ele, você consegue acompanhar o que acontece com suas notas fiscais em tempo (quase) real, sem precisar depender do humor dos sites da Prefeitura de sua cidade ou da SEFAZ.

O GW Consulta é uma nova maneira de você calcular e ficar em dia com seus impostos, sem deixar passar nada, ter as guardas de seus documentos contábeis organizadas… enfim, um verdadeiro parceiro de todo setor contábil de uma empresa!

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Jornalista e apaixonada por produzir conteúdo nos mais diferentes formatos. Nas horas vagas, é fotógrafa, viajante e mãe de suculentas.
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