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NEGÓCIOS

7 melhores ferramentas para eventos que você deve conhecer

Atualizado há mais de 1 semana

O sucesso de um evento, seja ele on-line ou presencial, não depende apenas de suas atrações.

Todos os preparativos devem ser realizados com eficiência, prezando a experiência de cada cliente e de olho no orçamento financeiro disponível.

Além disso, ainda é preciso considerar a logística de pessoas, materiais e recursos.

Antes e depois da data marcada, existem muitas as tarefas a serem realizadas: 

  • Vender ingressos; 
  • Enviar de e-mails com avisos e divulgação; 
  • Gestão de credenciamento e acesso;  
  • Contratar serviços necessários - apresentação, transmissão, cobertura, e muito mais; 
  • Emitir notas fiscais
  • Planejar e monitorar publicações nas redes sociais.

Quem tenta realizar todas essas tarefas manualmente, provavelmente terá um trabalho dobrado.

É essencial que você utilize alguma ferramenta para gestão de eventos. Elas vão auxiliar a melhorar os resultados obtidos, além de facilitar - e muito! - a vida de quem faz essa organização.  

Este post mostra para você algumas tecnologias que podem ser usadas para ajudar nesse processo! 

1. Sympla 

A Sympla é uma das principais ferramentas de gestão de eventos do país. Já atingiu a marca de mais de 13 mil eventos a venda ao mesmo tempo na plataforma. 

Existem opções para todos os tipos e gostos, desde grandes eventos até encontros de networking e muitos outros.

Um importante diferencial da Sympla é que ela pensa na qualidade de atendimento oferecida antes e depois da compra - tanto para o organizador do evento, quanto para o comprador do ingresso. 

Por isso, todo processo é muito fácil de ser realizado! Para eventos gratuitos, não há cobrança de taxa no uso da plataforma

Dentro da plataforma é possível escolher opções personalizadas como o Sympla Streaming, com foco em eventos online, ou o Sympla Play, para produtores de conteúdo. 

atenção

Além de todos os benefícios acima, a Sympla está integrada ao eNotas. Isso quer dizer que essa ferramenta para eventos facilita ainda mais a sua vida. 

O usuários da Sympla e do eNotas podem integrar as suas contas nas duas plataformas e configurar a emissão de automática de notas fiscais.

A cada ingresso vendido, o eNotas já gera o documento fiscal e envia diretamente para o e-mail do cliente.

Se você deseja ter mais tempo para gerenciar o seu evento, não deixe de conferir o nosso post sobre a emissão de nota fiscal na Sympla!

Se preferir, assista ao vídeo: 


2. mobLee

Você quer ter um aplicativo para o seu evento, mas não tem energia, tempo ou dinheiro para criá-lo? Pois bem, a mobLee resolve esses e outros problemas.

A proposta da ferramenta é criar canal único de comunicação e divulgação para participantes, palestrantes e organizadores por meio de telefones celulares. Ao ter o seu próprio aplicativo, você pode:

  • distribuir com facilidade informações, programações, locais e palestrantes. Isso tudo sem utilizar papéis ou panfletos;
  • melhorar o diálogo entre as pessoas presentes em palestras, com o envio direto de perguntas aos apresentadores;
  • disponibilizar uma timeline em tempo real de tudo o que acontece;
  • facilitar o networking entre os participantes;
  • coletar dados com facilidade;
  • aumentar as oportunidades para patrocinadores, anúncios e anunciantes em destaque no evento;
  • criar vitrines virtuais;
  • ter feedbacks positivos e negativos a qualquer momento.

Entenda mais sobre o funcionamento dessa ferramenta:

3. Evernote

Uma parte muito importante da organização de eventos é o planejamento. Essa etapa exige muita atenção e cuidado, independentemente do número de participantes. 

O Evernote é uma ferramenta de organização que pode ser muito útil para a produção de um evento. 

Nele, é possível organizar atividades, arquivos de texto e vídeo e vários outros conteúdos. Quem tem informações centralizadas em um só lugar não perde tempo procurando documentos e anotações.

Há a possibilidade de compartilhar pastas e arquivos com outras pessoas envolvidas na gestão, e até mesmo patrocinadores. Utilizar o Evernote pode te ajudar a ter maior controle sobre tudo o que acontece no evento.

4. Automação de marketing

A automação de marketing é algo essencial para qualquer negócio — e não apenas no gerenciamento de eventos. 

Campanhas de e-mail marketing, quando bem planejadas e executadas, aumentam o engajamento do cliente e as conversões em seus eventos.

A jornada do cliente não acaba quando ele compra o ingresso para um evento. Na verdade, ela está apenas começando. 

A automação de marketing permite que você mantenha contato com o seu público, enviando conteúdos sobre:

  • próximos eventos;
  • pesquisas de satisfação;
  • agradecimento de participação;
  • condições especiais de pagamento ou descontos;
  • certificados de presença.

A forma como você se relaciona com a sua base é essencial para garantir a sua fidelização e o crescimento de sua marca no mercado. Por isso a automação é tão importante.  

5. Organizador de tarefas

Criar campanhas de marketing, definir preços de ingressos, negociar com fornecedores e conseguir licenças são apenas algumas tarefas da organização de um evento exige.

Tentar gerenciar todas manualmente é algo complicado, que abre brechas para erros.

Deixar passar data de pagamento de um fornecedor, por exemplo, é uma falha que compromete a sua credibilidade no mercado e, em casos mais sérios, o acontecimento do evento.

Por isso, é preciso centralizar todas os trabalhos e tarefas a realizar. Para isso você precisa de um organizador de tarefas. 

Existem duas opções muito boas para você esccolher: a Asana e o Trello.

As duas ferramentas ajudam a coordenar as atividades em equipe, definindo responsáveis e prazos, por exemplo. A criação de metas é outra funcionalidade simples de ser realizada também.

Com isso, você analisa a evolução dos preparativos para o evento com o passar do tempo e tem mais clareza para tomar decisões e propor mudanças.

A versão básica da Asana e do Trello é gratuita. Ou seja, você pode começar a utilizá-las hoje e, caso seja necessário, basta mudar para um plano pago.

6. Ferramentas de divulgação em redes sociais

As pessoas passam muitas horas do dia nas redes sociais. Um quesito muito importante para a divulgação de eventos é inserir publicações nas redes sociais. 

E não basta publicar uma vez, é preciso insistir e fazer a divulgação em diferentes dias e horários. 

Há pouco tempo, o Facebook era a principal rede social do Brasil. Muitos eventos eram criados por lá. Era possível confirmar presença e ver a lista de convidados, tudo no mesmo lugar. 

Contudo, segundo uma pesquisa do final de 2019, o número de interações no Instagram ultrapassou o Facebook em até 20 vezes.

Claro, isso não quer dizer que o Facebook acabou. Muita gente ainda frequenta a rede social. Contudo, é importante entender onde o público do seu evento costuma acompanhar a divulgação de datas. 

Se o seu público frequenta o Facebook, é importante criar um evento por lá. 

Empresas que criam eventos oficiais no Facebook conseguem disponibilizar todos os dados aos seus clientes, com segurança e tranquilidade.

É possível, por exemplo, criar uma descrição completa, falando sobre o local, os pontos de vendas, os horários de palestras e as apresentações.

Se o seu público está mais no Instagram, você pode usar outras ferramentas. 

No Stories do Instagram, por exemplo, é possível inserir uma contagem regressiva até a data do evento. Os usuários da rede social podem clicar nessa figurinha e adicionar um lembrete no próprio celular. 

Outra ferramenta importante é o famoso "arrasta para cima". Os perfis com mais de 10 mil seguidores ou com a conta verificada, podem inserir links no stories. 

Isso aumenta muito o engajamento com os seguidores, já que é muito mais fácil ir para a página do seu evento para adquirir o ingresso! 

7. Google Alertas

Já pensou receber diretamente todas as publicações que falam do seu evento diretamente em sua caixa de entrada? O Google Alertas é uma opção para quem deseja monitorar tudo o que é indexado no Google em apenas alguns cliques.

Basta ter uma conta do Google e configurar as palavras que você deseja notificar. A ferramenta é gratuita e você pode escolher o horário que os alertas serão enviados, como no máximo uma vez por semana ou um alerta por dia.

Lembre-se de que é possível receber alertas de concorrentes também e definir questões como:

  • região que o conteúdo foi publicado;
  • quantidade de anúncios;
  • idioma;
  • fontes, como blogs, portais de notícia, vídeos e outros.


Gostou das dicas? Comece a testar essas ferramentas e veja quais oferecem as melhores funcionalidades e condições de pagamento, sem se esquecer da experiência do cliente.

Uma parte importante da organização é a emissão de nota fiscal. Se você ainda tem dúvidas sobre isso, não deixe de conferir nossa publicação sobre emissão de nota fiscal para eventos.

Analista de Marketing - Bacharela em Direito, estudante de Jornalismo e apaixonada por comunicação.
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