A burocracia é algo que toda empresa quer diminuir – para não falar que gostaria de se livrar, mesmo.
Além de ser um grande empecilho para a produtividade de um empreendimento, ela pode ser um gatilho para erros que, por sua vez, atrapalham em assuntos sérios, como a contabilidade.
Nesse sentido, algumas propostas visam diminuir a burocracia para que a empresa possa focar no que interessa e não se complicar com assuntos legais. Aí entra o Sped Fiscal.
Já ouviu falar e ainda não sabe do que se trata? Ou melhor, não conhecia e se interessou? Então, fique atento no restante deste conteúdo!
O que é e como funciona o Sped Fiscal?
Como todo empreendedor sabe, o Governo Federal precisa ter todos os dados fiscais de uma organização para que sejam feitas as devidas coletas de impostos.
Por meio da Receita Federal e outros órgãos fazendários estaduais, são apuradas taxas importantes como o ICMS e o IPI.
Essa apuração só acontece se a empresa fornecer todos os dados de atividades fiscais a esses entes. Caso contrário, o empreendimento pode sofrer duras sanções e o empreendedor ser enquadrado em crimes como a sonegação fiscal.
Todo esse contexto é necessário para introduzir o Sped Fiscal, já que o trabalho de entregar os dados fiscais é importante e, por vezes, burocrático.
O Sped Fiscal é um projeto também chamado de EFD – Escrituração Fiscal Digital – que funciona como um relatório mensal, no formato de um arquivo virtual, com toda a escrituração dos documentos fiscais do negócio.
Esse arquivo é recebido pela Receita Federal e pelo Fisco estadual, depois de ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), dado pelo próprio SPED.
Todo esse processo é realizado no site do Sped Fiscal, em que é possível encontrar todo o material necessário para seu preenchimento, além de guias práticos, manual de desenvolvedor, a legislação e tabelas adicionais.
Isso diminui o que seria um trabalho de preenchimento de formulários manuais e armazenamento de papéis que toda empresa sabe que é complexo e depende de muito tempo.
É importante falar que o Fiscal não é o único Sped que existe. Além dele, há ainda o Contábil, Financeiro, de PIS e Cofins, E-Social, entre outros.
Quem precisa entregar?
Ainda há pouco, você pôde ler que o Sped Fiscal é destinado para recolher as informações de ICMS e IPI dos contribuintes.
Logo, é de se concluir que todos os contribuintes dessas tributações devem realizar o seu preenchimento.
Ainda assim, há algumas exceções. São pessoas jurídicas dispensadas da obrigação, mesmo que se enquadrem como contribuintes de ICMS e IPI. Como no caso dos MEIs e Empresas de Pequeno Porte, salvas raras exceções.
A Receita Federal e as SEFAZ dos estados reconhecem as pessoas jurídicas que precisam fazer o Sped Fiscal em 3 perfis:
Perfil A: são as organizações que precisam entregar todas as informações de maneira detalhada;
Perfil B: são os empreendimentos que precisam tratar as informações de maneira mais sistêmica, com totais por período, seja diário ou mensal;
Perfil C: as escriturações são apresentadas de modo mais simplificado.
Caso deseje saber qual o perfil que o seu negócio se enquadra, acesse o site da Consulta Contribuinte, preencha os campos de CNPJ/CPF e de inscrição estadual.
Erros no Sped Fiscal para não cometer
Ainda que esse sistema exista para, entre outras coisas, diminuir o número de erros contábeis em um empreendimento, eles ainda ocorrem ao ser realizado o Sped Fiscal.
E são esses os principais.
Desconhecer a legislação
A legislação sempre é um assunto delicado no que tange impostos. Para cada um, pode haver uma diferente.
Sem dizer que ela é atualizada constantemente e ficar a par dessas novidades pode ser realmente difícil. Mas é necessário.
Para isso, a equipe fiscal precisa estar atenta em toda movimentação que os municípios, estados e o governo federal fizerem quando o assunto for alíquota.
É necessário entender cada nuance dessas regras e saber a quem responder quando for tratar de determinado imposto.
Erros cadastrais
Aqui estão enquadradas todas aquelas informações que por um motivo ou outro são enviadas de maneiras erradas.
É preciso estar sempre atento a esses dados e revisar ao máximo antes de fornecê-las ao Sped Fiscal.
Fique atento, principalmente, nas conversões. Comprar em uma medida e revender em outra pode ser uma dessas conversões necessárias na hora de enviar o arquivo.
Incompatibilidade de bloco
Ao realizar o preenchimento do Sped Fiscal, você perceberá uma série de blocos. São 10. Eles organizam as informações necessárias para serem enviadas e recebem um identificador alfanumérico.
Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências;
Bloco B: Escrituração e Apuração do ISS;
Bloco C: Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI);
Bloco D: Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS);
Bloco E: Apuração do ICMS e do IPI;
Bloco G: Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
Bloco H: Inventário Físico;
Bloco K: Controle da Produção e do Estoque;
Bloco 1: Outras Informações;
Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital.
Cada um deles possui um registro de abertura, de dados e de encerramento. Não os enviar na ordem original é um erro que acontece, principalmente, quando não há informações relevantes a serem preenchidas.
Erros tributários
Alíquotas erradas, códigos e descrições incompatíveis, sequência incorreta e preenchimento de valores diferentes são os principais erros tributários cometidos ao se fazer o Sped Fiscal.
Mais uma vez, aqui é fundamental ter uma revisão primorosa para não cometer esse erro e evitar problemas maiores com a Receita ou a SEFAZ.
Não investir em um software de gestão
Hoje, existem programas integrados que facilitam muito o processo de preenchimento do Sped Fiscal.
São ERPs e sistemas de emissão que podem funcionar de modo automatizado, evitando principalmente esses erros em que é necessário revisar as informações.
Por isso, não investir em sistemas de gestão, principalmente quando o fluxo de atividades contábeis for alto, é um péssimo erro.
A dica em investir nesse programa é melhor se você conhecer o Geteway da eNotas.
Trata-se de um sistema de emissão e consulta automática de notas fiscais eletrônicas — Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e), de Produto (NF-e), ou de Consumidor (NFC-e).
Contando com uma única, poderosa e inteligente, API REST JSON, você será capaz de automatizar todos esses processos e alocar energia para outros setores.
É possível emitir NFS-e em qualquer tipo de linguagem de programação, em todo o Brasil, inclusive, em municípios sem webservice, como: Valinhos, Santana de Parnaíba e Barueri.
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O que mais você entregaria aos seus clientes se não tivesse de gastar tanto tempo se preocupando com esse processo burocrático de emissão de notas fiscais?
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em Belo Horizonte, desde 2011.