dicas para organização de eventos online
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7 dicas para a organização de eventos online

Atualizado há mais de 1 semana

Eventos online são muito importantes desde antes da pandemia. No Brasil, já havia um público expressivo esse tipo de evento. 

Agora, com a necessidade de isolamento social, essa tendência ganhou um novo contorno, se tornando ainda maior. 

Para além da necessidade gerada pela permanência em casa, os eventos online têm muitas vantagens. 

Possibilitam alcançar um público maior por não serem restritos a sua localidade geográfica. 

Além disso, há um custo relativamente baixo em comparação com eventos presenciais, já que não há necessidade de custear espaço ou deslocamento. 

É possível ainda aproveitar essa economia para investir em itens de valor para os participantes, como o envio de brindes ou vouchers. 

Sem falar na praticidade que é poder assistir a uma palestra interessante do conforto de casa, sem se preocupar se haverá local para sentar ou estacionamento. 

E há ainda a questão de que eles não estão sujeitos a questões estruturais como a disponibilidade de local ou questões climáticas e logísticas. 

Para quem organiza, há ainda a vantagem de utilizar depois o conteúdo gravado. 

São muitas as vantagens, não é? 

Se você organiza ou quer organizar mais eventos online, acompanhe nossas dicas de organização de eventos online

7 dicas para a organização de eventos online

Ainda que seja mais prático, um evento online também conta com uma série de tarefas e definições que devem ser feitas previamente. Do mais simples ao mais complexo, será preciso gastar algum tempo com planejamento e logística. 

Confira nossas dicas para fazer isso da melhor forma possível. 

1. Tenha um objetivo para o seu evento

Um evento é, também, um investimento - mesmo que ele não custe dinheiro, propriamente, há um custo de tempo e dedicação dos envolvidos. 

A realização deste deve ser justificada com o cumprimento de objetivos e alcance de resultados. 

Portanto, estabeleça o motivo da realização do evento. Antes de começar a organização propriamente dita, pergunte-se quais são os resultados esperados. 

Que objetivos devem ser alcançados? Para que servirá? As opções são muitas, mas você deve ter em mente o que deseja alcançar. 

Quais assuntos serão abordados? Esse é um tema atual e relevante? Que tipo de público você deseja atingir? 

Lembrando que métricas são muito importantes! Então, mensure e salve as informações do que for possível. 

Uma coisa muito importante a ser definida também é se o evento será pago ou gratuito. Isso influenciará bastante na sua organização.

Em um evento pago, espera-se uma qualidade e uma entrega de valor muito maior, por exemplo. 

Outra decisão importante é o formato da transmissão. Os vídeos serão ao vivo ou gravados? 

Na opção gravada, há a possibilidade de organizar e detalhar melhor o conteúdo a ser transmitido. Contudo, perde-se a interação e a espontaneidade, muito presentes no modelo ao vivo. 

Na organização de eventos online, o tipo escolhido definirá também qual plataforma será utilizada para a transmissão do conteúdo. É preciso ter interação ao vivo? As pessoas que estão assistindo poderão falar em algum momento? 

Viu? São muitas as questões envolvidas antes de começar a organização propriamente. Ter tudo isso decidido e documentado evita problemas e mudanças de curso no futuro. 

Por isso, pense bem e escolha o que melhor poderá atender aos seus objetivos.


2. Escolha a melhor plataforma

Uma das coisas mais importantes na organização de eventos online é a plataforma. Ela pode mudar tudo! 

Existem muitas opções disponíveis no mercado, mas nem todas vão atender ao que você deseja. Algumas tem certas funcionalidades que outras não tem. É muito importante conhecer e testar algumas delas antes. 

Outra coisa a se pensar é pagar a assinatura. A versão premium sempre apresenta mais vantagens e funcionalidades - isso pode valorizar o seu evento.

3. Planeje a divulgação nas redes sociais 

Redes sociais são suas melhores amigas em qualquer divulgação! A melhor coisa a se fazer é criar um planejamento, desde o início e primeiras tarefas, passando pela data do evento e também o pós-evento. 

Outra coisa que depende muito do seu público são as redes sociais que serão usadas.

As pessoas que você quer atingir estão mais no Facebook, Instagram ou LinkedIn? Elas acessam o Twitter? Que tal criar uma estratégia para o Tiktok

Pensar essas coisas pode definir sua estratégia e garantir o sucesso do evento. 

Documente tudo, faça um calendário, crie legendas e briefings antecipadamente. Quanto mais organizado você estiver, maior a chance da sua divulgação bombar. 

Crie as peças com antecedência e deixe tudo salvo em uma pasta! Isso vai facilitar muito o seu trabalho quando estiver no olho do furacão com outras pendências e problemas inesperados para resolver.

4. Pesquise antes de decidir data e horário

Saber que público você deseja atingir é muito importante para a definição da data e do horário do seu evento.

Se a maioria das pessoas trabalha em horário comercial, marcar o evento para o meio da tarde pode não ser muito vantajoso.

Se estiver com dúvidas, veja o horário de eventos parecidos com o seu e compare os resultados.

Quais tiveram maior número de pessoas assistindo ao vivo? A experiência de terceiros pode ser uma ótima fonte de aprendizado.  

5. Leve a sério a qualidade do conteúdo

Nada mais chato do que assistir uma palestra com um áudio baixo ou com interferência. Isso pode deixar qualquer pessoa frustrada, por mais interessada que ela esteja. 

É claro, não são todas as pessoas que vão ter uma boa câmera e um microfone profissional em casa. Essa é uma questão difícil de controlar, principalmente se o evento contar com a participação de convidados. 

Ainda assim, aqui estão algumas dicas que você pode seguir para melhorar a qualidade do áudio e vídeo: 

  • Limpar a lente da câmera ou webcam com um pano de algodão limpo; 
  • Ajustar a qualidade da imagem para a maior possível (teste se a sua internet aguenta essa configuração sem travar!); 
  • Fechar as janelas para garantir um ambiente mais silencioso; 
  • Se possível, usar um headset com microfone ou um fone de ouvido com microfone acoplado - segurar esse microfone perto da boca ajuda a aumentar o volume do áudio. Usar o áudio aberto e o microfone embutido do notebook é sempre a pior opção; 
  • Avisar os participantes para mutarem seu microfone quando não estiverem falando - isso diminui muito os ruídos e interferências durante a fala de outras pessoas; 
  • Faça testes previamente e veja o que pode ser melhorado.   

6. Não ultrapasse o tempo de duração do evento

Algo muito ruim em eventos online é a falta de organização do tempo. Algumas pessoas têm a ideia de que, por estar em casa, quem está assistindo não se importa de ficar ali horas e horas. 

Isso não poderia estar mais errado! As pessoas têm outros compromissos e você precisa respeitar isso.

Sem falar que depois de trabalhar por horas na frente do computador, dificilmente alguém quer ficar olhando para uma tela por muito mais tempo. 

Estabeleça um tempo de duração e respeite esse limite. Tudo bem atrasar um pouquinho, mas no máximo vinte minutos! Qualquer coisa além disso você pode desrespeitar quem foi prestigiar o seu evento.  

7. Não se esqueça do pós-evento!

O evento não acaba quando ele termina! Depois da apresentação, existe mais uma série de tarefas que devem ser realizadas. 

A avaliação posterior é uma das principais. Você precisa entender o que as pessoas acharam do seu evento! 

Assim, para os próximos, você já saberá os pontos a melhorar, o que pode ser melhor desenvolvido e o que foi um sucesso. Sem esse feedback, você estará andando no escuro. 

Outra questão importante é divulgar os principais pontos do evento, destacar acontecimentos importantes e qualquer novidade que tenha sido exposta lá. Isso atrai a atenção mesmo depois que o evento já acabou. 

Disponibilizar o conteúdo gravado é uma outra ideia importante. Se você está realizando o evento para converter mais leads, esse conteúdo pode se tornar um material rico da sua biblioteca.  

O Trello e o Asana são ótimas ferramentas para documentar o seu planejamento. Neles você pode salvar informações, documentos, definir prazos e tarefas do que será feito antes, durante e depois.  

Além deles, existem outras ferramentas muito úteis para a organização de eventos. Veja as 7 ferramentas para eventos que você precisa conhecer. 

Rafael Versiani - Escritor, produtor de conteúdos, entusiasta da vida real e amante de ficção científica!
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