7 melhores ferramentas para eventos que você deve conhecer

O sucesso de um evento não depende apenas de suas atrações. Na verdade, todos os preparativos devem ser realizados com eficiência, prezando a experiência de cada cliente, o orçamento financeiro disponível e a logística de pessoas, materiais e recursos.

Vender ingressos, enviar emails, emitir notas fiscais e monitorar as publicações nas redes sociais são outros trabalhos que não podem ser deixados de lado.

Quem tenta realizar essas tarefas manualmente, provavelmente, está fadado ao fracasso. Desse modo, é essencial que você utilize ferramentas para eventos, a fim de melhorar a sua gestão e os resultados obtidos. 

Este post mostra para você as principais tecnologias que devem ser aplicadas em seu dia a dia quanto antes. 

1. Eventos no Facebook

O Facebook é uma das principais redes sociais em nosso país. Em 2018, o Facebook anunciou que tem 125 milhões de usuários brasileiros ativos na plataforma. Todos essas pessoas trocam fotos, vídeos e outras informações por meio de postagens — e inclusive confirmam presença em eventos.

Empresas que criam eventos oficiais no Facebook conseguem disponibilizar todos os dados aos seus clientes, com segurança e tranquilidade. É possível, por exemplo, criar uma descrição completa, falando sobre o local, os pontos de vendas, os horários de palestras e as apresentações.

Lembre-se de que todas as atividades de seus seguidores, como curtidas, comentários e postagens, são compartilhadas no feed de notícias. Isso quer dizer que o alcance dessa ferramenta para eventos é grande, criando boas oportunidades de divulgação para o seu negócio.

Você pode promover o seu anúncio e atingir um maior número de pessoas. Ou seja, a criação de um evento oficial no Facebook é uma atitude ideal para aumentar o engajamento do público e atrair mais visitantes.

Ps: não pense que o Facebook é a única rede social que pode ser utilizada na divulgação. O Instagram Stories oferece várias possibilidades para isso também.

2. Eventbrite

A Eventbrite é uma plataforma completa para a gestão de eventos. Organizadores de mais de 180 países utilizam essa ferramenta para vender ingressos, organizar informações de participantes e enriquecer vidas.

A Eventbrite atende pequenas palestras ou até mesmo grandes festivais. E a quantidade de participantes também não é um fator determinante: é possível reunir 5, 5.000 mil ou 500.000 pessoas!

Toda as funcionalidades são online, ou seja, você pode utilizar outras plataformas, como o Facebook e o Mailchimp, para interagir com participantes a qualquer hora ou lugar, seja no computador, seja no tablet.  

A funcionalidade de reserva de lugares é um de suas principais características. No momento da compra, a pessoa pode escolher o assento que deseja e ter muito mais comodidade no evento.

Veja o vídeo abaixo e descubra como criar um mapa de lugares:

Saiba que a Evenbrite também possibilita que você acompanhe em tempo real a venda de ingressos. A partir disso, você pode criar promoções e campanhas de marketing, visando atrair mais pessoas ou até mesmo testar ações diferentes para mudar os resultados.

O Evenbrite Organizador é um aplicativo para celular que dá ainda mais liberdade e facilita o acesso às informações sobre os seus eventos na palma da mão. E não é só isso: o app facilita o check-in dos participantes na hora do evento, pois também lê o QR-code dos ingressos.

Se você está se perguntando sobre a taxa da Eventbrite, não se preocupe: a cobrança é realizada na venda de cada ingresso, dando muito mais transparência ao seu público.

Atenção:


Além de todos os benefícios acima, a Eventbrite está integrado ao eNotas. Isso quer dizer que essa ferramenta para eventos facilita ainda mais a sua vida.


O usuários da Evenbrite e do eNotas podem integrar as suas contas nas duas plataformas e configurar a emissão de automática de notas fiscais. A cada ingresso vendido, o eNotas já gera o documento fiscal e envia diretamente para o email do cliente.


Se você deseja ter mais tempo para gerenciar o seu evento, não deixe de conferir o nosso post sobre a emissão de nota fiscal na Eventbrite!


​3. mobLee

Você quer ter um aplicativo para o seu evento, mas não tem energia, tempo ou dinheiro para criá-lo? Pois bem, a mobLee resolve esses e outros problemas.

A proposta da ferramenta é criar canal único de comunicação e divulgação para participantes, palestrantes e organizadores por meio de telefones celulares. Ao ter o seu próprio aplicativo, você pode:

  • distribuir com facilidade informações, programações, locais e palestrantes. Isso tudo sem utilizar papéis ou panfletos;
  • melhorar o diálogo entre as pessoas presentes em palestras, com o envio direto de perguntas aos apresentadores;
  • disponibilizar uma timeline em tempo real de tudo o que acontece;
  • facilitar o networking entre os participantes;
  • coletar dados com facilidade;
  • aumentar as oportunidades para patrocinadores, anúncios e anunciantes em destaque no evento;
  • criar vitrines virtuais;
  • ter feedbacks positivos e negativos a qualquer momento.

Entenda mais sobre o seu funcionamento:

4. Evernote

O planejamento de um evento exige muita atenção e cuidado, independentemente do número de participantes. Tentar agir sem pensar é algo fadado ao fracasso — e você deve evitar essa situação a todo custo.

O Evernote é uma ferramenta para eventos que ajuda o empreendedor a organizar atividades, arquivos de texto e vídeo e vários outros conteúdos. Quem tem informações centralizadas em um só lugar não perde tempo procurando documentos e anotações.

Há a possibilidade de compartilhar pastas e arquivos com outras pessoas envolvidas na gestão, e até mesmo patrocinadores. Dessa forma, utilizar o Evernote é uma ótima ideia para quem não quer ficar perdido e ter maior controle sobre tudo o que acontece no evento.

5. Automação de marketing

A automação de marketing é algo essencial para qualquer negócio — e não apenas no gerenciamento de eventos. Campanhas de email marketing, quando bem planejadas e executadas, aumentam o engajamento do cliente e as conversões em seus eventos.

A jornada do cliente não acaba quando ele compra o ingresso para um evento. Na verdade, ela está apenas começando. A automação de marketing  permite que você mantenha contato com o seu público, enviando conteúdos sobre:

  • próximos eventos;
  • pesquisas de satisfação;
  • agradecimento de participação;
  • condições especiais de pagamento ou descontos;
  • certificados de presença.

A forma como você se relaciona com a sua base é essencial para garantir a sua fidelização e o crescimento de sua marca no mercado. Portanto, utilize a automação de marketing como uma de suas principais ferramentas de evento.

6. Asana

Criar campanhas de marketing, definir preços de ingressos, negociar com fornecedores e conseguir licenças são apenas algumas tarefas da organização de um evento exige.

Tentar gerenciar todas manualmente é algo complicado, que abre brechas para erros. Deixar passar data de pagamento de um fornecedor, por exemplo, é uma falha que compromete a sua credibilidade no mercado e, em casos mais sérios, o acontecimento do evento.

Dessa forma, é preciso centralizar todas os trabalhos a realizar, e a Asana oferece tudo o que você precisa para isso.

A ferramenta ajuda a coordenar as atividades em equipe, definindo responsáveis e prazos, por exemplo. A criação de metas é outra funcionalidade simples de ser realizada também. Com isso, você analisa a evolução dos preparativos para o evento com o passar do tempo e tem mais clareza para tomar decisões e propor mudanças.

A versão básica da Asana é gratuita. Ou seja, você pode começar a utilizá-la hoje e, caso seja necessário, basta mudar para um plano pago.

7. Google Alertas

Já pensou receber diretamente todas as publicações que falam do seu evento diretamente em sua caixa de entrada? O Google Alertas é uma opção para quem deseja monitorar tudo o que é indexado no Google em apenas alguns cliques.

Basta ter uma conta do Google e configurar as palavras que você deseja notificar. A ferramenta é gratuita e você pode escolher o horário que os alertas serão enviados, como no máximo uma vez por semana ou um alerta por dia.

Lembre-se de que é possível receber alertas de concorrentes também e definir questões como:

  • região que o conteúdo foi publicado;
  • quantidade de anúncios;
  • idioma;
  • fontes, como blogs, portais de notícia, vídeos e outros.

Este post mostrou para você as ferramentas para eventos que não podem faltar em sua rotina de trabalho. A partir de agora, comece a testá-las e veja quais oferecem as melhores funcionalidades e condições de pagamento, sem se esquecer da experiência do cliente.

E então, gostou do conteúdo? Qual outra ferramenta para eventos você utiliza? Compartilhe a sua opinião com a gente no espaço abaixo!

About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

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