A burocracia é algo que toda empresa quer diminuir – para não falar que gostaria de se livrar, mesmo.

Além de ser um grande empecilho para a produtividade de um empreendimento, ela pode ser um gatilho para erros que, por sua vez, atrapalham em assuntos sérios, como a contabilidade. 

Nesse sentido, algumas propostas visam diminuir a burocracia para que a empresa possa focar no que interessa e não se complicar com assuntos legais. Aí entra o Sped Fiscal.

Já ouviu falar e ainda não sabe do que se trata? Ou melhor, não conhecia e se interessou? Então, fique atento no restante deste conteúdo!

O que é e como funciona o Sped Fiscal?

Como todo empreendedor sabe, o Governo Federal precisa ter todos os dados fiscais de uma organização para que sejam feitas as devidas coletas de impostos.

Por meio da Receita Federal e outros órgãos fazendários estaduais, são apuradas taxas importantes como o ICMS e o IPI. 

Essa apuração só acontece se a empresa fornecer todos os dados de atividades fiscais a esses entes. Caso contrário, o empreendimento pode sofrer duras sanções e o empreendedor ser enquadrado em crimes como a sonegação fiscal. 

Todo esse contexto é necessário para introduzir o Sped Fiscal, já que o trabalho de entregar os dados fiscais é importante e, por vezes, burocrático.

O Sped Fiscal é um projeto também chamado de EFD – Escrituração Fiscal Digital – que funciona como um relatório mensal, no formato de um arquivo virtual, com toda a escrituração dos documentos fiscais do negócio.

Esse arquivo é recebido pela Receita Federal e pelo Fisco estadual, depois de ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), dado pelo próprio SPED. 

Todo esse processo é realizado no site do Sped Fiscal, em que é possível encontrar todo o material necessário para seu preenchimento, além de guias práticos, manual de desenvolvedor, a legislação e tabelas adicionais. 

Isso diminui o que seria um trabalho de preenchimento de formulários manuais e armazenamento de papéis que toda empresa sabe que é complexo e depende de muito tempo. 

É importante falar que o Fiscal não é o único Sped que existe. Além dele, há ainda o Contábil, Financeiro, de PIS e Cofins, E-Social, entre outros. 

Quem precisa entregar?

Ainda há pouco, você pôde ler que o Sped Fiscal é destinado para recolher as informações de ICMS e IPI dos contribuintes. 

Logo, é de se concluir que todos os contribuintes dessas tributações devem realizar o seu preenchimento. 

Ainda assim, há algumas exceções. São pessoas jurídicas dispensadas da obrigação, mesmo que se enquadrem como contribuintes de ICMS e IPI. Como no caso dos MEIs e Empresas de Pequeno Porte, salvas raras exceções. 

A Receita Federal e as SEFAZ dos estados reconhecem as pessoas jurídicas que precisam fazer o Sped Fiscal em 3 perfis:

• Perfil A: são as organizações que precisam entregar todas as informações de maneira detalhada;
• Perfil B: são os empreendimentos que precisam tratar as informações de maneira mais sistêmica, com totais por período, seja diário ou mensal;
• Perfil C: as escriturações são apresentadas de modo mais simplificado.

Caso deseje saber qual o perfil que o seu negócio se enquadra, acesse o site da Consulta Contribuinte, preencha os campos de CNPJ/CPF e de inscrição estadual.  

Erros no Sped Fiscal para não cometer 

Ainda que esse sistema exista para, entre outras coisas, diminuir o número de erros contábeis em um empreendimento, eles ainda ocorrem ao ser realizado o Sped Fiscal. 

E são esses os principais.

Desconhecer a legislação

A legislação sempre é um assunto delicado no que tange impostos. Para cada um, pode haver uma diferente. 

Sem dizer que ela é atualizada constantemente e ficar a par dessas novidades pode ser realmente difícil. Mas é necessário. 

Para isso, a equipe fiscal precisa estar atenta em toda movimentação que os municípios, estados e o governo federal fizerem quando o assunto for alíquota. 

É necessário entender cada nuance dessas regras e saber a quem responder quando for tratar de determinado imposto. 

Erros cadastrais

Aqui estão enquadradas todas aquelas informações que por um motivo ou outro são enviadas de maneiras erradas. 

É preciso estar sempre atento a esses dados e revisar ao máximo antes de fornecê-las ao Sped Fiscal. 

Fique atento, principalmente, nas conversões. Comprar em uma medida e revender em outra pode ser uma dessas conversões necessárias na hora de enviar o arquivo.

Incompatibilidade de bloco

Ao realizar o preenchimento do Sped Fiscal, você perceberá uma série de blocos. São 10. Eles organizam as informações necessárias para serem enviadas e recebem um identificador alfanumérico. 

• Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências;
• Bloco B: Escrituração e Apuração do ISS;
• Bloco C: Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI);
• Bloco D: Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS);
• Bloco E: Apuração do ICMS e do IPI;
• Bloco G: Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
• Bloco H: Inventário Físico;
• Bloco K: Controle da Produção e do Estoque;
• Bloco 1: Outras Informações;
• Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital.

Cada um deles possui um registro de abertura, de dados e de encerramento. Não os enviar na ordem original é um erro que acontece, principalmente, quando não há informações relevantes a serem preenchidas. 

Erros tributários 

Alíquotas erradas, códigos e descrições incompatíveis, sequência incorreta e preenchimento de valores diferentes são os principais erros tributários cometidos ao se fazer o Sped Fiscal. 

Mais uma vez, aqui é fundamental ter uma revisão primorosa para não cometer esse erro e evitar problemas maiores com a Receita ou a SEFAZ.

Não investir em um software de gestão 

Hoje, existem programas integrados que facilitam muito o processo de preenchimento do Sped Fiscal. 

São ERPs e sistemas de emissão que podem funcionar de modo automatizado, evitando principalmente esses erros em que é necessário revisar as informações. 

Por isso, a dica é investir em sistemas de gestão, principalmente quando o fluxo de atividades contábeis for alto.

Dessa forma, você mantem sua gestão fiscal em dia e tem mais controle sobre suas obrigações, mantendo seu negócio sempre regularizado! 

Automatize seu negócio

Viu como Sped Fiscal é importante e quais equisitos você não pode deixar de conferir?

Uma forma de manter sua rotina fiscal ainda mais otimizada e organizada é por meio da automação.

Dessa forma você evita erros na emissão fiscal tem mais tempo para focar no seu negócio e controle sobre as vendas e notas fiscais. Descubra agora qual é a hora certa para automatizar a emissão de notas fiscais!